Riconciliazione di cassa piccola: come gestire i pagamenti in contanti aziendali

Come un sacco di processi di finanza aziendale, petty cash sembra una buona idea all’inizio. È un modo relativamente semplice ed efficiente per effettuare piccoli pagamenti in ufficio.

Sfortunatamente, quella parola “relativamente” sta facendo molto lavoro nella frase precedente.

Perché anche come la maggior parte dei processi finanziari, i team si trovano spesso in debito amministrativo prima o poi. La semplice riconciliazione dei pagamenti può trasformare i team finanziari in detective, prendendo troppo tempo dal loro lavoro “reale”.

Non lo vuoi. Quindi, in questo articolo, vedremo gli elementi essenziali per una buona gestione della piccola cassa e la riconciliazione. E poi offriremo un chiaro aggiornamento su questo sistema vecchio stile, per quelle aziende che vogliono i migliori processi interni.

Nuovo alla piccola cassa? Scopri di più sui processi e le procedure di cassa piccola.

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Riconciliazione di cassa piccola

La riconciliazione è la pratica contabile di rivedere tutte le transazioni e le registrazioni dei pagamenti. Le aziende devono riconciliare tutti i pagamenti per garantire che i pagamenti registrati abbiano effettivamente avuto luogo e che i record siano accurati e completi.

Pertanto, la riconciliazione di cassa piccola è il processo di valutazione dei pagamenti di cassa piccola e di assicurarsi che i registri aziendali siano aggiornati.

Conciliare la piccola cassa può essere particolarmente difficile, data la natura modesta e incoerente di questi pagamenti. Molti dipendenti credono che la piccola cassa non abbia bisogno di essere monitorata da vicino – che questo è semplicemente un fondo usa e getta.

Naturalmente, i contabili non la vedono in questo modo. Hanno bisogno di una chiara comprensione di ogni transazione, indipendentemente dal motivo della spesa o dal metodo di pagamento utilizzato. Se fatta con carta di credito, contanti, o reclamo spesa dipendente, è tutto il denaro aziendale e deve essere trattato con cura.

Termini importanti da sapere

Useremo alcuni termini e frasi in questo articolo, quindi vale la pena chiarirli prima.

  • Float: le casse piccole di solito contengono un saldo iniziale in modo che le squadre abbiano denaro da spendere. Questo è in genere rifornito ogni mese o trimestre, in quello che viene chiamato un sistema di anticipi.
  • Esborsi: Il termine leggermente tecnico per i pagamenti effettuati utilizzando piccoli contanti. Il denaro viene “erogato” a diversi spendaccioni e, si spera, registrato lungo la strada.
  • Registro: Il log petty cash dovrebbe mostrare tutti i pagamenti effettuati utilizzando petty cash.
  • Buoni: Parte del sistema di log, questi mostrano ogni singolo pagamento. Sono in genere compilati dai dipendenti come una sorta di ordine di acquisto. Un buono = una transazione.
  • Portachiavi / custode: in genere solo una persona avrà le chiavi della cassa piccola. Questa persona è responsabile della distribuzione di denaro in modo appropriato e della prevenzione degli abusi.

Come riconciliare la piccola cassa

L’effettivo processo di riconciliazione della piccola cassa è teoricamente molto semplice. Arriveremo alle potenziali sfide in un momento, ma qui è in poche parole:

  1. Accertarsi del galleggiante. Qual è l’importo iniziale?
  2. Contare il denaro. Alla fine di un determinato periodo, questo dovrebbe essere inferiore all’importo float.
  3. Sommare le transazioni registrate (tramite voucher e il registro). Questi dovrebbero essere uguali alla differenza tra l’importo del flottante e il denaro rimanente.
  4. Categorizza le erogazioni. Questi saranno poi assegnati ai conti spese corrispondenti.
  5. Identificare e indagare le differenze tra i buoni e il saldo previsto. Come vedremo, questo è il più grande punto critico per i team finanziari e la principale causa di mal di testa intorno alla piccola cassa.
  6. Registra le transazioni nel registro generale. Questo fa parte del tipico processo di chiusura finanziaria.
  7. Ricostituire il galleggiante per il mese prossimo.

Quindi, in teoria, questo è tutto ciò che c’è da fare. Ma come con la maggior parte dei processi di finanza aziendale, la teoria non sempre corrisponde alla realtà.

Problemi con la riconciliazione dei piccoli contanti

La riconciliazione di qualsiasi tipo di pagamento aziendale può richiedere più tempo del desiderato. L’idea è semplice: si controlla i record interni di ciò che è stato speso contro altre fonti – di solito carta di credito o estratti conto bancari.

Ma quando i due non si allineano, i contabili devono trovare le risposte. E questo può richiedere molto tempo prezioso.

I grandi problemi arrivano nei passaggi 4 e 5. In primo luogo, non è sempre chiaro il motivo per cui è stato effettuato un esborso. I voucher possono essere incompleti o vaghi e i membri del team potrebbero non comprendere i motivi per cui i conti di spesa devono essere precisi.

Ma, naturalmente, i maggiori problemi si verificano intorno alla mancanza di denaro o alla documentazione mancante. Cash, per sua stessa natura, è più difficile da monitorare rispetto ai pagamenti con carta. Un programma di cassa piccola successo si basa su un custode diligente, e sul resto della squadra seguendo le regole.

Nella migliore delle ipotesi, c’è un’alta probabilità di errore umano. E nel peggiore dei casi, c’è il potenziale per il furto e la frode. In entrambi i casi, i team finanziari tendono a dedicare troppo tempo a indagare su problemi con pagamenti relativamente piccoli, invece di aggiungere valore alle loro aziende.

Superare questi problemi

Finché si bastone con la cassa piccola cassa fisica – e pagamenti in contanti in generale – avrete sempre problemi. Se questi sono gravi o un lieve fastidio dipende davvero dai tuoi processi.

Ci sono alcune semplici cose che puoi fare per proteggerti dal peggio del peggio:

  • Riconciliare regolarmente la piccola cassa. Una volta al mese probabilmente va bene, ma aspettare più a lungo rende l’indagine più difficile in seguito.
  • Scegli e allena saggiamente i tuoi portachiavi. Queste persone possono anche essere membri del team finanziario, che crea più lavoro, ma assicura anche che i titolari delle chiavi hanno i migliori incentivi per fare bene il lavoro.
  • Tenere un registro digitale e scansionare le ricevute. Questo pone un piccolo onere per il custode, forse, ma riduce la probabilità che le ricevute vanno mancanti o che gli importi sono in errore. Rende anche l’eventuale processo di riconciliazione molto più veloce, poiché l’immissione dei dati è già stata eseguita.
  • Imposta un importo massimo di esborso. Ciò non impedisce fastidiosi amministratori o errori, ma almeno attenua il danno.

Ma ovviamente, avrai ancora problemi. La cassa piccola, mentre comune, è in realtà solo una soluzione per i dipendenti che non hanno accesso ai fondi aziendali. Quindi, piuttosto che continuare questa danza, suggeriamo un’altra opzione.

Carte di debito dei dipendenti: l’aggiornamento pulito a petty cash

I dipendenti devono spendere di tanto in tanto per fare il loro lavoro migliore. A pochi fortunati vengono date carte di credito aziendali, che danno loro accesso diretto al denaro. Ma come abbiamo scritto, le carte di credito aziendali hanno i loro problemi.

E non è possibile sostituire la piccola cassa con le carte aziendali per il semplice motivo che non tutti i dipendenti ne hanno uno. Perché? Perché sono visti come rischiosi e sono troppo costosi da usare solo occasionalmente.

Ma le carte di debito dei dipendenti, come quelle offerte da Spendesk, non hanno questi stessi inconvenienti. Abbiamo già scritto un intero post sulle differenze tra queste carte di spesa prepagate e la classica carta aziendale. Ecco un rapido aggiornamento.

Carte aziendali tradizionali

Non importa il fornitore, queste carte vecchio stile hanno sempre un paio di cose in comune:

  • Costoso per il roll-out (e quindi non scala bene)
  • Difficile pista
  • Finanza squadre di attendere che le dichiarazioni di conciliare pagamenti con carta di credito
  • No visibilità in tempo reale della spesa
  • esiste un modo semplice per prevenire l’abuso, uso improprio, o frodi

Tutti i motivi per cui si dovrebbe essere attenti con la vostra carta di credito a casa la domanda presso l’ufficio troppo.

Carte di spesa di debito

Carte di debito intelligenti forniscono una soluzione facile per la maggior parte dei problemi di cui sopra. Ti hanno lasciato:

  • Traccia di ogni pagamento da parte di ciascun dipendente in un centro di dashboard
  • Impostare i limiti per ogni squadra, titolo di lavoro o a destra giù per il singolo dipendente
  • pagamento online con carte virtuali, o in-store con plastica
  • Vedere cosa c’è speso in tempo reale, non alla fine del mese
  • Riconciliazione è quasi immediato. Il sistema controlla pagamenti e ricevute per te, in modo che i tuoi libri rimangano aggiornati.

Ma la ragione principale per cui sono un aggiornamento rispetto alla piccola cassa è che ogni dipendente può averne uno. Perché sono di debito – non di credito-non c’è alcun rischio di spese eccessive. Le regole sono chiaramente impostate e i membri del team non hanno scelta di seguirle.

Il che significa che tutti possono avere accesso sicuro ai fondi, e non c’è bisogno di una cassa piccola a tutti.

Ulteriori informazioni sulle carte di debito dei dipendenti di Spendesk.

Diventa intelligente sulla riconciliazione dei piccoli contanti

Speriamo che dopo aver letto questo articolo, alcune cose siano chiare:

  1. La piccola cassa deve essere monitorata attentamente e i pagamenti dovrebbero essere riconciliati spesso.
  2. La riconciliazione manuale aggiunge lavoro extra e mal di testa per i team finanziari, specialmente dove esistono errori.
  3. Meno cassa, meglio è.
  4. Esistono soluzioni intelligenti per aziende pronte ad evolversi.

I tuoi prossimi passi dipenderanno da quanto tempo e fatica stai perdendo per riconciliare tutti i pagamenti di oggi. Se non si dispone di troppe spese, carte aziendali e una cassa piccola sono probabilmente bene.

Ma la spesa è di solito una parte essenziale della crescita. E più si spende, più l’onere amministrativo diventa un problema.

Se stai iniziando a sentire quel peso oggi, è il momento di prendere in considerazione opzioni migliori:

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