7 lucruri de luat în considerare la relocarea unui birou

mutarea într-un nou birou este un moment interesant pentru orice afacere, dar pentru cei care gestionează relocarea, poate fi extrem de stresant. Un sondaj realizat de E. ON a constatat că mutarea spațiilor este a doua cea mai stresantă sarcină cu care trebuie să se ocupe managerii. Ca urmare, un colosal 78% dintre companii întârzie de fapt mutarea, optând să rămână în instalații ineficiente, înghesuite și costisitoare doar pentru a evita stresul tuturor.

dacă sunteți responsabil pentru orice fel de relocare a biroului, este vital ca întreruperile să fie reduse la minimum și ca noile facilități să răspundă nevoilor actuale și viitoare ale companiei dvs. Cu relocările atât de importante pentru afacerea dvs. și colegii dvs., depinde de managerul de proiect office moves (în mod normal managerul de facilități) să organizeze, să gestioneze și să achiziționeze fiecare aspect al mutării cu detalii deosebite, dar cât mai perfect posibil.

este puțin probabil să fiți însărcinat cu multe proiecte de relocare a biroului în cariera dvs. și, pentru mulți, va fi prima și singura dată când gestionați o mutare.

Pentru a vă asigura că evitați cele mai costisitoare greșeli ale unui proiect de relocare, am pus împreună șapte lucruri esențiale pe care trebuie să le luați în considerare pentru a gestiona cu succes un proiect de relocare a Biroului:

descărcați lista noastră gratuită de verificare office move aici!

buget

cât va costa proiectul dumneavoastră de relocare?

la mutarea birourilor, costurile se pot ridica foarte repede. Bugetele pot fi depășite cu ușurință pur și simplu din cauza întârzierilor, a omisiunilor și a problemelor care apar în mod neașteptat. Managerul de proiect va fi probabil responsabil pentru gestionarea acestui buget, care ar putea include costuri precum designul interior și papetărie nouă – dar, de obicei, exclude taxele legale și de proprietate.

respectarea bugetului dvs. poate fi la fel de dificilă ca și setarea acestuia. Surprize urâte și costuri ascunse pot apărea din lucruri la care poate nici nu te-ai gândit. Iată câteva elemente comune pe care multe bugete le ignoră:

  1. te-ai gândit la costul dărăpănărilor sau la restabilirea biroului pe care îl eliberezi?
  2. aveți echipament închiriat sau specializat care necesită manipulare specială? Aceasta ar putea include, de asemenea, colecții de artă sau produse chimice
  3. există restricții de acces sau de sincronizare care vor afecta costul relocării?

este important să puteți stabili costurile complete ale relocării biroului dvs. înainte de a începe. Costurile considerabile pot fi judecate greșit – sau pierdute în întregime – doar pentru că nu ați mai experimentat o mișcare înainte. S-ar putea să vi se pară benefic să discutați despre mutarea dvs. cu o companie cu experiență în schimbarea spațiului de lucru, care ar putea să facă lumină asupra costurilor totale ale mutării dvs.!

soluții interioare și design de birou

cum ar trebui să vă proiectați Noul Spațiu de birou?

în funcție de starea actuală a Noului Spațiu de lucru, poate necesita o renovare substanțială sau doar o actualizare. În orice caz, va trebui să găsiți o companie de amenajare a biroului care vă va oferi soluțiile de interior de care aveți nevoie-în mod ideal, o companie care oferă o soluție la cheie, oferind în același timp în termeni de cronologie, un standard ridicat de finisare și în limita bugetului dvs.

dacă puteți aborda o companie cu o idee clară despre constrângerile și nevoile dvs., acea companie de amenajare ar trebui să poată prelua controlul deplin asupra designului și conceptului biroului dvs.-dacă doriți să delegați această responsabilitate. Acest lucru vă va ajuta să reduceți volumul de muncă și orice stres, deoarece vă vor gestiona interiorul de la concept la predare, menținându-vă în buclă la fiecare pas al călătoriei.

maximizarea spațiului de birou poate fi, de asemenea, un obiectiv cheie pentru dvs., în special dacă compania dvs. crește rapid sau se mută într-o locație nouă ușor mai strânsă. Aici serviciile unui planificator spațial pot fi utile. Discutați cu compania dvs. de relocare, deoarece acestea pot fi capabile să vă ajute cu problemele comune care vin cu planificarea spațiului și dacă oferă și servicii de renovare, atunci puteți beneficia de faptul că trebuie să gestionați mai puțini contractori și să simplificați elementul de integrare a serviciilor din mișcare.

comunicare

cine trebuie să știe că vă mutați?

comunicarea eficientă este esențială pentru succesul unui proiect de relocare. Deși este posibil să nu fie responsabilitatea managerului de facilități în fiecare caz, dacă intră în competența dvs., este important să aveți o strategie pentru a răspândi cuvântul mutării dvs. Există multe moduri diferite în care puteți spune clienților, furnizorilor, proprietarilor și altor contacte, inclusiv:

  • distribuiți pliante sau carduri de schimbare a adresei cu chitanțele și facturile clienților
  • trimiteți un e-mail sau o campanie poștală
  • plasați o notificare pe site-ul dvs.
  • adăugați un P. S. mesaj către e-mailurile dvs.
  • postări pe rețelele sociale
  • nu uitați să actualizați adresa din listarea dvs.

frecvent, succesul unui proiect de relocare se bazează pe elementele moi ale unei mutări. Menținerea angajaților de partea dvs. și în buclă este o parte importantă a ameliorării oricărei anxietăți asociate cu mutarea biroului. Ascultarea preocupărilor lor vă va ajuta, de asemenea, să abordați unele dintre problemele asociate cu mișcarea și să vă asigurați că ați acoperit fiecare bază.

informați furnizorii dvs. de servicii cu privire la mutarea dvs. cât mai curând posibil în cadrul proiectului de relocare. Este posibil să trebuiască să serviți perioade de preaviz pentru unele dintre acestea, deci este necesară revizuirea contractelor dvs. și cercetarea modului de notificare formală a acestora.

de asemenea: nu uitați să anunțați banca și companiile de asigurări că vă mutați! Poate doriți, de asemenea, pentru a lasa vecinii vechi și noi știu aranjamentele tale.

Mobilier de birou

ce veți face cu mobilierul de birou existent?

când vine vorba de mobilier de birou, nu este nerezonabil să crezi că ai de ales: una, o iei cu tine în noua ta locație sau două, o înlocuiești cu mobilier complet nou. Cu toate acestea, este posibil să puteți obține beneficiile atât prin renovarea, cât și prin recondiționarea mobilierului de birou.

este posibil să recondiționați mobilierul de birou pentru a-l face la fel de bun ca nou, pentru a îndeplini noile cerințe de lucru sau pentru a atinge standardele moderne de proiectare stabilite de arhitecți. Acest proces poate fi extrem de benefic, deoarece este mai puțin risipitor și considerabil mai ieftin decât cumpărarea de noi – recondiționarea scaunelor de birou poate costa cu până la 80% mai puțin decât cumpărarea de noi. Este, de asemenea, o modalitate extrem de bună de punctaj pentru a acumula puncte de rating BREAAM sau ska.

un furnizor de servicii integrate ar trebui să vă poată oferi o serie de opțiuni pentru mobilierul dvs. vechi. Acestea pot avea capacitatea de a transforma mobilier de birou remanufacturare proiecte rapid și vă oferă alte opțiuni pentru mobilier vechi, cum ar fi marketing, vânzare sau chiar donarea de caritate în numele dumneavoastră.

IT, date, calculatoare și conexiuni

cum vă veți reloca echipamentul electric și IT sau veți profita de ocazia mutării pentru a face upgrade la noul kit IT?

când luați în considerare relocarea echipamentelor IT, nu există lipsă de puncte pe care trebuie să le luați în considerare. Deoarece sunt esențiale pentru funcționarea majorității afacerilor moderne, este esențial să luați măsuri speciale pentru a vă îngriji de acest echipament.

desktop-uri

fiecare configurație a colegilor dvs. va fi unică, atât în ceea ce privește configurațiile, cât și echipamentele de ecran. Înainte de a vă deplasa, va trebui să auditați setările echipamentelor pentru a recomanda echipamentele gata de utilizare în noul dvs. birou. Odată ce acestea au fost mutate foarte atent, acestea trebuie apoi reluate și conectate la infrastructuri de rețea uneori complexe. Aceste sisteme găzduiesc date sensibile care trebuie să rămână sigure, de aceea este esențial să utilizați ingineri autorizați CTC pentru a vă dezafecta și a vă recondiționa echipamentul.

centre de date & Servere

serverele care găzduiesc date critice pentru afaceri trebuie mutate foarte atent și în siguranță, cu timpii morți reduși la un minim absolut. Migrațiile trebuie să fie fără probleme, sigure și programate în mod optim pentru a minimiza timpul de nefuncționare.

Spargerile, defecțiunile sau datele furate pot fi extrem de costisitoare. Este important ca echipamentul să fie monitorizat în timpul transportului și mutat folosind ambalaje specializate pentru a-l menține în siguranță și pentru a preveni acumularea statică.

echipamente închiriate

Pentru unele dintre echipamentele dvs., poate fi necesar să solicitați aprobarea furnizorului dvs. înainte de a putea chiar să îl mutați sau să riscați să încălcați acordurile de garanție sau de acoperire a serviciilor. Pentru unele echipamente specializate, vânzătorii înșiși pot insista asupra mutării acestuia sau dacă sunteți responsabil pentru mutarea echipamentului închiriat, vânzătorul vă poate solicita să urmați un proces de mutare aprobat. Obligațiile dvs. la relocarea echipamentelor închiriate ar trebui să fie detaliate în documentația contractului.

telefoane și conexiuni la Internet

va trebui să acordați suficient timp pentru a vă asigura că sistemele telefonice și conexiunile la internet sunt în direct din prima zi în noul dvs. birou. Indiferent dacă utilizați un nou furnizor de servicii sau rămâneți cu unul existent, trebuie să vă asigurați că conectivitatea nu se pierde în tranziția dintre birouri. Asigurați-vă că sunteți în măsură să identificați, să diagnosticați și să remediați problemele înainte de ziua în mișcare.

dacă vă deplasați în zona acoperită de centrala telefonică existentă, veți putea păstra numărul de telefon existent. Dacă aveți un număr 0800 sau 0845, le puteți lua oriunde vă mutați în Marea Britanie. Dacă trebuie să vă schimbați numărul, este posibil ca vechiul dvs. număr să fie redirecționat către cel nou, la un cost suplimentar.

echipamente vechi și mobilier nedorit

ce veți face cu mobilierul sau echipamentele IT nedorite?

relocarea birourilor este o oportunitate excelentă de a decluta, sorta fișiere vechi și de a scăpa de mobilierul redundant și de echipamentele IT moștenite. Există un punct mic de cheltuieli de timp / buget pentru a muta ceva ce nu veți folosi.

cu toate acestea, eliminarea acestor articole se poate dovedi costisitoare. Dacă aveți mobilier nedorit, IT sau echipamente electrice, există modalități ușoare prin care puteți șterge în mod responsabil și durabil aceste articole, economisind costurile de eliminare și prevenind deșeurile. Dacă alegeți să utilizați un furnizor de vămuire durabilă, atunci aceștia pot dona mobilier de birou, IT și echipamente electrice sau chiar revinde articole de care nu mai aveți nevoie. Dacă articolele nu pot fi reutilizate în mod eficient, reciclarea sigură va asigura în continuare reducerea costurilor.

planul de relocare a Biroului

aveți resursele de care aveți nevoie pentru a face o mișcare perfectă?

indiferent dacă lucrați cu un furnizor integrat de servicii de mutare a biroului sau pur și simplu cu o companie de schimbare a spațiului de lucru, un plan de mutare structurat este esențial pentru a asigura o perturbare cât mai mică a afacerii.

furnizorii de servicii integrate vă vor oferi cunoștințele, expertiza și resursele de care aveți nevoie pentru a vă asigura că mutarea este efectuată la standarde înalte. În plus, vă vor oferi asistență înainte, în timpul și după mutarea dvs., oferindu-vă ajutorul de care aveți nevoie pentru a minimiza întreruperile.

aceasta poate include furnizarea de servicii de ambalare și despachetare pentru a vă asigura că totul este transferat în siguranță în locația corectă, demontarea și reasamblarea mobilierului, curățarea zonelor existente și noi și echiparea birourilor de asistență.

odată ce ați finalizat mutarea cu cât mai puține întreruperi posibil, faceți timp pentru a sărbători cu o petrecere de mutare pentru personal și clienți!

descărcați lista noastră de verificare Office Move

trecerea de la biroul dvs. actual este o întreprindere serioasă și acest PDF va evidenția modul de lucru cel mai eficient în timpul procesului cu o listă de verificare.

de la ambalare la planificarea unui traseu, această listă de verificare a mutării biroului este un instrument care vă ajută să puneți totul pentru o tranziție lină.

mișcările de birou nu sunt niciodată un lucru ușor de rezolvat. Există atât de multe lucruri care ar putea merge prost în timpul acestei călătorii și pot fi foarte stresante.

deci, nu lăsați nimic să vă descurajeze să finalizați această sarcină.

începeți cu lista noastră de verificare care este concepută pentru a ajuta proprietarii de afaceri să treacă de la o unitate la alta, menținând în același timp nivelul de stres scăzut.

ceea ce face ca Crown Workspace să iasă în evidență

suport pentru toate dimensiunile muta

suport pentru toate dimensiunile muta

expertiză personal dedicat

expertiză personal dedicat

minimizați timpul de nefuncționare

minimizați timpul de nefuncționare a funcționării

înțelegem importanța cunoașterii clienților noștri, astfel încât să putem planifica și livra relocări comerciale fără probleme, cu un timp de nefuncționare minim.

angajăm o echipă dedicată de 120 – care sunt complet instruiți și de securitate eliminate la cel mai înalt nivel.

personalul în uniformă și o flotă liveried, complet urmărite cu suspensie de aer plimbare pentru a proteja activele, sunt furnizate ca standard.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.