7 cose da considerare quando si trasferisce un ufficio

Trasferirsi in un nuovo ufficio è un momento emozionante per qualsiasi azienda, ma per coloro che gestiscono il trasferimento, può essere estremamente stressante. Un sondaggio condotto da E. ON ha rilevato che locali in movimento è il secondo compito più stressante che i manager hanno a che fare con. Di conseguenza, un colossale 78% delle aziende effettivamente ritardare in movimento, optando per rimanere in inefficienti, strutture anguste e costose solo per evitare lo stress di tutto.

Se sei responsabile di qualsiasi tipo di trasferimento di uffici, è fondamentale che l’interruzione sia ridotta al minimo e che le nuove strutture soddisfino le esigenze attuali e future della tua azienda. Con le delocalizzazioni così critiche per la tua azienda e i tuoi colleghi, spetta al project manager di Office moves (normalmente il facilities manager) organizzare, gestire e procurarsi ogni aspetto del trasloco con grande dettaglio, ma nel modo più fluido possibile.

È improbabile che tu abbia il compito di gestire molti progetti di trasferimento di uffici nella tua carriera, e per molti, sarà la tua prima e unica volta a gestire una mossa.

Per evitare gli errori più costosi di un progetto di delocalizzazione, abbiamo messo insieme sette cose essenziali che devi considerare per gestire con successo un progetto di delocalizzazione dell’ufficio:

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Budget

Quanto costerà il tuo progetto di ricollocazione?

Quando si spostano gli uffici, i costi possono accumularsi molto rapidamente. I budget possono essere facilmente superati semplicemente a causa di ritardi, sviste e problemi che si verificano inaspettatamente. Il project manager sarà probabilmente responsabile della gestione di questo budget che potrebbe includere costi come l’interior design e la nuova cancelleria, ma di solito esclude le spese legali e di proprietà.

Attenersi al budget può essere altrettanto difficile quanto impostarlo effettivamente. Brutte sorprese e costi nascosti possono emergere da cose a cui potresti non aver nemmeno pensato. Qui ci sono alcuni elementi comuni che molti bilanci si affacciano:

  1. Hai considerato il costo delle dilapidazioni o il ripristino dell’ufficio che stai liberando?
  2. Avete attrezzature in leasing o specialistiche che richiedono una movimentazione speciale? Questo potrebbe includere anche collezioni d’arte o prodotti chimici
  3. Ci sono limiti di accesso o di temporizzazione che avranno un impatto sul costo del vostro trasferimento?

È importante che tu possa accertare i costi completi del trasferimento dell’ufficio prima di iniziare. Costi considerevoli possono essere giudicati erroneamente-o persi del tutto-solo perché non hai mai sperimentato una mossa prima. Si può trovare utile per discutere la vostra mossa con una società di cambiamento di lavoro con esperienza che può essere in grado di far luce sui costi completi del vostro movimento!

Soluzioni per interni e Office Design

Come si dovrebbe progettare il vostro nuovo spazio ufficio?

A seconda delle condizioni attuali del nuovo spazio di lavoro, potrebbe richiedere una ristrutturazione sostanziale o solo un aggiornamento. In entrambi i casi, è necessario trovare un ufficio fit-out società che vi fornirà le soluzioni interne di cui avete bisogno-idealmente, una società che fornisce una soluzione chiavi in mano pur offrendo in termini di timeline, un elevato standard di finitura e all’interno del vostro budget.

Se si può affrontare una società con una chiara idea dei vostri vincoli e le esigenze che fit-out società dovrebbe essere in grado di prendere il pieno controllo del design e il concetto del vostro ufficio – se si desidera delegare questa responsabilità. Questo ti aiuterà a ridurre il carico di lavoro e qualsiasi stress, in quanto gestiranno il tuo interno dal concetto alla consegna, mantenendoti sempre aggiornato in ogni fase del viaggio.

Massimizzare il tuo spazio ufficio può anche essere un obiettivo chiave per te, in particolare se la tua azienda sta crescendo rapidamente o si sta spostando in una nuova posizione leggermente più stretta. Questo è dove i servizi di un pianificatore di spazio possono tornare utili. Parla con la tua azienda di ricollocazione, in quanto potrebbero essere in grado di aiutare con i problemi comuni che vengono con la pianificazione dello spazio e se forniscono anche servizi di ristrutturazione, puoi trarre vantaggio dal dover gestire un minor numero di appaltatori e semplificare l’elemento di integrazione del servizio del trasloco.

Comunicazione

Chi ha bisogno di sapere che si sta muovendo?

Una comunicazione efficace è essenziale per il successo di un progetto di delocalizzazione. Anche se potrebbe non essere la responsabilità del gestore delle strutture in ogni caso, se rientra nelle tue competenze, è importante avere una strategia in atto per diffondere la parola della tua mossa. Ci sono molti modi diversi si può dire ai clienti, fornitori, proprietari e altri contatti, tra cui:

  • Distribuisci volantini o cambi di indirizzo con ricevute e fatture dei clienti
  • Invia una email o una campagna postale
  • Inserisci una notifica sul tuo sito web
  • Aggiungi un post scriptum messaggio alle tue e-mail
  • Post sui social media
  • Non dimenticare di aggiornare l’indirizzo sul tuo profilo Google, cancelleria per ufficio, sito web e piè di pagina e-mail.

Spesso, il successo di un progetto di delocalizzazione dipende dagli elementi “soft” di una mossa. Mantenere i dipendenti dalla tua parte e nel ciclo è una parte importante per alleviare qualsiasi ansia associata allo spostamento dell’ufficio. Ascoltare le loro preoccupazioni ti aiuterà anche ad affrontare alcuni dei problemi associati allo spostamento e ad assicurarti di aver coperto ogni base.

Rendi i tuoi fornitori di servizi consapevoli della tua mossa il prima possibile nel progetto di ricollocazione. Potrebbe essere necessario servire periodi di preavviso su alcuni di questi, quindi è necessario rivedere i contratti e ricercare come notificarli formalmente.

Inoltre: non dimenticare di far sapere alla tua banca e alle compagnie di assicurazione che ti stai muovendo! Potresti anche voler lasciare che i tuoi vecchi e nuovi vicini conoscano i tuoi accordi.

Mobili per ufficio

Cosa farai con i tuoi mobili per ufficio esistenti?

Quando si tratta di mobili per ufficio, non è irragionevole pensare di avere delle scelte: una, la porti con te nella tua nuova posizione, o due, sostituiscila con mobili completamente nuovi. Tuttavia, si può essere in grado di ottenere i benefici di entrambi ristrutturando o rigenerando i mobili per ufficio.

È possibile rigenerare i mobili per ufficio per renderli come nuovi, per soddisfare nuove esigenze di lavoro o raggiungere i moderni standard di design stabiliti dagli architetti. Questo processo può essere molto vantaggioso in quanto è meno dispendioso e considerevolmente più economico rispetto all’acquisto di sedie da ufficio nuove – la rigenerazione può costare fino all ‘ 80% in meno rispetto all’acquisto di nuove. È anche un ottimo modo di segnare punti per accumulare punti di valutazione BREAAM o SKA.

Un fornitore di servizi integrato dovrebbe essere in grado di fornire una gamma di opzioni per i vostri vecchi mobili. Possono avere la capacità di trasformare rapidamente i progetti di rigenerazione di mobili per ufficio e fornirti altre opzioni per i tuoi vecchi mobili, come il marketing, la vendita o anche la donazione a enti di beneficenza per tuo conto.

IT, Dati, Computer e connessioni

Come trasferirete le vostre apparecchiature elettriche e IT, o coglierete l’occasione del passaggio per passare al nuovo kit IT?

Quando si considera il trasferimento di apparecchiature IT, non c’è carenza di punti che è necessario considerare. Poiché sono fondamentali per la gestione della maggior parte delle aziende moderne, è essenziale adottare misure speciali per prendersi cura di questa apparecchiatura.

Desktop

Ogni configurazione dei tuoi colleghi sarà unica, sia in termini di configurazioni che di apparecchiature dello schermo. Prima di spostarsi, è necessario controllare le configurazioni delle apparecchiature per riprendere le apparecchiature pronte per l’uso nel nuovo ufficio. Una volta che questi sono stati spostati con molta attenzione, devono essere rimessi in funzione e collegati a infrastrutture di rete a volte complesse. Questi sistemi ospitano dati sensibili che devono rimanere sicuri, quindi è essenziale utilizzare gli ingegneri autorizzati CTC per smantellare e rimettere in servizio le apparecchiature.

Data Center &Server

I server che ospitano dati business-critical devono essere ricollocati con molta attenzione e sicurezza con tempi di inattività ridotti al minimo. Le migrazioni devono essere senza soluzione di continuità, sicure e pianificate in modo ottimale per ridurre al minimo i tempi di inattività.

Rotture, guasti o dati rubati possono essere estremamente costosi. È importante che le apparecchiature siano monitorate durante il trasporto e spostate utilizzando imballaggi specializzati per mantenerle al sicuro e prevenire l’accumulo statico.

Attrezzature affittate

Per alcune delle vostre apparecchiature, potrebbe essere necessario richiedere l’approvazione del fornitore prima di poterlo spostare o rischiare di infrangere gli accordi di garanzia o di copertura del servizio. Per alcune attrezzature specialistiche, i venditori stessi possono insistere per spostarlo o se sei responsabile dello spostamento dell’attrezzatura affittata da solo, il venditore potrebbe richiedere di seguire un processo di spostamento approvato. I tuoi obblighi quando trasferisci le attrezzature affittate dovrebbero essere dettagliati nella documentazione del contratto.

Telefoni e connessioni Internet

Avrete bisogno di lasciare un sacco di tempo per garantire sistemi telefonici e connessioni internet sono in diretta dal primo giorno nel vostro nuovo ufficio. Sia che si utilizzi un nuovo fornitore di servizi o che si alloggia con quello esistente, è necessario assicurarsi che la connettività non venga persa nella transizione tra gli uffici. Assicurati di essere in grado di identificare, diagnosticare e risolvere i problemi prima del giorno in movimento.

Se ci si sposta all’interno dell’area coperta dalla centrale telefonica esistente, si sarà in grado di mantenere il numero di telefono esistente. Se hai un numero 0800 o 0845 puoi portarli ovunque ti muovi nel Regno Unito. Se devi cambiare il tuo numero, è possibile reindirizzare il tuo vecchio numero a quello nuovo a un costo aggiuntivo.

Vecchie attrezzature e mobili indesiderati

Cosa farai con i tuoi mobili indesiderati o attrezzature informatiche?

Trasferire uffici è una grande opportunità per declutter, ordinare vecchi file e sbarazzarsi di mobili ridondanti e apparecchiature IT legacy. Non ha senso spendere tempo / budget per spostare tutto ciò che non si intende utilizzare.

Tuttavia, lo smaltimento di questi articoli può rivelarsi costoso. Se si dispone di mobili indesiderati, IT o apparecchiature elettriche, ci sono modi semplici è possibile responsabile e sostenibile chiaro questi elementi, risparmiando i costi di smaltimento e prevenire i rifiuti. Se si sceglie di utilizzare un fornitore di liquidazione sostenibile, allora possono donare mobili per ufficio, IT e apparecchiature elettriche o anche rivendere gli elementi che non è più necessario. Se gli articoli non possono essere riutilizzati in modo efficace, il riciclaggio sicuro assicurerà comunque la riduzione dei costi.

Office Relocate Plan

Hai le risorse necessarie per realizzare una mossa senza interruzioni?

Sia che si lavori con un fornitore di servizi di trasloco integrato per ufficio o semplicemente con un’azienda che cambia spazio di lavoro, avere un piano di trasloco strutturato è fondamentale per garantire il minor disturbo possibile al business.

I fornitori di servizi integrati ti forniranno le conoscenze, le competenze e le risorse necessarie per garantire che il trasferimento venga effettuato secondo standard elevati. Inoltre, forniranno supporto prima, durante e dopo la tua mossa, dandoti l’aiuto necessario per ridurre al minimo le interruzioni.

Ciò può includere la fornitura di servizi di imballaggio e disimballaggio per garantire che tutto sia trasferito in modo sicuro nella posizione corretta, lo smontaggio e il rimontaggio dei mobili, la pulizia delle aree esistenti e nuove e l’equipaggio degli help desk.

Una volta completata la mossa con il minor disturbo possibile, prenditi il tempo per festeggiare con una festa di trasloco per il personale e i clienti!

Scarica la nostra lista di controllo Office Move

Spostarsi dal tuo attuale ufficio è un’impresa seria e questo PDF evidenzierà come lavorare in modo più efficiente durante il processo con una lista di controllo.

Dall’imballaggio alla pianificazione di un percorso, questa lista di controllo di office move è uno strumento per aiutarti a mettere tutto per una transizione fluida.

Le mosse dell’ufficio non sono mai una cosa facile da gestire. Ci sono così tante cose che potrebbero andare male durante questo viaggio, e può essere molto stressante.

Quindi, non lasciare che nulla ti scoraggi dal completare questa attività.

Inizia con la nostra lista di controllo che è stato progettato per aiutare i proprietari di imprese passare da una struttura all’altra, mantenendo bassi i livelli di stress.

Ciò che Rende la Corona di Lavoro si distingue

Supporto di tutti i formati spostare

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Esperienza Personale Dedicato

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Ridurre al minimo i tempi di inattività

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comprendiamo l’importanza di conoscere i nostri clienti in modo siamo in grado di pianificare e realizzare liscia commerciali di delocalizzazione, con tempi di inattività minimi.

Ci avvaliamo di un team dedicato di 120 – che sono tutti completamente addestrati e la sicurezza eliminato al più alto livello.

Il personale in uniforme e una flotta livree, completamente cingolata con sospensioni pneumatiche per proteggere i vostri beni, sono forniti di serie.

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