Petty cash avstemming: hvordan administrere selskapets kontantbetalinger

som mange corporate finance prosesser virker smålig kontanter som en god ide i starten. Det er en relativt enkel og effektiv måte å gjøre små betalinger rundt kontoret.

Dessverre gjør ordet «relativt» mye arbeid i forrige setning.

fordi også som de fleste finansprosesser, finner lagene seg ofte i administrativ gjeld før eller senere. Bare avstemme betalinger kan slå finans lag til detektiver, tar for mye tid borte fra deres «ekte» arbeid.

Du vil ikke ha det. Så i denne artikkelen ser vi på det viktigste for god smålig kontanthåndtering og forsoning. Og så vil vi tilby en klar oppgradering over dette gammeldags systemet, for de selskapene som ønsker de beste interne prosessene.

Ny til petty cash? Lær mer om petty cash box prosesser og prosedyrer.

Ny oppfordring til handling

Smålig kontantavstemming

Avstemming er regnskapspraksis for å gjennomgå alle transaksjoner og betalingsoppføringer. Bedrifter må avstemme alle betalinger for å sikre at de registrerte betalingene faktisk fant sted, og at postene er nøyaktige og fullstendige.

således er smålig kontantavstemming prosessen med å vurdere smålig kontantbetalinger og sørge for at selskapets poster er oppdaterte.

Forsone smålig kontanter kan være spesielt utfordrende, gitt den lille og inkonsekvent natur disse betalingene. Mange ansatte tror at små penger ikke trenger å spores tett-at dette bare er et disponibelt fond.

selvfølgelig ser regnskapsførere ikke det på denne måten. De trenger en klar forståelse av hver transaksjon, uavhengig av årsaken til utgifter eller betalingsmåten som brukes. Enten laget av kredittkort, kontanter eller ansattes utgiftskrav, er det alle selskapets penger og må behandles med forsiktighet.

Viktige begreper å vite

Vi bruker noen få ord og uttrykk i denne artikkelen, så det lønner seg å gjøre dem klare først.

  • Float: Småkasser inneholder vanligvis en startbalanse slik at lagene har penger å bruke. Dette er vanligvis etterfylles hver måned eller kvartal, i det som kalles en imprest system.
  • Utbetalinger: den litt tekniske termen for betalinger gjort med små kontanter. Kontanter er «utbetalt» til forskjellige spenders, og forhåpentligvis registrert underveis.
  • Logg Inn: Petty cash-loggen skal vise alle betalinger gjort med petty cash.
  • Bilag: Del av loggsystemet, disse viser hver enkelt betaling. De er vanligvis fylt ut av ansatte som en slags innkjøpsordre. En kupong = en transaksjon.
  • Nøkkelholder/ depot: Vanligvis vil bare en person ha nøkler til petty cash-boksen. Denne personen er ansvarlig for å distribuere kontanter på riktig måte, og forhindre misbruk.

hvordan forene petty cash

selve prosessen med å forene petty cash er teoretisk veldig grei. Vi kommer til de potensielle utfordringene i et øyeblikk, men her er det i et nøtteskall:

  1. Kontroller flyten. Hva er startbeløpet?
  2. Telle kontanter. På slutten av en gitt periode bør dette være lavere enn flottørbeløpet.
  3. Legg sammen de registrerte transaksjonene(via bilag og loggen). Disse bør lik differansen mellom float beløp og de resterende kontanter.
  4. Kategoriser utbetalinger. Disse vil da bli tildelt dine tilsvarende utgiftskontoer.
  5. Identifiser og undersøk forskjellene mellom bilag og forventet saldo. Som vi ser, er dette det største stikkpunktet for økonomiteam, og hovedårsaken til hodepine rundt små penger.
  6. Post transaksjoner i finans. Dette er en del av den typiske økonomiske lukkeprosessen.
  7. Fyll på flyten for neste måned.

så i teorien er det alt som skal til. Men som med de fleste selskapsfinansieringsprosesser, samsvarer ikke teorien alltid med virkeligheten.

Problemer med smålig kontantavstemming

Avstemming av enhver form for bedriftsbetaling kan ta lengre tid enn ønsket. Ideen er enkel: du sjekker dine interne poster av hva som ble brukt mot andre kilder-vanligvis kredittkort eller kontoutskrifter.

men når de to ikke stiller opp, må regnskapsførere finne svar. Og dette kan ta mye dyrebar tid.

de store problemene kommer i trinn 4 og 5. For det første er det ikke alltid klart hvorfor en utbetaling ble gjort. Kuponger kan være ufullstendige eller vage, og teammedlemmer kan ikke forstå årsakene til at utgiftskontoer må være presise.

men selvfølgelig oppstår de største problemene rundt manglende kontanter eller manglende dokumentasjon. Kontanter, i sin natur, er vanskeligere å spore enn kortbetalinger. Et vellykket petty cash-program er avhengig av en flittig vaktmester, og på resten av laget følger reglene.

i beste fall er det stor sannsynlighet for menneskelig feil. Og i verste fall er det potensial for tyveri og svindel. Uansett har økonomiteam en tendens til å bruke unødig tid på å undersøke problemer med relativt små betalinger, i stedet for å legge til verdi for sine selskaper.

Overvinne disse problemene

Så lenge du holder deg til den fysiske småkassen – og kontantbetalinger generelt-har du alltid problemer. Om disse er alvorlige eller en mild irritasjon, avhenger egentlig av prosessene dine.

Det er noen enkle ting du kan gjøre for å beskytte deg mot det verste av det verste:

  • Forsone smålig kontanter regelmessig. En gang i måneden er sannsynligvis bra, men venter lenger enn bare gjør etterforskningen vanskeligere senere.

  • Velg og trene dine nøkkelholdere klokt. Disse menneskene kan til og med være medlemmer av økonomi-teamet, noe som skaper mer arbeid, men sikrer også at nøkkelinnehaverne har de beste insentiver til å gjøre jobben bra.
  • Behold en digital logg og skann kvitteringer. Dette legger kanskje en liten byrde på vaktmesteren, men reduserer sannsynligheten for at kvitteringer mangler eller at beløpene er feil. Det gjør også den endelige avstemmingsprosessen mye raskere, da dataregistreringen allerede er gjort.
  • Angi et maksimalt utbetalingsbeløp. Dette forhindrer ikke irriterende admin eller feil, men det reduserer i det minste skaden.

Men selvfølgelig vil du fortsatt ha problemer. Petty cash box, mens vanlig, er egentlig bare en løsning for ansatte som ikke har tilgang til selskapets midler. Så i stedet for å fortsette denne dansen, foreslår vi et annet alternativ.

Ansattes debetkort: den rene oppgraderingen til petty cash

Ansatte må bruke fra Tid til annen for å gjøre sitt beste arbeid. En heldig få får selskapet kredittkort, som gir dem direkte tilgang til penger. Men som vi har skrevet, selskapet kredittkort kommer med sine egne problemer.

Og du kan ikke erstatte smålig kontanter med bedriftskort av den enkle grunn at ikke alle ansatte har en. Hvorfor? Fordi de blir sett på som risikable, og de er for dyre å bare bruke av og til.

men ansattes debetkort – som De Spendesk tilbyr-har ikke de samme ulempene. Vi skrev allerede et helt innlegg om forskjellene mellom disse forhåndsbetalte utgiftskortene og det klassiske bedriftskortet. Her er en rask oppfriskning.

Tradisjonelle bedriftskort

uansett leverandør har disse gammeldags kortene alltid noen ting til felles:

  • Dyrt å rulle ut (og derfor ikke skalere godt)
  • Vanskelig å spore
  • Økonomiteam venter på uttalelser for å avstemme kredittkortbetalinger
  • ingen sanntidssynlighet over utgifter
  • Ingen enkel måte å forhindre misbruk, misbruk eller svindel

alle grunnene til hvorfor du bør være forsiktig med ditt eget kredittkort hjemme gjelder på kontoret også.

Debetkort

Smart debetkort gir en enkel løsning for de fleste av problemene ovenfor. De lar deg:

  • Spor hver betaling av hver ansatt i et sentralt dashbord
  • Angi egendefinerte grenser for hvert lag, stillingstittel eller helt ned til den enkelte ansatt
  • Betal online med virtuelle kort, eller i butikk med plast
  • Se hva som brukes i sanntid – ikke på slutten av måneden
  • Avstemming er nesten øyeblikkelig. Systemet sjekker betalinger og kvitteringer for deg, slik at bøkene dine holder seg oppdatert.

men hovedårsaken til at de er en oppgradering over små penger er at hver ansatt kan ha en. Fordi de er debet-ikke kreditt-er det ingen risiko for overforbruk. Reglene er klart satt, og teammedlemmer har ikke noe valg å følge dem.

Som betyr at alle kan ha trygg tilgang til midler, og det er ikke behov for en liten kontantboks i det hele tatt.

Lær mer om Spendesks ansattes debetkort.

Bli smart om smålig kontantavstemming

Forhåpentligvis etter å ha lest denne artikkelen, Er noen ting klare:

  1. Små kontanter må overvåkes nøye, og betalinger bør avstemmes ofte.
  2. Manuell avstemming gir ekstra arbeid og hodepine for økonomiteam, spesielt der det finnes feil.
  3. jo mindre smålig kontanter, jo bedre.
  4. Det Finnes Smarte løsninger for bedrifter som er klare til å utvikle seg.

dine neste trinn vil avhenge av hvor mye tid og krefter du mister for å forene alle betalinger i dag. Hvis du ikke har for mange utgifter, er firmakort og en liten kontantboks sannsynligvis bra.

men utgifter er vanligvis en viktig del av veksten. Og jo mer du bruker, jo mer blir den administrative byrden et problem.

hvis du begynner å føle den byrden i dag, er det på tide å vurdere bedre alternativer:

ny call-to-action

facebook share
twitter del
linkedin dele

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert.