Redlining programvara för kontrakt: hur redline dokument online

det finns ingen anledning att redline dokument i papperskopia längre. Ta reda på funktionerna i contract redlining – programvaran-och hur du kommer igång med Contract redlining i webbläsaren.

vad är redlining programvara?

Redlinings betydelse varierar beroende på sammanhanget, men för kontraktsändamål är redlining processen att göra ändringar och revideringar av juridiska dokument. Varje part gör sina ’redlines’ som en del av förhandlingsprocessen, och beslutar vilka att acceptera eller avvisa.

när en överenskommelse har nåtts om redlines är parterna redo att gå vidare och underteckna kontraktet.

det finns en annan betydelse för redlining i samband med historiska diskriminerande metoder-Läs mer om det här. I det rättsliga sammanhanget kallas redlines redlines eftersom de brukade göras i rött på det fysiska dokumentet. Det här är den typ av redlining vi är bekymrade över, och som nu kan göras i webbläsaren med kontraktsautomationsprogramvara.

Digital redlining

precis som elektronisk signatur har ersatt våt signatur för moderna företag, så har redlining och förhandlingsprocessen förändrats för att återspegla digitalt samarbete mellan lag.

Redlining på samma fysiska dokument är uppenbarligen olämpligt för moderna företag, oavsett det påtvingade fjärrarbetet som uppmuntras av COVID-19-pandemin. Det är ineffektivt och riskabelt att fysiskt arbeta på samma pappersbitar.

men ersättningsarbetsflödet för redlining sker till stor del i Microsoft Word, vilket också är olämpligt för moderna företag, särskilt om kontraktsvolymerna ökar. Microsoft Word ger några användbara funktioner – dess spårade ändringar visas som röda linjer i användargränssnittet – men som ett verktyg byggt på statiska filer saknar det samarbetsfunktioner.

det kanske inte är ett fysiskt dokument, men kontraktsanvändare som samarbetar på redlines i Word behöver fortfarande byta samma fil mellan dem. Detta skapar problem, eftersom användarna måste:

  • skicka filer via e-post: Detta introducerar fördröjning
  • navigera versionskontroll: detta skapar förvirring som olika versioner kvarstår
  • hitta ett sätt att underteckna: Word är inte ett kontrakt plattform, och det saknar funktionalitet för resten av kontraktet livscykel.

Google docs är ett webbläsarbaserat digitalt dokumentformat som erbjuder vissa fördelar jämfört med Word, men är i slutändan olämpligt för kontrakt också. Samarbetet i Google dokument är begränsat, och om inte parterna väljer rätt alternativ för spårade ändringar kan det vara svårt att hålla jämna steg med ändringar och förhandlingar.

Läs mer om hur du redline i Google docs, och dess begränsningar när det gäller samarbete mellan juridiska team.

med dessa två format olämpliga för samarbete redlining in-browser, i stor skala, juridiska team alltmer vänder sig till dedikerad programvara för redlining kontrakt.

Redlining i kontraktsautomationsprogramvara

Kontraktsautomationsprogramvara är utformad speciellt för juridiska arbetsflöden, vilket innebär att den erbjuder vissa funktioner som ordbehandlingsverktyg – men samarbetande – inte gör. här är en illustration av hur redlining-programvara fungerar i Juro.

1. Användaren delar kontraktet med motparten

när ett kontrakt är klart, från ägarens synvinkel, träffar de ’dela’ och skickar utkastet till länken till sin motpart. Den här länken kan användas för att förhandsgranska, dela eller förhandla om kontraktet innan det är klart att underteckna.

juro redlining programvara kontrakt flöde

2. Motparten börjar redlining

i det här fallet har motparten utmanat ett par poäng i kontraktet. Användaren meddelas att kontraktsdata har ändrats och uppdateras för att se det:

  • de ändrade uppsägningstiden från 30 till 90 dagar; och
  • de kommenterade förnyelseperioden.

ändringen av uppsägningsperioden återspeglar som ett grönt tillägg nedan, med föregående text omgiven av rött (det är trots allt en röd linje).

juro redlining programvara kontrakt flöde 1

om vi tittar i sidofältet, vi kan se uppsägning redline visas som ett förslag. Vi kan också se innehållet i förnyelseperiodens kommentar-motparten frågar om kontraktet kommer att förnyas automatiskt.

3. Användaren accepterar eller avvisar redlines

för att acceptera uppsägningsperioden förändring, användaren bara fästingar ’Acceptera’:

… och för kommentaren kan de antingen svara på tråden och ha en konversation i sidofältet eller bara lösa kommentaren om den har diskuterats offline:

det kan finnas dussintals redlines i dokumentet, så om användaren vill navigera från redline i sidofältet till relevant punkt i dokumentet klickar de bara på länken bredvid kommentaren och de kommer att tas till rätt plats i kontraktet:

fördelarna med redlining programvara

använda dedikerad programvara för att redline kontrakt snarare än en blandning av Word eller Google dokument och e-post har olika fördelar:

  • versionskontroll: genom att arbeta med ett digitalt dokument, snarare än en statisk fil gjord av ostrukturerad data, är versionskontroll inte längre ett problem. Istället för att hoppa mellan filer kan du bara bläddra tillbaka genom tidslinjen för att se ändringar.

  • Förhandlingsdata: kontraktsautomationsplattformen skapar och håller en fullständig verifieringskedja för vilka ändringar gjordes, av vem och när. Med en statisk fil förloras dessa data för gott när du konverterar den till PDF för signering.

  • arbetsflöden för godkännande: vissa intressenter behöver inte vara i detalj i förhandlingarna, men måste godkänna slutliga kontrakt innan de undertecknas. En kontraktsplattform som Juro låter dig tilldela rätt roller till rätt personer.

en verkligt digital avtalslösning skapar en avtalsdatapipeline, så redlining data kan strömma in och ut ur andra system för rekord, som Salesforce eller Workday. Om nyckelfunktioner som försäljning och HR är digitala först och webbläsarbaserade, bör kontrakt också vara.

andra avtalsförhandlingar överväganden

en friktionsfri redlining erfarenhet i webbläsaren är inte det enda sättet att påskynda avtalsförhandlingar.

förenkla dina kontrakt och optimera dem för signatur är en snabb vinst som bör minska end-to-end tid det tar för dig att stänga kontrakt. Här är några taktik du kan prova:

  • mjuka dina villkor: om en viss klausul alltid förhandlas fram, och du nästan alltid medger, kan du bara ändra den för att få erbjudanden att hända snabbare?
  • gör dina kontrakt läsbara: ta bort överdriven juridisk jargong, tänk på informationsdesign (vi älskar det här tillvägagångssättet) och använd visuella element för att göra dina kontrakt mer attraktiva
  • mobil eSignature: se till att dina motparter kan logga in på vilken enhet som helst genom att välja en plattform med mobilkänslig, säker elektronisk signatur

gratis redlining-programvara: var du ska börja

om du har nått begränsningarna för vad som är möjligt i Google docs kan det vara dags att utforska gratis redlining-programvara. Juro-konton börjar från gratis-Registrera dig här-och lösningen markeras regelbundet som den enklaste att använda i sin kategori, vilket gör antagandet snabbt och sömlöst (läs recensioner här).

om du tror att din redlining-programvara behöver sträcka sig utöver en liten distribution kan det vara värt att prata med en specialist för att ta reda på om en företagslösning. Om det är du, tryck på knappen nedan för att ta reda på mer.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.