Reconciliação de caixa pequeno: como gerenciar pagamentos em dinheiro da empresa

como muitos processos de finanças corporativas, dinheiro pequeno parece uma boa ideia no início. É uma maneira relativamente simples e eficiente de fazer pequenos pagamentos em todo o escritório.

infelizmente, essa palavra “relativamente” está fazendo muito trabalho na frase anterior.

porque também como a maioria dos processos financeiros, as equipes geralmente se encontram em dívidas administrativas mais cedo ou mais tarde. Simplesmente reconciliar pagamentos pode transformar equipes financeiras em detetives, tirando muito tempo de seu trabalho “real”.

você não quer isso. Portanto, neste artigo, veremos o essencial para uma boa gestão e reconciliação de caixa pequeno. E então vamos oferecer uma atualização clara sobre este sistema à moda antiga, para as empresas que querem os melhores processos internos.

novo em dinheiro pequeno? Saiba mais sobre os processos e procedimentos do petty cash box.

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reconciliação de Caixa pequeno

a reconciliação é a prática contábil de revisar todas as transações e registros de pagamento. As empresas precisam conciliar todos os pagamentos para garantir que os pagamentos registrados realmente ocorram e que os registros sejam precisos e completos.

assim, a reconciliação de caixa pequeno é o processo de avaliar pagamentos em dinheiro pequeno e garantir que os registros da empresa estejam atualizados.

conciliar o pequeno dinheiro pode ser particularmente desafiador, dada a natureza pequena e inconsistente desses pagamentos. Muitos funcionários acreditam que o dinheiro pequeno não precisa ser rastreado de perto – que este é simplesmente um fundo descartável.

claro, os contadores não veem dessa maneira. Eles precisam de uma compreensão clara de cada transação, independentemente do motivo dos gastos ou do método de pagamento usado. Seja feito com cartão de crédito, dinheiro ou reivindicação de despesa de funcionário, é todo o dinheiro da empresa e precisa ser tratado com cuidado.

termos importantes para saber

usaremos alguns termos e frases neste artigo, então vale a pena deixá-los claros primeiro.

  • Float: Caixas de dinheiro pequenas geralmente contêm um saldo inicial para que as equipes tenham dinheiro para gastar. Isso normalmente é reabastecido a cada mês ou trimestre, no que é chamado de Sistema de imprest.
  • desembolsos: o termo ligeiramente técnico para pagamentos feitos usando dinheiro pequeno. O dinheiro é “desembolsado” para diferentes gastadores e, com sorte, registrado ao longo do caminho.
  • Log: O log de caixa pequeno deve mostrar todos os pagamentos feitos usando dinheiro pequeno.
  • Vouchers: parte do sistema de log, estes mostram cada pagamento individual. Eles são normalmente preenchidos por funcionários como uma espécie de ordem de compra. Um voucher = uma transação.
  • Porta-Chaves / custodiante: normalmente, apenas uma pessoa terá chaves para a caixa de dinheiro. Essa pessoa é responsável por distribuir dinheiro adequadamente e prevenir abusos.

como conciliar dinheiro pequeno

o processo real de conciliar dinheiro pequeno é teoricamente muito direto. Vamos chegar aos desafios potenciais em um momento, mas aqui está em poucas palavras:

  1. verifique o flutuador. Qual é o valor inicial?
  2. conte o dinheiro. No final de um determinado período, Isso deve ser menor que a quantidade de flutuação.
  3. some as transações registradas (via vouchers e o log). Estes devem ser iguais à diferença entre o valor do flutuador e o dinheiro restante.
  4. categorizar desembolsos. Estes serão então atribuídos às suas contas de despesas correspondentes.
  5. identificar e investigar as diferenças entre vouchers e o saldo esperado. Como veremos, este é o maior ponto de discórdia para as equipes financeiras e a principal causa de dores de cabeça em torno do dinheiro pequeno.
  6. registre transações em seu razão geral. Isso faz parte do típico processo de fechamento financeiro.
  7. reabasteça o flutuador para o próximo mês.

então, em teoria, isso é tudo o que há para isso. Mas, como acontece com a maioria dos processos financeiros da empresa, a teoria nem sempre corresponde à realidade.

problemas com reconciliação de caixa pequeno

conciliar qualquer tipo de pagamento da empresa pode demorar mais do que o desejado. A ideia é simples: você verifica seus registros internos do que foi gasto com outras fontes-geralmente cartão de crédito ou extratos bancários.

mas quando os dois não se alinham, os contadores precisam encontrar respostas. E isso pode levar muito tempo precioso.

os grandes problemas vêm nas etapas 4 e 5. Primeiro, nem sempre está claro por que um desembolso foi feito. Os Vouchers podem ser incompletos ou vagos, e os membros da equipe podem não entender as razões pelas quais as contas de despesas precisam ser precisas.

mas, é claro, os maiores problemas ocorrem em torno de falta de dinheiro ou falta de documentação. O dinheiro, por sua própria natureza, é mais difícil de rastrear do que os pagamentos com cartão. Um programa de caixa pequeno de sucesso depende de um zelador diligente e do resto da equipe seguindo as regras.

na melhor das hipóteses, há uma alta probabilidade de erro humano. E, na pior das hipóteses, há potencial para roubo e fraude. De qualquer forma, as equipes financeiras tendem a gastar tempo indevido investigando problemas com pagamentos relativamente pequenos, em vez de agregar valor às suas empresas.

superar esses problemas

contanto que você fique com a caixa física de dinheiro pequeno – e pagamentos em dinheiro em geral – você sempre terá problemas. Se estes são sérios ou um aborrecimento leve realmente depende de seus processos.

Existem algumas coisas simples que você pode fazer para proteger-se do pior dos piores:

  • Conciliar fundos de maneio dinheiro regularmente. Uma vez por mês é provavelmente bom, mas esperar mais do que apenas torna a investigação mais difícil mais tarde.
  • escolha e treine seus Porta-Chaves com sabedoria. Essas pessoas podem até ser membros da equipe financeira, o que cria mais trabalho, mas também garante que os detentores de chaves tenham os melhores incentivos para fazer o trabalho bem.
  • mantenha um registro digital e Digitalize recibos. Isso coloca um pouco de carga sobre o custodiante, talvez, mas reduz a probabilidade de que os recibos desapareçam ou que os valores estejam errados. Também torna o eventual processo de reconciliação muito mais rápido, pois a entrada de dados já foi feita.
  • Defina um valor máximo de desembolso. Isso não impede o administrador irritante ou erros, mas pelo menos atenua o dano.

mas é claro, você ainda terá problemas. A caixa de caixa pequena, embora comum, é realmente apenas uma solução alternativa para funcionários que não têm acesso aos fundos da empresa. Então, em vez de continuar essa dança, sugerimos outra opção.

cartões de débito para funcionários: a atualização limpa para dinheiro pequeno

os funcionários precisam gastar de vez em quando para fazer seu melhor trabalho. Alguns sortudos recebem cartões de crédito da empresa, que lhes dão acesso direto ao dinheiro. Mas, como escrevemos, os cartões de crédito da empresa vêm com seus próprios problemas.

e você não pode substituir dinheiro pequeno por cartões corporativos pela simples razão de que nem todo funcionário tem um. Por quê? Porque eles são vistos como arriscados e são muito caros para serem usados apenas ocasionalmente.

mas os cartões de débito dos funcionários-como os que a Spendesk oferece-não têm essas mesmas desvantagens. Já escrevemos um post inteiro sobre as diferenças entre esses cartões de despesas pré-pagos e o cartão corporativo clássico. Aqui está uma atualização rápida.

cartões corporativos tradicionais

não importa o provedor, esses cartões antiquados sempre têm algumas coisas em comum:

  • Caro rolar para fora (e, portanto, não escala bem)
  • Difícil de controlar
  • equipes de Finanças aguarde instruções para conciliar pagamentos com cartão de crédito
  • Sem visibilidade em tempo real sobre os gastos
  • Nenhuma maneira fácil de evitar o abuso, mau uso, ou fraude

Todas as razões por que você deve ser cuidadoso com o seu próprio cartão de crédito em casa de aplicar no escritório também.

cartões de débito

os cartões de débito inteligentes fornecem uma solução fácil para a maioria dos problemas acima. Eles deixam você:

  • acompanhe cada pagamento por cada empregado em uma central de dashboard
  • Definir limites personalizados para cada equipe, o título do trabalho, ou para a direita para baixo para o trabalhador individual
  • Pagar on-line com cartões virtuais, ou na loja com plástico
  • Veja o que passou, em tempo real, e não no final do mês
  • Reconciliação é quase instantâneo. O sistema verifica pagamentos e recibos para você, para que seus livros permaneçam atualizados.

mas a principal razão pela qual eles são um upgrade em relação ao dinheiro pequeno é que cada funcionário pode ter um. Porque eles são débito – Não crédito-não há risco de gastos excessivos. As regras estão claramente definidas e os membros da equipe não têm escolha de segui-las.

o que significa que todos podem ter acesso seguro a fundos, e não há necessidade de uma caixa de dinheiro.

Saiba mais sobre os cartões de débito dos funcionários da Spendesk.

Get smart cerca de fundos de maneio reconciliação

Espero que depois de ler este artigo, algumas coisas são claras:

  1. de fundos de Maneio deve ser monitorado de perto, e os pagamentos devem ser reconciliadas com frequência.
  2. reconciliação Manual adiciona trabalho extra e dores de cabeça para as equipes financeiras, especialmente onde existem erros.
  3. quanto menos dinheiro, melhor.Existem soluções inteligentes para empresas prontas para evoluir.

seus próximos passos dependerão de quanto tempo e esforço você está perdendo para reconciliar todos os pagamentos hoje. Se você não tem muitas despesas, os cartões da empresa e uma caixa de dinheiro pequeno provavelmente estão bem.

mas os gastos geralmente são uma parte essencial do crescimento. E quanto mais você gasta, mais o fardo administrativo se torna um problema.

Se você está começando a sentir que o fardo de hoje, é hora de considerar as melhores opções:

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