Reconcilierea numerarului mic: cum să gestionați plățile în numerar ale companiei

la fel ca o mulțime de procese de finanțare corporativă, banii mărunți par a fi o idee bună la început. Este un mod relativ simplu și eficient de a efectua plăți mici în jurul biroului.

din păcate, acest cuvânt „relativ” face multă muncă în propoziția anterioară.

deoarece, la fel ca majoritatea proceselor financiare, echipele se găsesc adesea în datorii administrative mai devreme sau mai târziu. Simpla reconciliere a plăților poate transforma echipele financiare în detectivi, luând prea mult timp departe de munca lor „reală”.

nu vrei asta. Deci, în acest articol, vom analiza elementele esențiale pentru o bună gestionare și reconciliere a numerarului mic. Și apoi vom oferi un upgrade clar peste acest sistem de modă veche, pentru acele companii care doresc cele mai bune procese interne.

nou la bani mărunți? Aflați mai multe despre procesele și procedurile petty cash box.

new call-to-action

Petty Cash reconciliere

reconcilierea este practica contabilă de revizuire a tuturor tranzacțiilor și înregistrările de plată. Companiile trebuie să reconcilieze toate plățile pentru a se asigura că plățile înregistrate au avut loc efectiv și că înregistrările sunt corecte și complete.

astfel, reconcilierea numerarului mic este procesul de evaluare a plăților în numerar mic și de asigurare a faptului că înregistrările companiei sunt actualizate.

reconcilierea numerarului mic poate fi deosebit de dificilă, având în vedere caracterul mic și inconsecvent al acestor plăți. Mulți angajați cred că banii mărunți nu trebuie urmăriți îndeaproape – că acesta este pur și simplu un fond de unică folosință.

desigur, contabilii nu văd lucrurile așa. Ei au nevoie de o înțelegere clară a fiecărei tranzacții, indiferent de motivul cheltuielilor sau de metoda de plată utilizată. Indiferent dacă este făcută prin card de credit, numerar sau cerere de cheltuieli a angajaților, sunt toți banii companiei și trebuie tratați cu grijă.

termeni importanți de știut

vom folosi câțiva termeni și fraze în acest articol, așa că merită să le clarificăm mai întâi.

  • Float: cutiile de numerar mici conțin de obicei un sold de pornire, astfel încât echipele să aibă bani de cheltuit. Acest lucru este de obicei completat în fiecare lună sau trimestru, în ceea ce se numește un sistem de avans.
  • plăți: termenul ușor tehnic pentru plățile efectuate cu numerar mic. Numerarul este „plătit” diferiților Cheltuitori și, sperăm, înregistrat pe parcurs.
  • jurnal: Jurnalul de numerar mic ar trebui să arate toate plățile efectuate folosind numerar mic.
  • vouchere: parte a sistemului de jurnal, acestea arată fiecare plată individuală. Acestea sunt de obicei completate de angajați ca un fel de comandă de cumpărare. Un voucher = o tranzacție.
  • Keyholder/custode: de obicei, doar o singură persoană va avea cheile de la cutia de numerar mic. Această persoană este responsabilă pentru distribuirea adecvată a numerarului și prevenirea abuzurilor.

cum să reconciliați numerarul mic

procesul real de reconciliere a numerarului mic este teoretic foarte simplu. Vom ajunge la provocările potențiale într-un moment, dar aici este pe scurt:

  1. verificați plutitorul. Care este suma de pornire?
  2. numără banii. La sfârșitul unei perioade date, aceasta ar trebui să fie mai mică decât suma flotorului.
  3. adăugați tranzacțiile înregistrate (prin vouchere și jurnal). Acestea ar trebui să fie egală cu diferența dintre suma float și restul de numerar.
  4. clasificați plățile. Acestea vor fi apoi alocate conturilor dvs. de cheltuieli corespunzătoare.
  5. identificarea și investigarea diferențelor dintre vouchere și soldul așteptat. După cum vom vedea, acesta este cel mai mare punct de lipire pentru echipele financiare și principala cauză a durerilor de cap în jurul banilor mărunți.
  6. înregistrați tranzacțiile în registrul dvs. general. Aceasta face parte din procesul tipic de închidere financiară.
  7. completați plutitorul pentru luna viitoare.

deci, în teorie, asta e tot. Dar, la fel ca în majoritatea proceselor de finanțare ale companiei, teoria nu se potrivește întotdeauna cu realitatea.

probleme cu reconcilierea numerarului mic

reconcilierea oricărui tip de plată a companiei poate dura mai mult decât se dorește. Ideea este simplă: vă verificați înregistrările interne ale ceea ce a fost cheltuit împotriva altor surse – de obicei card de credit sau extrase bancare.

dar când cei doi nu se aliniază, contabilii trebuie să găsească răspunsuri. Și acest lucru poate dura mult timp prețios.

marile probleme vin în pașii 4 și 5. În primul rând, nu este întotdeauna clar de ce a fost făcută o plată. Voucherele pot fi incomplete sau vagi, iar membrii echipei pot să nu înțeleagă motivele pentru care conturile de cheltuieli trebuie să fie precise.

dar, desigur, cele mai mari probleme apar în jurul valorii de lipsă de numerar sau documente lipsă. Numerarul, prin însăși natura sa, este mai greu de urmărit decât plățile cu cardul. Un program de numerar mic de succes se bazează pe un custode harnic, iar pe restul echipei urmând regulile.

în cel mai bun caz, există o mare probabilitate de eroare umană. Și în cel mai rău caz, există potențial pentru furt și fraudă. Oricum ar fi, echipele financiare tind să petreacă timp nejustificat investigând probleme cu plăți relativ mici, în loc să adauge valoare companiilor lor.

depășirea acestor probleme

atâta timp cât stai cu caseta de numerar mic fizice – și plățile în numerar, în general – veți avea întotdeauna probleme. Indiferent dacă acestea sunt grave sau o supărare ușoară depinde într-adevăr de procesele dvs.

există câteva lucruri simple pe care le puteți face pentru a vă proteja de cel mai rău dintre cei mai răi:

  • reconciliați numerarul mic în mod regulat. O dată pe lună este probabil bine, dar așteptarea mai lungă decât doar face ancheta mai dificilă mai târziu.
  • alegeți și instruiți cu înțelepciune deținătorii de chei. Acești oameni pot fi chiar membri ai echipei financiare, ceea ce creează mai multă muncă, dar asigură, de asemenea, că deținătorii de chei au cele mai bune stimulente pentru a face treaba bine.
  • păstrați un jurnal digital și scanați chitanțele. Acest lucru pune o mică povară pe custode, poate, dar reduce probabilitatea ca încasările să dispară sau că sumele sunt greșite. De asemenea, face ca eventualul proces de reconciliere să fie mult mai rapid, deoarece introducerea datelor a fost deja făcută.
  • stabiliți o sumă maximă de plată. Acest lucru nu împiedică administratorul enervant sau greșelile, dar cel puțin atenuează daunele.

dar, desigur, veți avea în continuare probleme. Caseta de numerar mic, în timp ce comună, este într-adevăr doar o soluție pentru angajații care nu au acces la fondurile companiei. Deci, mai degrabă decât să continuăm acest dans, vă sugerăm o altă opțiune.

carduri de debit pentru angajați: upgrade-ul curat la petty cash

angajații trebuie să-și petreacă din timp în timp pentru a face munca lor cel mai bun. Puțini norocoși primesc cărți de credit ale companiei, care le oferă acces direct la bani. Dar, așa cum am scris, cardurile de credit ale companiei vin cu propriile probleme.

și nu puteți înlocui banii mărunți cu carduri corporative din simplul motiv că nu fiecare angajat are unul. De ce? Pentru că sunt văzute ca riscante și sunt prea scumpe pentru a le folosi doar ocazional.

dar cardurile de debit ale angajaților – precum cele oferite de Spendesk – nu au aceleași dezavantaje. Am scris deja o postare întreagă despre diferențele dintre aceste carduri de cheltuieli preplătite și cardul corporativ clasic. Iată o reîmprospătare rapidă.

carduri corporative tradiționale

indiferent de furnizor, aceste carduri de modă veche au întotdeauna câteva lucruri în comun:

  • scump să se rostogolească afară (și, prin urmare, nu scară de bine)
  • greu pentru a urmări
  • echipele financiare așteptați pentru declarațiile de a reconcilia plățile cu cardul de credit
  • nici o vizibilitate în timp real asupra cheltuielilor
  • nici o modalitate ușoară de a preveni abuzul, abuzul sau frauda

toate motivele pentru care ar trebui să fii atent cu propriul card de credit acasă se aplică și la birou.

carduri de debit cheltuieli

carduri de debit inteligente oferă o soluție ușoară pentru cele mai multe dintre problemele de mai sus. Te-au lăsat:

  • urmăriți fiecare plată de către fiecare angajat într-un tablou de bord central
  • setați limite personalizate pentru fiecare echipă, titlul postului sau până la angajatul individual
  • plătiți online cu carduri virtuale sau în magazin cu plastic
  • vedeți ce s – a cheltuit în timp real-nu la sfârșitul lunii
  • reconcilierea este aproape instantanee. Sistemul verifică plățile și chitanțele pentru dvs., astfel încât cărțile dvs. să rămână la zi.

dar motivul cheie pentru care sunt un upgrade peste bani mărunți este că fiecare angajat poate avea unul. Deoarece sunt de debit – nu de credit – nu există nici un risc de cheltuieli excesive. Regulile sunt clar stabilite, iar membrii echipei nu au de ales să le urmeze.

ceea ce înseamnă că toată lumea poate avea acces sigur la fonduri, și nu este nevoie de o cutie de numerar mărunte, la toate.

Aflați mai multe despre cardurile de debit ale angajaților Spendesk.

ia inteligent despre reconciliere numerar mărunte

sperăm că după ce a citit acest articol, câteva lucruri sunt clare:

  1. numerarul mic trebuie monitorizat îndeaproape, iar plățile ar trebui reconciliate des.
  2. reconcilierea manuală adaugă o muncă suplimentară și dureri de cap pentru echipele financiare, în special acolo unde există erori.
  3. cu cât sunt mai puțini bani, cu atât mai bine.
  4. există soluții inteligente pentru companiile gata să evolueze.

următorii pași vor depinde de cât de mult timp și efort pierdeți pentru reconcilierea tuturor plăților de astăzi. Dacă nu aveți prea multe cheltuieli, cardurile companiei și o cutie de numerar mărunte sunt probabil în regulă.

dar cheltuielile sunt de obicei o parte esențială a creșterii. Și cu cât cheltuiți mai mult, cu atât sarcina administrativă devine o problemă.

dacă începeți să simțiți această povară astăzi, este timpul să luați în considerare opțiuni mai bune:

un nou apel la acțiune

Facebook share
twitter share
linkedin Spune-le prietenilor

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.