Petty cash avstämning: hur man hanterar företagets kontantbetalningar

liksom många företagsfinansieringsprocesser verkar petty cash som en bra ide i början. Det är ett relativt enkelt och effektivt sätt att göra små betalningar runt kontoret.

Tyvärr gör ordet ”relativt” mycket arbete i föregående mening.

eftersom också som de flesta finansprocesser befinner sig team ofta i administrativ skuld förr eller senare. Att bara förena betalningar kan göra finansteam till detektiver och ta för mycket tid bort från sitt ”riktiga” arbete.

du vill inte ha det. Så i den här artikeln kommer vi att titta på det väsentliga för god småskalig kontanthantering och avstämning. Och då kommer vi att erbjuda en tydlig uppgradering över detta gammaldags system, för de företag som vill ha de bästa interna processerna.

nytt för småpengar? Läs mer om petty cash box processer och förfaranden.

Ny uppmaning

Petty cash avstämning

avstämning är redovisningspraxis för att granska alla transaktioner och betalningsposter. Företagen måste förena alla betalningar för att säkerställa att de registrerade betalningarna faktiskt ägde rum och att uppgifterna är korrekta och fullständiga.

således är petty cash avstämning processen att bedöma petty cash betalningar och se till att företagets register är uppdaterade.

att förena småpengar kan vara särskilt utmanande, med tanke på att dessa betalningar är små och inkonsekventa. Många anställda tror att småpengar inte behöver spåras noggrant – att detta helt enkelt är en engångsfond.

naturligtvis ser revisorer det inte så här. De behöver en tydlig förståelse för varje transaktion, oavsett orsaken till utgifterna eller betalningsmetoden som används. Oavsett om det görs med kreditkort, kontanter eller anställdas kostnadskrav, är det alla företagets pengar och måste behandlas med försiktighet.

viktiga termer att veta

vi använder några termer och fraser i den här artikeln, så det lönar sig att göra dem tydliga först.

  • Float: Petty cash boxes innehåller vanligtvis en startbalans så att lag har pengar att spendera. Detta fylls vanligtvis varje månad eller kvartal, i det som kallas ett förskottssystem.
  • utbetalningar: den något tekniska termen för betalningar som görs med småpengar. Kontanter ”betalas ut” till olika spenders, och förhoppningsvis registreras på vägen.
  • logga in: Petty cash log ska visa alla betalningar som görs med petty cash.
  • kuponger: En del av loggsystemet, dessa visar varje enskild betalning. De fylls vanligtvis av anställda som en slags inköpsorder. En kupong = en transaktion.
  • nyckelhållare/vårdnadshavare: vanligtvis kommer endast en person att ha nycklar till småkassan. Den här personen är ansvarig för att distribuera kontanter på lämpligt sätt och förhindra missbruk.

hur man kan förena småpengar

den faktiska processen att förena småpengar är teoretiskt mycket enkel. Vi kommer till de potentiella utmaningarna på ett ögonblick, men här är det i ett nötskal:

  1. kontrollera flottören. Vad är startbeloppet?
  2. räkna pengar. Vid slutet av en viss period bör detta vara lägre än flottörmängden.
  3. Lägg till de registrerade transaktionerna (via kuponger och loggen). Dessa bör vara lika med skillnaden mellan flottörbeloppet och de återstående kontanterna.
  4. kategorisera utbetalningar. Dessa kommer sedan att tilldelas dina motsvarande utgiftskonton.
  5. identifiera och undersöka skillnaderna mellan kuponger och det förväntade saldot. Som vi ser är detta den största fastpunkten för finanslag, och den främsta orsaken till huvudvärk kring småpengar.
  6. spela in transaktioner i din huvudbok. Detta är en del av den typiska ekonomiska stängningsprocessen.
  7. fyll på flottören för nästa månad.

så i teorin är det allt som finns till det. Men som med de flesta företagsfinansieringsprocesser matchar teorin inte alltid verkligheten.

problem med små kontant avstämning

att förena någon form av företagsbetalning kan ta längre tid än önskat. Tanken är enkel: du kontrollerar dina interna register över vad som spenderades mot andra källor – vanligtvis kreditkort eller kontoutdrag.

men när de två inte stämmer, måste revisorer hitta svar. Och det kan ta mycket dyrbar tid.

de stora frågorna kommer i steg 4 och 5. För det första är det inte alltid klart varför en utbetalning gjordes. Kuponger kan vara ofullständiga eller vaga, och teammedlemmar kanske inte förstår orsakerna till att kostnadskonton måste vara exakta.

men naturligtvis uppstår de största problemen kring saknade kontanter eller saknad dokumentation. Kontanter, till sin natur, är svårare att spåra än kortbetalningar. Ett framgångsrikt petty cash-program är beroende av en flitig vårdnadshavare och på resten av laget följer reglerna.

i bästa fall finns det en stor sannolikhet för mänskliga fel. Och i värsta fall finns det potential för stöld och bedrägeri. Hur som helst tenderar finansteam att spendera otillbörlig tid på att undersöka problem med relativt små betalningar, istället för att lägga till värde för sina företag.

övervinna dessa problem

så länge du håller fast vid den fysiska småkassaboxen – och kontantbetalningar i allmänhet – har du alltid problem. Huruvida dessa är allvarliga eller en mild irritation beror verkligen på dina processer.

det finns några enkla saker du kan göra för att skydda dig från det värsta av det värsta:

  • förena petty cash regelbundet. En gång i månaden är förmodligen bra, men att vänta längre än bara gör utredningen svårare senare.
  • Välj och träna dina nyckelhållare klokt. Dessa människor kan till och med vara medlemmar i finansteamet, vilket skapar mer arbete men också säkerställer att nyckelinnehavarna har de bästa incitamenten att göra jobbet bra.
  • Håll en digital logg och skanna kvitton. Detta lägger en liten börda på vårdnadshavaren, kanske, men minskar sannolikheten för att kvitton saknas eller att beloppen är felaktiga. Det gör också den eventuella avstämningsprocessen mycket snabbare, eftersom datainmatningen redan har gjorts.
  • ange ett maximalt utbetalningsbelopp. Detta förhindrar inte irriterande admin eller misstag, men det mildrar åtminstone skadan.

men självklart kommer du fortfarande att ha problem. Petty cash box, medan vanligt, är egentligen bara en lösning för anställda som inte har tillgång till företagets medel. Så istället för att fortsätta den här dansen föreslår vi ett annat alternativ.

anställdas betalkort: den rena uppgraderingen till petty cash

anställda måste spendera då och då för att göra sitt bästa arbete. Ett lyckligt fåtal får företagskreditkort, vilket ger dem direkt tillgång till pengar. Men som vi har skrivit kommer företagets kreditkort med sina egna problem.

och du kan inte ersätta småpengar med företagskort av den enkla anledningen att inte alla anställda har en. Varför? Eftersom de ses som riskabla, och de är för dyra att bara använda ibland.

men anställdas betalkort – som de som Spendesk erbjuder – har inte samma nackdelar. Vi skrev redan ett helt inlägg om skillnaderna mellan dessa förbetalda utgiftskort och det klassiska företagskortet. Här är en snabb uppdatering.

traditionella företagskort

oavsett leverantör har dessa gammaldags kort alltid några saker gemensamt:

  • dyrt att rulla ut (och därför inte skala bra)
  • svårt att spåra
  • finansteam väntar på uttalanden för att förena kreditkortsbetalningar
  • ingen realtidssynlighet över utgifterna
  • inget enkelt sätt att förhindra missbruk, missbruk eller bedrägeri

alla anledningar till varför du bör vara försiktig med ditt eget kreditkort hemma gäller också på kontoret.

Debit expense cards

smarta betalkort ger en enkel lösning för de flesta av ovanstående problem. De låter dig:

  • spåra varje betalning av varje anställd i en central instrumentpanel
  • ange anpassade gränser för varje lag, jobbtitel eller ända ner till den enskilda medarbetaren
  • betala online med virtuella kort eller i butik med plast
  • se vad som spenderas i realtid-inte i slutet av månaden
  • avstämning är nästan omedelbar. Systemet kontrollerar betalningar och kvitton för dig, så dina böcker håller sig uppdaterade.

men den viktigaste anledningen till att de är en uppgradering över småpengar är att varje anställd kan ha en. Eftersom de är debet-inte kredit-finns det ingen risk för överskridanden. Reglerna är tydligt inställda, och teammedlemmarna har inget val att följa dem.

vilket innebär att alla kan ha säker tillgång till medel, och det finns inget behov av en liten kontantlåda alls.

Läs mer om Spendesks anställdas betalkort.

få smart om petty cash avstämning

förhoppningsvis efter att ha läst den här artikeln, några saker är tydliga:

  1. småpengar måste övervakas noggrant, och betalningar bör försonas ofta.
  2. Manuell avstämning ger extra arbete och huvudvärk för finansteam, särskilt där fel finns.
  3. ju mindre småaktiga pengar, desto bättre.
  4. smarta lösningar finns för företag som är redo att utvecklas.

dina nästa steg beror på hur mycket tid och ansträngning du förlorar för att förena alla betalningar idag. Om du inte har för många utgifter är företagskort och en liten kassa troligen bra.

men utgifterna är vanligtvis en viktig del av tillväxten. Och ju mer du spenderar desto mer blir den administrativa bördan ett problem.

om du börjar känna den bördan idag är det dags att överväga bättre alternativ:

ny uppmaning till handling

facebook Dela
twitter dela
linkedin Dela

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.