オフィス移転時に考慮すべき7つのこと

新しいオフィスに移動することは、どのようなビジネスにとっても刺激的な時期ですが、移転を管理する人にとっては、非常にストレスになる可能性があります。 E.ONによる調査は移動前提がマネージャーがに対処しなければならない二番目に緊張に満ちた仕事であることが分った。 その結果、巨大な78%の企業が実際に移動を遅らせ、すべてのストレスを避けるために、非効率的で窮屈で高価な施設に滞在することを選択しました。

あらゆる種類のオフィス移転を担当する場合、混乱を最小限に抑え、新しい施設があなたの会社の現在と将来のニーズを満たすことが不可欠です。 あなたのビジネスや同僚にとって非常に重要な移転では、オフィスの移動プロジェクトマネージャー(通常は施設マネージャー)が、移動のあらゆる側面を整理、管

あなたのキャリアの中で多くのオフィス移転プロジェクトを任されることはまずありませんし、多くの人にとって、それはあなたの最初で唯一の

移転プロジェクトの最も高価なミスを避けるために、オフィス移転プロジェクトを正常に管理するために考慮する必要がある七つの重要なことをまとめました。

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予算

移転プロジェクトの費用はいくらですか?

オフィスを移動するとき、コストは非常に迅速にラックすることができます。 予算は、遅延、見落とし、および予期せずトリミングの問題のために、単に簡単にオーバーショットすることができます。 プロジェクトマネージャーは、インテリアデザインや新しい文房具などの費用を含む可能性のあるこの予算を管理する責任がありますが、通常は法律

あなたの予算に固執することは、実際にそれを設定するのと同じくらい難しいことがあります。 厄介な驚きと隠されたコストは、あなたも考えていないかもしれないものから切り抜くことができます。 ここでは、多くの予算を見落とすいくつかの一般的な項目があります:

  1. あなたは荒廃のコストを考慮したか、あなたが空いているオフィスを復活させましたか?
  2. 特別な取り扱いが必要なリース機器や専門機器はありますか? これには美術コレクションや化学物質
  3. 移転のコストに影響を与えるアクセスやタイミングの制限はありますか?

オフィス移転を始める前に、オフィス移転の全費用を確認できることが重要です。 かなりのコストが誤って判断することができます–または完全に逃した-あなたが前に移動を経験していないという理由だけで。 あなたはそれがあなたの移動の完全なコストに光を当てることができるかもしれない経験豊富なワークスペースの変更会社とあなたの移動を議論す

インテリアソリューションとオフィスデザイン

新しいオフィススペースをどのように設計すべきですか?

新しいワークスペースの現在の状態によっては、大幅な改修または単に更新が必要な場合があります。 いずれにしても、あなたが必要とする内部の解決を与えるオフィスの適合の会社を見つける必要がある-理想的には、タイムラインの点では提供する間ターンキー解決を、終わりのそしてあなたの予算の内の高水準提供する会社。

あなたの制約やニーズを明確に考えて会社にアプローチすることができれば、フィットアウト会社はあなたのオフィスの設計とコンセプトを完全に制御することができるはずです-あなたはこの責任を委任したいはずです。 これは旅行のあらゆるステップでループで保つ間概念からの引き渡しにあなたの内部を管理するので、あなたの作業負荷および圧力を減らすのを助

あなたのオフィススペースを最大化することは、特にあなたの会社が急速に成長しているか、やや厳しい新しい場所に移動している場合、あなたのた これはスペース立案者のサービスが便利に入って来ることができるところである。 彼らはスペース計画に付属している一般的な問題を支援することができるかもしれないし、彼らはまた、改修サービスを提供する場合は、少数の請負業者を管理し、移動のサービス統合要素を簡素化することから利益を得ることができるように、あなたの移転会社に話します。

コミュニケーション

あなたが動いていることを誰が知る必要がありますか?

移転プロジェクトを成功させるためには、効果的なコミュニケーションが不可欠です。 すべてのケースで施設管理者の責任ではないかもしれませんが、それがあなたの送金に該当する場合は、あなたの移動の言葉を広めるための戦略を あなたが顧客、製造者、地主および他の接触を含む言うことができる多くの異なった方法がある:

  • 顧客の領収書と請求書を含むチラシや住所変更カードを配布する
  • 電子メールまたは郵便キャンペーンを送信する
  • ウェブサイトに通知を配置する
  • 追 メールへのメッセージ
  • ソーシャルメディア投稿
  • Googleリスト、オフィス文房具、ウェブサイト、電子メールフッターのアドレスを更新することを忘れないでくださ

多くの場合、移転プロジェクトの成功は移動の”ソフト”要素に依存しています。 あなたの側に、ループ内の従業員を維持することは、オフィスの移動に関連付けられている任意の不安を緩和する重要な部分です。 彼らの懸念を聞くことはまた、あなたが移動に関連する問題のいくつかに対処し、あなたがすべてのベースをカバーしてきたことを確認するのに役立

移転プロジェクトでは、できるだけ早くサービスプロバイダーにあなたの移動を認識させます。 あなたはこれらのいくつかの通知期間を提供する必要があるかもしれないので、あなたの契約を見直し、正式にそれらを通知する方法を研究する

また:あなたの銀行や保険会社にあなたが動いていることを知らせることを忘れないでください! また、あなたの古いものと新しい隣人があなたの手配を知っているようにすることができます。

オフィス家具

あなたの既存のオフィス家具で何をしますか?

オフィス家具に関しては、選択肢があると考えるのは不合理ではありません。 但し、あなたのオフィス用家具を改装するか、またはremanufacturingによって両方の利点を達成できるかもしれない。

新しい仕事条件を満たすか、または建築家が置く現代設計の標準に達するためにそれを新しくよくさせるためにあなたのオフィス用家具をremanufacture このプロセスは、無駄が少なく、新しいものを購入するよりもかなり安価であるため、非常に有益です–再製造オフィスチェアは、新しいものを購入する また、BREAAMまたはSKAの評価ポイントを蓄積するためのポイントスコアリングの非常に良い方法です。

統合サービスプロバイダーは、あなたの古い家具のためのオプションの範囲を提供することができるはずです。 それらは転換のオフィス用家具のremanufacturingプロジェクトに容量をすぐに有し、あなたのための慈善団体にそれを販売するか、また更に寄付するマーケティングのようなあなたの古い家具に他の選択を、与えるかもしれない。

IT、データ、コンピュータ、接続

電気機器とITをどのように移転するのですか、それとも新しいITキットにアップグレードするための移動の機会を利用しますか?

IT機器の移転を検討する際には、考慮する必要があるポイントが不足していません。 それらがほとんどの現代ビジネスの操業に重大であるので、それはあなたがこの装置を気遣うために特別なステップを踏むこと必要である。

移動する前に、新しいオフィスで使用する準備ができている機器を再稼働させるために、機器のセットアップを監査する必要があります。 これらが非常に慎重に移動されたら、それらは再起動され、時には複雑なネットワークインフラストラクチャに接続される必要があります。 これらのシステムは、安全性を維持する必要がある機密データをホストしているため、CTCクリアエンジニアを使用して機器を廃止して再稼働させるこ

データセンター&サーバー

ビジネスクリティカルなデータをホストするサーバーは、ダウンタイムを最小限に抑えて、非常に慎重かつ安全に再配置する必要があ 移行は、シームレスで安全で、ダウンタイムを最小限に抑えるために最適にスケジュールされる必要があります。

破損、障害、または盗まれたデータは非常に高価になる可能性があります。 装置が交通機関で監視され、それを安全保ち、静的な集結を防ぐために専門家の包装を使用して動くことは重要である。

リースされた機器

お使いの機器の一部については、それを移動したり、保証またはサービスカバー契約を破る危険性がある前に、ベンダーからの承認を要求す 一部の専門機器については、ベンダー自身がそれを移動することを主張するか、リースされた機器を自分で移動する責任がある場合、ベンダーは承認された移 リースされた機器を移転する際の義務は、契約書に記載されている必要があります。

電話とインターネット接続

電話システムとインターネット接続を新しいオフィスでの初日から有効にするには、十分な時間が必要です。 新しいサービスプロバイダーを使用している場合でも、既存のサービスプロバイダーを使用している場合でも、オフィス間の移行で接続が失われないように 移動日の前に問題を識別し、診断し、そして修理する位置にあることを確かめなさい。

既存の電話交換所の対象エリア内で移動する場合は、既存の電話番号を保持することができます。 あなたは0800または0845番号を持っている場合は、英国で移動する場所はどこでもそれらを取ることができます。 番号を変更する必要がある場合は、古い番号を追加料金で新しい番号にリダイレクトすることができます。

古い機器と不要な家具

不要な家具やIT機器をどうしますか?

オフィスの移転は、古いファイルを削除し、並べ替え、冗長な家具やレガシー IT機器を取り除く絶好の機会です。 あなたが使用しようとしていない何かを移動する上で少しポイント支出時間/予算があります。

しかし、これらのアイテムを処分すると高価になる可能性があります。 不要な家具、IT、電気機器がある場合は、責任を持って持続可能な方法でこれらのアイテムをクリアし、廃棄コストを節約し、廃棄物を防止する簡単な方 支持できる整理の提供者を使用することを選べばオフィス用家具、IT、および電気機器を寄付してもいいまた更にあなたがもはや必要としない項目 アイテムを効果的に再利用できない場合は、安全なリサイクルは、まだコストが削減されることを確認します。

オフィス移転計画

あなたはシームレスな移動をやってのけるために必要なリソースを持っていますか?

統合されたオフィスの移動サービス-プロバイダーまたは単にワークスペースの変更の会社と働いているかどうか、構造化された移動計画を持っていることは可能ようにビジネスへの同様に少しの中断を保障するために重大である。

統合サービスプロバイダーは、移行が高い基準に確実に実行されるために必要な知識、専門知識、およびリソースを提供します。 さらに、彼らはあなたが混乱を最小限に抑えるために必要な助けを与えて、あなたの移動の前、中、そして後にサポートを提供します。

これには、すべてが正しい場所に安全に転送されるようにするための梱包と開梱サービス、家具の解体と再組み立て、既存および新しい領域の清掃、ヘルプデスクのマンニングが含まれます。

できるだけ混乱の少ない移動を完了したら、スタッフとクライアントのための移動パーティーで祝うために時間をかけてください!

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梱包からルートの計画まで、このオフィス移動チェックリストは、スムーズな移行のためにすべてを置くのに役立つツールです。

オフィスの移動は決して対処するのは簡単なことではありません。 この旅の間に間違って行くことができるので、多くのものがあり、それは非常にストレスの多いことができます。

だから、何もこのタスクを完了することからあなたを阻止させてはいけません。

ストレスレベルを低く保ちながら、ビジネスオーナーがある施設から別の施設に移動するのを助けるように設計されたチェックリストを開始します。

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