Drobne uzgadnianie gotówki: jak zarządzać płatnościami gotówkowymi w firmie

podobnie jak w przypadku wielu procesów finansowania korporacyjnego, drobna gotówka wydaje się dobrym pomysłem na początku. Jest to stosunkowo prosty i skuteczny sposób dokonywania drobnych płatności w biurze.

niestety, to słowo „relatywnie” robi dużo pracy w poprzednim zdaniu.

ponieważ podobnie jak większość procesów finansowych, zespoły często prędzej czy później popadają w długi administracyjne. Samo uzgadnianie płatności może zmienić zespoły finansowe w detektywów, zabierając zbyt dużo czasu od „prawdziwej” pracy.

tego nie chcesz. W tym artykule przyjrzymy się podstawom dobrego zarządzania drobnymi pieniędzmi i pojednania. A następnie zaproponujemy wyraźną aktualizację tego staromodnego systemu, dla tych firm, które chcą najlepszych wewnętrznych procesów.

nowy w kasie? Dowiedz się więcej o procesach i procedurach petty cash box.

nowe wezwanie do działania

drobne uzgadnianie gotówki

uzgadnianie jest praktyką księgową przeglądania wszystkich transakcji i zapisów płatności. Przedsiębiorstwa muszą uzgodnić wszystkie płatności, aby zapewnić, że zarejestrowane płatności rzeczywiście miały miejsce oraz że zapisy są dokładne i kompletne.

tak więc uzgadnianie drobnych płatności gotówkowych to proces oceny drobnych płatności gotówkowych i upewniania się, że dokumentacja firmy jest aktualna.

pogodzenie drobnych środków pieniężnych może być szczególnie trudne, biorąc pod uwagę niewielki i niespójny charakter tych płatności. Wielu pracowników uważa, że drobne pieniądze nie muszą być ściśle śledzone – że jest to po prostu jednorazowy fundusz.

oczywiście księgowi nie widzą tego w ten sposób. Potrzebują oni jasnego zrozumienia każdej transakcji, bez względu na powód wydania lub zastosowaną metodę płatności. Niezależnie od tego, czy jest to karta kredytowa, gotówka, czy roszczenie o wydatki pracownicze, wszystkie pieniądze firmy i muszą być traktowane z ostrożnością.

ważne terminy, które należy znać

w tym artykule użyjemy kilku terminów i zwrotów, więc opłaca się je najpierw wyjaśnić.

  • Float: Petty cash boxes zwykle zawierają saldo początkowe, dzięki czemu drużyny mają gotówkę do wydania. Jest to zazwyczaj uzupełniane co miesiąc lub kwartał, w tak zwanym systemie zaliczkowym.
  • wypłaty: lekko techniczny termin płatności dokonywanych przy użyciu drobnych środków pieniężnych. Gotówka jest „wypłacana” różnym wydawcom i miejmy nadzieję rejestrowana po drodze.
  • Zaloguj: Rejestr drobnych środków pieniężnych powinien pokazywać wszystkie płatności dokonane przy użyciu drobnych środków pieniężnych.
  • vouchery: część systemu logowania pokazuje każdą indywidualną płatność. Są one zazwyczaj wypełniane przez pracowników jako rodzaj zamówienia zakupu. Jeden voucher = jedna transakcja.
  • Posiadacz kluczy/dozorca: zazwyczaj tylko jedna osoba będzie miała klucze do skrytki. Osoba ta jest odpowiedzialna za odpowiednie rozprowadzanie gotówki i zapobieganie nadużyciom.

jak pogodzić drobne pieniądze

faktyczny proces uzgadniania drobnych pieniędzy jest teoretycznie bardzo prosty. Za chwilę zajmiemy się potencjalnymi wyzwaniami, ale w skrócie:

  1. sprawdzić pływak. Jaka jest początkowa kwota?
  2. Policz gotówkę. Na koniec danego okresu wartość ta powinna być niższa niż wartość float.
  3. Dodaj zarejestrowane transakcje (za pomocą voucherów i dziennika). Powinny one być równe różnicy między kwotą zmienną a pozostałą gotówką.
  4. Kategoryzuj wypłaty. Zostaną one następnie przypisane do odpowiednich kont wydatków.
  5. Zidentyfikuj i zbadaj różnice między Kuponami a oczekiwanym Saldem. Jak zobaczymy, jest to największy problem dla zespołów finansowych i główna przyczyna bólu głowy wokół drobnych pieniędzy.
  6. zapisuj transakcje w księdze głównej. Jest to część typowego procesu zamknięcia finansowego.

więc teoretycznie to wszystko. Ale jak w przypadku większości procesów finansowych firmy, teoria nie zawsze pasuje do rzeczywistości.

problemy z uzgadnianiem drobnych środków pieniężnych

uzgadnianie wszelkiego rodzaju płatności firmowych może potrwać dłużej niż jest to pożądane. Pomysł jest prosty: sprawdzasz wewnętrzne zapisy tego, co zostało wydane, w porównaniu z innymi źródłami-Zwykle wyciągami z karty kredytowej lub bankowej.

ale jak sie nie ustawiaja to ksiegowosc musi znalesc odpowiedzi. A to może zająć dużo cennego czasu.

duże problemy pojawiają się w krokach 4 i 5. Po pierwsze, nie zawsze jest jasne, dlaczego dokonano wypłaty. Bony mogą być niekompletne lub niejasne, a członkowie zespołu mogą nie rozumieć powodów, dla których rachunki wydatków muszą być precyzyjne.

ale oczywiście największe problemy występują wokół braku gotówki lub brakującej dokumentacji. Gotówka, ze swej natury, jest trudniejsza do śledzenia niż płatności kartą. Udany program drobnych pieniędzy opiera się na sumiennym opiekunem, a reszta zespołu przestrzega zasad.

w najlepszym przypadku istnieje duże prawdopodobieństwo błędu ludzkiego. A w najgorszym wypadku istnieje możliwość kradzieży i oszustwa. Tak czy inaczej, zespoły finansowe wydają się spędzać niepotrzebnie czas badając problemy przy stosunkowo małych płatnościach, zamiast dodawać wartość do swoich firm.

rozwiązywanie tych problemów

tak długo, jak trzymasz się fizycznej skrzynki gotówkowej – i płatności gotówkowych w ogóle – zawsze będziesz miał problemy. Czy są to poważne lub łagodne irytacji naprawdę zależy od procesów.

jest kilka prostych rzeczy, które możesz zrobić, aby chronić się przed najgorszym z najgorszych:

  • uzgadniaj drobne pieniądze regularnie. Raz w miesiącu jest prawdopodobnie w porządku, ale czekanie dłużej niż tylko utrudnia śledztwo później.
  • wybieraj i mądrze trenuj swoich posiadaczy kluczy. Osoby te mogą być nawet członkami zespołu finansowego, który tworzy więcej pracy, ale także zapewnia, że posiadacze kluczy mają najlepsze zachęty do wykonywania pracy dobrze.
  • Zachowaj cyfrowy dziennik i zeskanuj paragony. Może to trochę obciąża opiekuna, ale zmniejsza prawdopodobieństwo, że paragony znikną lub że kwoty są błędne. To również sprawia, że ostateczny proces uzgadniania jest znacznie szybszy, ponieważ wprowadzanie danych zostało już zrobione.
  • Ustaw maksymalną kwotę wypłaty. Nie zapobiega to irytującym administratorom ani błędom, ale przynajmniej łagodzi szkody.

ale oczywiście nadal będziesz miał problemy. Skrzynka na drobne pieniądze, choć powszechna, jest tak naprawdę obejściem dla pracowników, którzy nie mają dostępu do funduszy firmy. Więc zamiast kontynuować ten taniec, proponujemy inną opcję.

karty debetowe pracowników: czyste uaktualnienie do drobnej gotówki

pracownicy muszą spędzać od czasu do czasu, aby wykonywać swoją najlepszą pracę. Kilku szczęśliwców otrzymuje firmowe karty kredytowe, które dają im bezpośredni dostęp do pieniędzy. Ale jak już pisaliśmy, firmowe karty kredytowe mają swoje własne problemy.

i nie można wymieniać drobnej gotówki na karty firmowe z tego prostego powodu, że nie każdy pracownik ma taką. Dlaczego? Ponieważ są postrzegane jako ryzykowne, i są zbyt drogie, aby używać ich tylko sporadycznie.

ale karty debetowe pracownicze-jak te, które oferuje Spendesk – nie mają tych samych wad. Napisaliśmy już cały post o różnicach między tymi kartami przedpłaconymi a klasyczną kartą firmową. Oto krótkie przypomnienie.

tradycyjne karty firmowe

niezależnie od dostawcy, te staromodne karty zawsze mają kilka wspólnych cech:

  • drogi do wdrożenia (i dlatego nie skaluj dobrze)
  • trudny do śledzenia
  • zespoły finansowe czekają na wyciągi, aby pogodzić płatności kartą kredytową
  • brak widoczności wydatków w czasie rzeczywistym
  • brak łatwego sposobu zapobiegania nadużyciom, niewłaściwemu użyciu lub oszustwom

wszystkie powody, dla których powinieneś być ostrożny z własną kartą kredytową w domu, dotyczą również biura.

karty debetowe

inteligentne karty debetowe zapewniają łatwą naprawę większości powyższych problemów. Pozwolili Ci:

  • śledź każdą płatność każdego pracownika na centralnym pulpicie nawigacyjnym
  • Ustaw niestandardowe limity dla każdego zespołu, stanowiska lub bezpośrednio do pojedynczego pracownika
  • Płać online wirtualnymi kartami lub w sklepie z plastikiem
  • sprawdź, co zostało wydane w czasie rzeczywistym-nie pod koniec miesiąca
  • uzgodnienie jest prawie natychmiastowe. System sprawdza płatności i paragony, dzięki czemu Twoje książki są zawsze aktualne.

ale głównym powodem, dla którego są upgrade ponad drobne pieniądze, jest to, że każdy pracownik może je mieć. Ponieważ są debetowe, a nie kredytowe, nie ma ryzyka przekroczenia wydatków. Zasady są jasno określone, a członkowie zespołu nie mają wyboru, aby ich przestrzegać.

co oznacza, że każdy może mieć bezpieczny dostęp do środków i nie ma potrzeby posiadania skrzynki na drobne pieniądze.

dowiedz się więcej o kartach debetowych pracowników firmy Spendesk.

rozglądaj się za drobnymi gotówkami

mam nadzieję, że po przeczytaniu tego artykułu kilka rzeczy jest jasnych:

  1. drobne środki pieniężne muszą być ściśle monitorowane, a Płatności powinny być często uzgadniane.
  2. ręczne uzgadnianie dodaje dodatkowej pracy i kłopotów zespołom finansowym, zwłaszcza tam, gdzie występują błędy.
  3. im mniej drobnych, tym lepiej.
  4. inteligentne rozwiązania istnieją dla firm gotowych do rozwoju.

Twoje kolejne kroki zależą od tego, ile czasu i wysiłku tracisz, aby pogodzić wszystkie płatności dzisiaj. Jeśli nie masz zbyt wielu wydatków, karty firmowe i skrzynka na drobne pieniądze są prawdopodobnie w porządku.

ale wydatki są zwykle istotną częścią wzrostu. A im więcej wydajesz, tym większe obciążenie administracyjne staje się problemem.

jeśli zaczynasz odczuwać to obciążenie dzisiaj, nadszedł czas, aby rozważyć lepsze opcje:

nowe wezwanie do działania

Udostępnij na Facebooku
Udostępnij na Twitterze
LinkedIn share

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.