企業の金融プロセスの多くのように、ささいな現金は、開始時に良いアイデアのように思えます。 これは、オフィスの周りに小さな支払いを行うための比較的簡単で効率的な方法です。
残念ながら、その単語”比較的”は前の文で多くの仕事をしています。
また、ほとんどの金融プロセスのように、チームはしばしば遅かれ早かれ行政債務に自分自身を見つけるので。 単に支払いを調整することは、彼らの”本当の”仕事から離れてあまりにも多くの時間を取って、探偵に財務チームを回すことができます。
あなたはそれを望んでいません。 だから、この記事では、我々は良いささいな現金管理と和解のための必需品を見てみましょう。 そして私達は最もよい内部プロセスがほしいと思うそれらの会社のためのこの旧式なシステム上の明確な改善を、提供する。
小口現金に新しいですか？ ペティキャッシュボックスのプロセスと手順の詳細をご覧ください。
小口現金調整
調整は、すべての取引と支払レコードをレビューする会計慣行です。 企業は、記録された支払いが実際に行われ、記録が正確かつ完全であることを確認するために、すべての支払いを調整する必要があります。
したがって、小口現金調整は、小口現金支払いを評価し、会社の記録が最新であることを確認するプロセスです。
小口現金の調整は、これらの支払いの小さく矛盾した性質を考えると、特に困難な場合があります。 多くの従業員は、ささいな現金は密接に追跡する必要はないと信じています-これは単に使い捨ての資金であると考えています。
もちろん、会計士はこのようには見えません。 彼らは関係なく、支出の理由や使用される支払い方法の、すべてのトランザクションの明確な理解を必要としています。 クレジットカード、現金、または従業員の経費請求によって作られたかどうか、それはすべての会社のお金だと注意して扱われる必要があります。
知っておくべき重要な用語
この記事ではいくつかの用語やフレーズを使用するので、最初に明確にすることをお勧めします。
- フロート:小さなキャッシュボックスには、通常、チームが費やす現金を持っているように、開始残高が含まれています。 これは典型的には、毎月または四半期に補充され、最も印象的なシステムと呼ばれています。
- 支出：ささいな現金を使用して行われた支払いのためのわずかに技術的な用語。 現金は、異なった浪費者達に「支出され」、そして、うまくいけば、道に沿って記録されます。
- ログ: Petty cashログには、petty cashを使用して行われたすべての支払いが表示されます。
- バウチャー：ログシステムの一部で、これらは個々の支払いを示しています。 彼らは通常、発注書の一種として従業員によって記入されています。 一つのバウチャー=一つの取引。
- キーホルダー/カストディアン:通常、一人だけが小さなキャッシュボックスへの鍵を持っています。 この人は、適切に現金を配布し、虐待を防止する責任があります。
小口現金を調整する方法
小口現金を調整する実際のプロセスは理論的には非常に簡単です。 私たちは一瞬で潜在的な課題に到達しますが、ここでは一言で言えばです:
- フロートを確認してください。 開始金額は何ですか？
- 指定された期間の終わりに、これは浮動小数点数よりも低くする必要があります。
- 記録された取引を（バウチャーとログを介して）加算する。 これらは、フロート金額と残りの現金との差に等しくなければなりません。
- これらは、対応する経費勘定に割り当てられます。
- バウチャーと予想残高の違いを特定し、調査します。 私たちが見るように、これは財務チームにとって最大のこだわりポイントであり、ささいな現金の周りの頭痛の主な原因です。
- 総勘定元帳に取引を記録します。 これは典型的な財務決算プロセスの一部です。
だから理論的には、それはそれにあるすべてです。 しかし、ほとんどの企業の財務プロセスと同様に、理論は常に現実と一致しません。
ささいな現金調整の問題
会社の支払いのいずれかの種類の調整は、希望よりも時間がかかることがあります。 アイデアは簡単です：あなたは他のソースに対して費やされたもののあなたの内部記録をチェックします-通常はクレジットカードや銀行の明細書。
しかし、二人が並んでいないとき、会計士は答えを見つけなければなりません。 そして、これは多くの貴重な時間がかかることがあります。
大きな問題は、ステップ4と5で来ます。 第一に、なぜ支出が行われたのかは必ずしも明確ではありません。 バウチャーは不完全または曖昧であり、チームメンバーは経費勘定を正確にする必要がある理由を理解していない可能性があります。
しかし、もちろん、最大の問題は、現金の欠落や文書の欠落の周りに発生します。 現金は、その性質上、カード支払いよりも追跡が困難です。 巧妙なささいな現金プログラムは勤勉な管理人と規則に続くチームの残りに頼る。
せいぜいヒューマンエラーの可能性が高い。 そして最悪の場合、盗難や詐欺の可能性があります。 いずれにしても、財務チームは、企業に価値を追加するのではなく、比較的小さな支払いで問題を調査するために過度の時間を費やす傾向があります。
これらの問題を克服する
物理的なささいなキャッシュボックスに固執する限り、そして一般的に現金支払い-あなたは常に問題を抱えています。 これらが深刻であるか軽度の煩わしさであるかは、実際にあなたのプロセスに依存します。
最悪の最悪から身を守るためにできる簡単なことがいくつかあります:
- 定期的にささいな現金を調整します。 月に一度はおそらく大丈夫ですが、ちょうど後で調査がより困難になりますよりも長く待っています。
- 選択し、賢明にあなたのキーホルダーを訓練します。 これらの人々はより多くの仕事を作成するが、またkeyholdersに仕事をよくする最もよい刺激があることを保障する財政のチームのメンバーであるかもしれない。
- デジタルログを保持し、領収書をスキャンします。 これは、おそらく、管理人に少し負担をかけますが、領収書が欠落して行くか、その金額がエラーになっている可能性を低減します。 また、データ入力がすでに行われているため、最終的な調整プロセスがはるかに高速になります。
- 最大支払額を設定します。 これは迷惑な管理者や間違いを防ぐことはできませんが、少なくとも被害を軽減します。
しかし、もちろん、あなたはまだ問題を抱えているでしょう。 ささいなキャッシュボックスは、一般的ですが、実際には会社の資金にアクセスできない従業員のための回避策にすぎません。 だから、このダンスを続けるのではなく、別の選択肢を提案します。
: petty cash
へのクリーンアップグレードは、従業員が最善の仕事をするために時々費やす必要があります。 幸運な少数はそれらにお金への直接アクセスを与える会社のクレジットカードを与えられる。 しかし、我々が書いたように、会社のクレジットカードは、独自の問題が付属しています。
そして、すべての従業員が持っているわけではないという単純な理由で、小口現金を法人カードに置き換えることはできません。 どうして？ 彼らは危険と見られている、と彼らは時折使用するにはあまりにも高価だからです。
しかし、従業員のデビットカード-Spendeskが提供するもののように-これらの同じ欠点を持っていません。 私たちはすでに、これらのプリペイド経費カードと古典的なコーポレートカードの違いについての全体の記事を書いています。 ここでは簡単な復習です。
従来の法人カード
プロバイダーに関係なく、これらの昔ながらのカードには常に共通点がいくつかあります:
- ロールアウトするために高価な（したがって、うまくスケールしない）
- 追跡するのは難しい
- 財務チームは、クレジットカードの支払いを調整する文を待つ
- 支出をリアルタイムで可視化しない
- 乱用、誤用、または詐欺を防ぐ簡単な方法がない
自宅で自分のクレジットカードに注意する必要がありますすべての理由は、あまりにもオフィスで適用されます。
デビット経費カード
スマートデビットカードは、上記の問題のほとんどのための簡単な修正を提供します。 彼らはあなたを聞かせて:
- 中央ダッシュボードで各従業員のすべての支払いを追跡
- 各チーム、役職、または個々の従業員にカスタム制限を設定
- 仮想カードでオンライン、またはプラ システムは、あなたのための支払いと領収書をチェックするので、あなたの本は最新の状態に滞在します。
しかし、彼らがささいな現金よりもアップグレードされている主な理由は、すべての従業員が持っていることができるということです。 彼らは借方だから-クレジットではない-浪費のリスクはありません。 ルールは明確に設定されており、チームメンバーはそれらに従う選択の余地がありません。
つまり、誰もが安全に資金にアクセスできることを意味し、小さな現金箱はまったく必要ありません。
Spendeskの従業員デビットカードの詳細については、こちらをご覧ください。
ささいな現金の和解についてスマートに取得
うまくいけば、この記事を読んだ後、いくつかのことが明確です:
- ささいな現金は密接に監視する必要があり、支払いは頻繁に調整する必要があります。
- 手動調整は、特にエラーが存在する場合、財務チームに余分な作業と頭痛を追加します。
- 小口現金が少ないほど、より良い。
- スマートソリューションは、進化する準備ができている企業のために存在します。
あなたの次のステップは、あなたが今日のすべての支払いを調整するために失っているどのくらいの時間と労力に依存します。 あなたはあまりにも多くの費用を持っていない場合は、会社のカードとささいな現金ボックスは、おそらく大丈夫です。
しかし、支出は通常、成長の不可欠な部分です。 そして、より多くのあなたが費やすほど、より多くの管理負担が問題になります。
あなたが今日その負担を感じ始めているなら、より良い選択肢を検討する時が来ました:
