Kleine cash reconciliatie: hoe te beheren bedrijf contante betalingen

zoals veel corporate finance processen, lijkt kleine kas een goed idee in het begin. Het is een relatief eenvoudige en efficiënte manier om kleine betalingen te doen rond het kantoor.

helaas levert dat woord “relatief” veel werk in de vorige zin.

omdat teams, net als de meeste financiële processen, vroeg of laat vaak in administratieve schulden zitten. Alleen al het verzoenen van betalingen kan financiële teams veranderen in detectives, het nemen van te veel tijd weg van hun” echte ” werk.

dat wil je niet. Dus in dit artikel, we zullen kijken naar de essentie voor een goede kleine cash management en verzoening. En dan bieden we een duidelijke upgrade ten opzichte van dit ouderwetse systeem, voor die bedrijven die de beste interne processen willen.

nieuw bij kleine kas? Kom meer te weten over processen en procedures voor kleine kassabakken.

nieuwe call-to-action

afstemming van kleine kasmiddelen

afstemming is de boekhoudpraktijk van het controleren van alle transacties en betalingsgegevens. Bedrijven moeten alle betalingen met elkaar in overeenstemming brengen om ervoor te zorgen dat de geregistreerde betalingen daadwerkelijk hebben plaatsgevonden en dat de gegevens nauwkeurig en volledig zijn.

de afstemming van kleine kasmiddelen is dus het proces van het beoordelen van kleine kasbetalingen en het controleren of de bedrijfsgegevens up-to-date zijn.

het met elkaar in overeenstemming brengen van kleine kasmiddelen kan bijzonder moeilijk zijn, gezien het geringe en inconsistente karakter van deze betalingen. Veel werknemers zijn van mening dat kleine kas niet nauwkeurig moet worden gevolgd – dat dit gewoon een wegwerpfonds is.

natuurlijk zien accountants het niet op deze manier. Ze hebben een duidelijk inzicht nodig in elke transactie, ongeacht de reden voor de uitgaven of de gebruikte betaalmethode. Of het nu gemaakt met een creditcard, contant geld, of werknemer declaratie, het is allemaal bedrijf geld en moet met zorg worden behandeld.

belangrijke termen om te weten

we zullen een paar termen en zinnen gebruiken in dit artikel, dus het loont om ze eerst duidelijk te maken.

  • Float: kleine kasjes bevatten meestal een startsaldo, zodat teams geld kunnen uitgeven. Dit wordt meestal elke maand of kwartaal aangevuld, in wat een beheer van gelden ter goede rekening wordt genoemd.
  • uitbetalingen: de enigszins technische term voor betalingen met kleine kasmiddelen. Cash wordt “uitbetaald” aan verschillende geldschieters, en hopelijk opgenomen langs de weg.
  • Log: In het kaslogboek staan alle betalingen die met kasgeld zijn gedaan.
  • Vouchers: deel van het logsysteem, deze tonen elke individuele betaling. Ze worden meestal ingevuld door werknemers als een soort inkooporder. Eén voucher = één transactie.
  • sleutelhouder/bewaarder: doorgaans heeft slechts één persoon sleutels voor de kleine kas. Deze persoon is verantwoordelijk voor de juiste verdeling van geld, en het voorkomen van misbruik.

How to reconciliate petty cash

het eigenlijke proces van het reconcilieren van petty cash is theoretisch zeer eenvoudig. We komen zo bij de potentiële uitdagingen, maar hier is het in een notendop:

  1. controleer de praalwagen. Wat is het startbedrag?
  2. Tel het geld. Aan het einde van een bepaalde periode moet dit lager zijn dan het floatbedrag.
  3. tel de geregistreerde transacties op (via vouchers en het logboek). Deze moeten gelijk zijn aan het verschil tussen het floatbedrag en het resterende geldbedrag.
  4. uitbetalingen categoriseren. Deze worden vervolgens toegewezen aan uw bijbehorende onkostenrekeningen.
  5. de verschillen tussen vouchers en het verwachte saldo identificeren en onderzoeken. Zoals we zullen zien, is dit het grootste knelpunt voor financiële teams, en de belangrijkste oorzaak van hoofdpijn rond kleine cash.
  6. Registreer transacties in uw grootboek. Dit maakt deel uit van het typische financiële sluitingsproces.
  7. vul de float aan voor volgende maand.

in theorie is dat alles. Maar zoals bij de meeste financiële processen van bedrijven, komt theorie niet altijd overeen met de realiteit.

problemen met het reconcilieren van kleine kas

het Reconcilieren van elke vorm van betaling door een onderneming kan langer duren dan gewenst. Het idee is eenvoudig: u controleert uw interne administratie van wat werd besteed aan andere bronnen-meestal credit card of bankafschriften.

maar als de twee niet op een rij staan, moeten accountants antwoorden vinden. En dit kan veel kostbare tijd kosten.

de grote problemen komen in de stappen 4 en 5. Ten eerste, het is niet altijd duidelijk waarom een uitbetaling werd gedaan. Vouchers kunnen onvolledig of vaag zijn, en teamleden kunnen niet begrijpen waarom declaraties precies moeten zijn.

maar natuurlijk doen de grootste problemen zich voor rond ontbrekende contanten of ontbrekende documentatie. Contant geld is door zijn aard moeilijker te volgen dan kaartbetalingen. Een succesvol klein cash programma is afhankelijk van een ijverige bewaarder, en op de rest van het team volgens de regels.

in het beste geval is er een grote kans op menselijke fouten. En in het ergste geval is er kans op diefstal en fraude. Hoe dan ook, finance teams hebben de neiging om onnodige tijd te besteden aan het onderzoeken van problemen met relatief kleine betalingen, in plaats van het toevoegen van waarde aan hun bedrijven.

het overwinnen van deze problemen

zolang u zich houdt aan de fysieke kleine kas – en contante betalingen in het algemeen – zult u altijd problemen hebben. Of deze ernstig zijn of een milde ergernis hangt echt af van uw processen.

er zijn een paar eenvoudige dingen die je kunt doen om jezelf te beschermen tegen het ergste van het ergste:

  • Reconcile kleine kas regelmatig. Een keer per maand is waarschijnlijk prima, maar langer wachten dan alleen maakt het onderzoek later moeilijker.
  • kies en train uw sleutelhouders wijs. Deze mensen kunnen zelfs lid zijn van het financiële team, wat meer werk creëert, maar er ook voor zorgt dat de sleutelhouders de beste prikkels hebben om het werk goed te doen.
  • Houd een digitaal logboek bij,en scan bonnetjes. Dit legt misschien een kleine last op de bewaarder, maar vermindert de kans dat ontvangsten ontbreken of dat bedragen verkeerd zijn. Het maakt ook het uiteindelijke reconciliatieproces veel sneller, zoals de gegevensinvoer al is gedaan.
  • een maximumbedrag voor de uitbetaling vaststellen. Dit voorkomt geen vervelende admin of fouten, maar het beperkt in ieder geval de schade.

maar natuurlijk zult u nog steeds problemen hebben. De kleine kas, hoewel gebruikelijk, is eigenlijk slechts een tijdelijke oplossing voor werknemers die geen toegang hebben tot bedrijfsfondsen. Dus in plaats van deze dans voort te zetten, stellen we een andere optie voor.

debetkaarten voor werknemers: de schone upgrade naar kleine kas

werknemers moeten van tijd tot tijd besteden om hun beste werk te doen. Een paar gelukkigen krijgen bedrijf credit cards, die hen directe toegang tot geld geven. Maar zoals we hebben geschreven, bedrijf credit cards komen met hun eigen problemen.

en u kunt kleine kasmiddelen niet vervangen door bedrijfskaarten om de eenvoudige reden dat niet elke werknemer er een heeft. Waarom? Omdat ze worden gezien als riskant, en ze zijn te duur om alleen af en toe te gebruiken.

maar debetkaarten voor werknemers – zoals die van Spendesk-hebben niet dezelfde nadelen. We hebben al een hele post geschreven over de verschillen tussen deze prepaid onkostenkaarten en de klassieke zakelijke kaart. Hier is een snelle opfriscursus.

traditionele zakelijke kaarten

ongeacht de aanbieder, deze ouderwetse kaarten hebben altijd een paar dingen gemeen:

  • duur om uit te rollen (en daarom niet goed schalen)
  • moeilijk te volgen
  • financiële teams wachten op verklaringen om creditcardbetalingen te verzoenen
  • geen real-time zicht op uitgaven
  • geen gemakkelijke manier om misbruik, misbruik of fraude te voorkomen

alle redenen waarom u thuis voorzichtig moet zijn met uw eigen creditcard gelden ook op kantoor.

debetkostenkaarten

Smart debetkaarten bieden een eenvoudige oplossing voor de meeste van de bovenstaande problemen. Ze laten je:

  • volg elke betaling door elke werknemer in een centraal dashboard
  • Stel aangepaste limieten in voor elk team, functie of tot aan de individuele werknemer
  • betaal online met virtuele kaarten, of in de winkel met plastic
  • bekijk wat er in real time wordt besteed-niet aan het einde van de maand
  • reconciliatie is bijna onmiddellijk. Het systeem controleert betalingen en kwitanties voor u, zodat uw boeken up-to-date blijven.

maar de belangrijkste reden dat ze een upgrade ten opzichte van kleine kas is, is dat elke werknemer er een kan hebben. Omdat ze debet-niet credit-er is geen risico van overbesteding. De regels zijn duidelijk en teamleden hebben geen keuze om ze te volgen.

wat betekent dat iedereen veilige toegang heeft tot fondsen, en er is helemaal geen behoefte aan een kleine kas.

meer informatie over de debetkaarten voor werknemers van Spendesk.

Get smart about petty cash reconciliation

hopelijk zijn na het lezen van dit artikel een paar dingen duidelijk:

  1. kleine kasmiddelen moeten nauwlettend in de gaten worden gehouden en betalingen moeten vaak met elkaar worden verzoend.
  2. handmatige afstemming voegt extra werk en hoofdpijn toe voor financiële teams, vooral wanneer er fouten bestaan.
  3. hoe minder kleine kasmiddelen, hoe beter.
  4. er bestaan slimme oplossingen voor bedrijven die klaar zijn om te evolueren.

uw volgende stappen zullen afhangen van hoeveel tijd en moeite U verliest om alle betalingen vandaag af te stemmen. Als je niet te veel kosten hebt, zijn bedrijfskaarten en een kleine kas prima.

maar uitgaven zijn meestal een essentieel onderdeel van de groei. En hoe meer u uitgeeft, hoe meer administratieve lasten een probleem worden.

als je die last vandaag begint te voelen, is het tijd om betere opties te overwegen:

nieuwe oproep tot actie

facebook Delen
twitter Delen
linkedin share

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.