소액 현금 화해:회사 현금 지불을 관리하는 방법

많은 기업 금융 프로세스와 마찬가지로 사소한 현금은 처음에는 좋은 생각처럼 보입니다. 그것은 사무실 주위에 작은 지불을 할 수있는 비교적 간단하고 효율적인 방법입니다.

불행히도,”상대적으로”라는 단어는 이전 문장에서 많은 작업을하고 있습니다.

대부분의 재무 프로세스와 마찬가지로 팀은 조만간 관리 부채에 빠지는 경우가 많기 때문입니다. 단순히 지불을 조정하면 금융 팀이 형사로 변할 수 있으며”실제”작업에서 너무 많은 시간을 할애 할 수 있습니다.

당신은 그것을 원하지 않습니다. 그래서이 문서에서 우리는 좋은 사소한 현금 관리 및 화해에 대 한 요점을 볼 것 이다. 그리고 우리는 최고의 내부 프로세스를 원하는 그 회사를 위해,이 구식 시스템을 통해 명확한 업그레이드를 제공합니다.

소액 현금에 새로운? 소액 현금 상자 프로세스 및 절차에 대해 자세히 알아보십시오.

새로운 클릭 유도문안

소액 현금 조정

조정은 모든 거래 및 지불 기록을 검토하는 회계 관행입니다. 회사는 기록 된 지불이 실제로 발생했는지,그리고 기록이 정확하고 완전한지 확인하기 위해 모든 지불을 조정해야합니다.

따라서 소액 현금 조정은 소액 현금 지불을 평가하고 회사 기록이 최신인지 확인하는 프로세스입니다.

이러한 지불의 작고 일관성없는 성격을 감안할 때 소액 현금을 조정하는 것은 특히 어려울 수 있습니다. 많은 직원들은 사소한 현금을 면밀히 추적 할 필요가 없다고 생각합니다.이 자금은 단순히 일회용 펀드입니다.

물론 회계사는 그렇게 보지 않습니다. 그들은 지출 이유 또는 사용 된 지불 방법에 관계없이 모든 거래에 대한 명확한 이해가 필요합니다. 신용 카드,현금,또는 직원 비용 청구에 의해 만들어 여부,그것은 모든 회사의 돈과주의하여 처리 할 필요가있다.

알아야 할 중요한 용어

이 기사에서는 몇 가지 용어와 구문을 사용하므로 먼저 명확히해야합니다.

  • 플로트:소액 현금 상자는 일반적으로 팀이 지출 할 현금을 가질 수 있도록 시작 잔액을 포함합니다. 이 일반적으로 보충 매월 또는 분기,무엇 이라고 불리 한 시스템.
  • 지출:소액 현금을 사용하여 지불 한 약간 기술적 인 용어. 현금은 다른 낭비에”지급”,희망 길을 따라 기록.
  • 로그: 소액 현금 로그는 소액 현금을 사용하여 만든 모든 지불을 표시해야합니다.
  • 상품권:로그 시스템의 일부,이들은 각 개별 지불을 보여줍니다. 그들은 일반적으로 구매 주문의 일종으로 직원에 의해 작성 하 고 있습니다. 하나의 바우처=하나의 거래.
  • 키 보유자/관리인:일반적으로 한 사람 만 소액 현금 상자의 열쇠를 갖습니다. 이 사람은 현금을 적절하게 분배하고 남용을 예방할 책임이 있습니다.

소액 현금을 조정하는 방법

소액 현금을 조정하는 실제 과정은 이론적으로 매우 간단합니다. 우리는 순간에 잠재적 인 도전에 얻을 것이다,그러나 여기에서 요컨대:

  1. 플로트를 확인하십시오. 시작 금액은 얼마입니까?
  2. 현금 계산. 주어진 기간의 끝에,이것은 부유물 총계보다는 더 낮아야 한다.
  3. (바우처 및 로그를 통해)기록 된 트랜잭션을 추가합니다. 이들은 부유물 총계와 잔여 현금사이 다름을 같아야 한다.
  4. 지출을 분류합니다. 이러한 다음 해당 비용 계정에 할당 됩니다.
  5. 바우처와 예상 잔액 간의 차이점을 확인하고 조사하십시오. 우리가 볼 수 있듯이,이 금융 팀의 가장 큰 난제,그리고 소액 현금 주위 두통의 주요 원인이다.
  6. 총계정 원장에 트랜잭션을 기록합니다. 이것은 전형적인 재정적인 가까운 과정의 부분 이다.
  7. 다음 달 플로트 보충.

이론적으로는 그게 전부입니다. 그러나 대부분의 회사 재무 프로세스와 마찬가지로 이론이 항상 현실과 일치하지는 않습니다.

소액 현금 조정 문제

모든 종류의 회사 지불 조정은 원하는 것보다 오래 걸릴 수 있습니다. 아이디어는 간단하다:당신은 다른 소스-일반적으로 신용 카드 또는 은행 명세서에 대해 지출 된 내용의 내부 기록을 확인합니다.

그러나 두 사람이 줄을 서지 않으면 회계사가 답을 찾아야합니다. 그리고 이것은 귀중한 시간이 많이 걸릴 수 있습니다.

큰 문제는 4 단계와 5 단계에서 나옵니다. 첫째,왜 지출이 이루어 졌는지 항상 명확한 것은 아닙니다. 바우처는 불완전하거나 모호 할 수 있으며 팀 구성원은 비용 계정이 정확해야하는 이유를 이해하지 못할 수 있습니다.

하지만 물론,가장 큰 문제는 현금 누락 또는 누락 된 문서 주위에 발생합니다. 현금은,그것의 바로 성격에 의하여,추적하기 카드 지불 보다는 단단하다. 성공적인 소액 현금 프로그램은 부지런한 관리인과 규칙을 따르는 팀의 나머지 부분에 의존합니다.

기껏해야 인간의 실수 가능성이 높습니다. 그리고 최악의 경우,도난 및 사기에 대한 가능성이있다. 어느 쪽이든,재무 팀은 회사에 가치를 추가하는 대신 상대적으로 적은 비용으로 문제를 조사하는 데 과도한 시간을 소비하는 경향이 있습니다.

이러한 문제 극복

물리적 소액 현금 상자와 일반적으로 현금 지불을 고수하는 한 항상 문제가 있습니다. 이러한 심각한 또는 가벼운 성가심 인지 정말 귀하의 프로세스에 따라 달라 집니다.

최악의 상황으로부터 자신을 보호하기 위해 할 수있는 몇 가지 간단한 일이 있습니다.:

  • 사소한 현금을 정기적으로 조정하십시오. 한 달에 한 번 아마 괜찮지 만,단지보다 더 오래 기다리면 나중에 조사가 더 어려워집니다.
  • 키 홀더를 현명하게 선택하고 훈련 시키십시오. 이 사람들은 심지어 더 많은 작업을 생성하지만 또한 키 홀더가 잘 일을 할 수있는 최선의 인센티브를 보장 금융 팀의 구성원이 될 수 있습니다.
  • 디지털 로그를 유지하고 영수증을 스캔하십시오. 이 후견인에 약간의 부담을 배치,아마도,하지만 영수증이 누락 갈 가능성을 감소 또는 금액은 오류가 있음. 또한 데이터 입력이 이미 완료되었으므로 최종 조정 프로세스가 훨씬 빨라집니다.
  • 최대 지출 금액을 설정합니다. 이 성가신 관리자 또는 실수를 방지하지 않습니다,하지만 적어도 손상을 완화.

하지만 물론 여전히 문제가 있습니다. 사소한 현금 상자,일반적인 동안,정말 회사 자금에 액세스 할 수없는 직원에 대한 해결 방법입니다. 이 춤을 계속하기보다는 다른 옵션을 제안합니다.

직원 직불 카드: 소액 현금으로 클린 업그레이드

직원들은 최선을 다하기 위해 수시로 지출해야합니다. 운이 좋은 몇몇은 그들에게 돈에 직접적인 접근을 주는 회사 신용 카드를 준다. 그러나 우리가 쓴 대로,회사 신용 카드는 그들의 자신의 문제점에 온다.

그리고 모든 직원이 가지고있는 것은 아니라는 단순한 이유로 소액 현금을 법인 카드로 대체 할 수는 없습니다. 왜? 그들은 위험한 것으로 간주하고 있기 때문에,그들은 단지 가끔 사용하기에 너무 비싸다.

그러나 직원 직불 카드-스펜 데스크가 제공하는 것과 마찬가지로-이러한 단점이 없습니다. 우리는 이미 이러한 선불 비용 카드와 고전적인 회사 카드의 차이점에 대한 전체 게시물을 작성했습니다. 여기에 빠른 재교육이 있습니다.

전통적인 기업 카드

공급자에 상관없이,이 구식 카드는 항상 공통점이 몇 가지가 없습니다:

  • 출시 비용이 많이 들고(따라서 규모가 잘되지 않음)
  • 추적하기 어려운
  • 재무 팀이 신용 카드 결제를 조정하기 위해 명세서를 기다립니다
  • 지출에 대한 실시간 가시성 없음
  • 남용,오용 또는 사기를 예방하는 쉬운 방법 없음

너가 너의 자신의 신용 카드에 집에서 주의깊어야 하는 까 왜 모든 이유는 사무실에 너무 적용한다.

직불 비용 카드

스마트 직불 카드는 위의 대부분의 문제에 대한 쉬운 수정을 제공합니다. 그들은 당신을 보자:

  • 중앙 대시 보드에서 각 직원의 모든 지불 추적
  • 각 팀,직책에 대한 사용자 지정 한도 설정 또는 개별 직원에 대한 사용자 지정 한도 설정
  • 가상 카드로 온라인 지불 또는 플라스틱으로 매장 내 지불
  • 월말이 아닌 실시간으로 지출 된 금액을 확인하십시오.
  • 이 시스템은 당신을 위해 지불 및 영수증을 검사,그래서 당신의 책은 최신 상태로 유지.

그러나 그들이 소액 현금보다 업그레이드 된 주요 이유는 모든 직원이 하나를 가질 수 있기 때문입니다. 신용이 아닌 차변이기 때문에 과다 지출의 위험이 없습니다. 규칙은 명확하게 설정되고,팀 구성원은 그들을 따라 할 수있는 선택의 여지가 없다.

즉,모든 사람이 자금에 안전하게 접근 할 수 있으며 사소한 현금 상자가 전혀 필요하지 않습니다.

스펜 데스크의 직원 직불 카드에 대해 자세히 알아보십시오.

소액 현금 화해에 대한 스마트 받기

바라건대이 기사를 읽은 후,몇 가지가 분명하다:

  1. 소액 현금을 면밀히 모니터링해야하며 지불은 종종 조정되어야합니다.
  2. 수동 조정은 재무 팀,특히 오류가 있는 경우 추가 작업과 두통을 추가합니다.
  3. 적은 소액 현금,더 나은.
  4. 발전할 준비가 된 기업을 위한 스마트 솔루션이 존재합니다.

다음 단계는 오늘 모든 지불을 조정하는 데 얼마나 많은 시간과 노력이 필요한지에 따라 달라집니다. 너는 너무 많은 경비가 있지 않으면,회사 카드와 작은 현금 상자는 가능하게 정밀하다.

그러나 지출은 일반적으로 성장의 필수적인 부분입니다. 그리고 더 당신이 지출,더 많은 관리 부담이 문제가된다.

오늘 그 부담을 느끼기 시작했다면 더 나은 옵션을 고려해야 할 때입니다.:

새로운 클릭 유도 문안

페이스 북 공유 facebook
트위터 공유
링크드 인 공유

답글 남기기

이메일 주소는 공개되지 않습니다.