Petty cash megbékélés: hogyan kezeljük a vállalati készpénzfizetéseket

mint sok vállalati pénzügyi folyamat, a petty cash is jó ötletnek tűnik az elején. Ez egy viszonylag egyszerű és hatékony módja annak, hogy kis kifizetéseket végezzen az irodában.

sajnos ez a “viszonylag” szó sok munkát végez az előző mondatban.

mert a legtöbb pénzügyi folyamathoz hasonlóan a csapatok is előbb-utóbb adminisztratív adósságba kerülnek. Pusztán a kifizetések összeegyeztetése a pénzügyi csapatokat nyomozókká változtathatja, túl sok időt vesz igénybe “valódi” munkájuktól.

ezt nem akarod. Tehát ebben a cikkben megvizsgáljuk a jó kis készpénzkezelés és a megbékélés alapvető elemeit. Ezután egyértelmű frissítést kínálunk ezen a régimódi rendszeren, azoknak a vállalatoknak,akik a legjobb belső folyamatokat akarják.

új a petty cash-ben? Tudjon meg többet a petty cash box folyamatokról és eljárásokról.

új cselekvésre ösztönzés

apró készpénz-egyeztetés

az egyeztetés az összes tranzakció és fizetési nyilvántartás áttekintésének számviteli gyakorlata. A vállalatoknak össze kell egyeztetniük az összes kifizetést annak biztosítása érdekében, hogy a rögzített kifizetések valóban megtörténtek, valamint hogy a nyilvántartások pontosak és teljesek legyenek.

így a petty cash megbékélés a petty cash fizetések értékelésének folyamata, és annak biztosítása, hogy a vállalati nyilvántartások naprakészek legyenek.

a kis összegű készpénz összeegyeztetése különösen nagy kihívást jelenthet, tekintettel e kifizetések kicsi és következetlen jellegére. Sok alkalmazott úgy véli, hogy a kis összegű készpénzt nem kell szorosan nyomon követni – hogy ez egyszerűen eldobható alap.

természetesen a könyvelők nem így látják. Minden tranzakció világos megértésére van szükségük, függetlenül a kiadások okától vagy az alkalmazott fizetési módtól. Akár hitelkártyával, készpénzzel vagy munkavállalói költségigényléssel történik, ez mind vállalati pénz, és óvatosan kell kezelni.

Fontos tudnivalók

néhány kifejezést és kifejezést fogunk használni ebben a cikkben, ezért érdemes először tisztázni őket.

  • úszó: a kis készpénzes dobozok általában tartalmaznak egy kezdő egyenleget, hogy a csapatoknak legyen pénzük költeni. Ezt általában havonta vagy negyedévente pótolják, az úgynevezett előleg-rendszerben.
  • kifizetések: a kis összegű készpénz felhasználásával történő kifizetések kissé technikai kifejezése. A készpénzt” folyósítják ” a különböző költőknek, és remélhetőleg az út mentén rögzítik.
  • napló: A petty cash log-nak tartalmaznia kell a petty cash használatával végrehajtott összes kifizetést.
  • utalványok: a naplórendszer része, ezek minden egyes fizetést tartalmaznak. Általában az alkalmazottak töltik ki, mint egyfajta beszerzési megrendelést. Egy utalvány = egy tranzakció.
  • kulcstartó/letétkezelő: általában csak egy személynek lesz kulcsa a kispénztárhoz. Ez a személy felelős a készpénz megfelelő elosztásáért és a visszaélések megelőzéséért.

hogyan lehet összeegyeztetni a kis készpénzt

a kis készpénz összeegyeztetésének tényleges folyamata elméletileg nagyon egyszerű. Egy pillanat alatt eljutunk a lehetséges kihívásokhoz, de itt van dióhéjban:

  1. ellenőrizze az úszót. Mi a kezdő összeg?
  2. számolja meg a készpénzt. Egy adott időszak végén ennek alacsonyabbnak kell lennie, mint a lebegő összeg.
  3. összeadja a rögzített tranzakciókat (utalványokon és naplón keresztül). Ezeknek meg kell egyezniük a lebegő összeg és a fennmaradó készpénz közötti különbséggel.
  4. a kifizetések kategorizálása. Ezeket ezután hozzárendelik a megfelelő költségszámlákhoz.
  5. azonosítsa és vizsgálja meg az utalványok és a várható egyenleg közötti különbségeket. Mint látni fogjuk, ez a legnagyobb ragaszkodási pont a pénzügyi csapatok számára, és a fejfájás fő oka a kis készpénz körül.
  6. jegyezze fel a tranzakciókat a főkönyvben. Ez a tipikus pénzügyi zárási folyamat része.
  7. töltse fel az úszót a következő hónapra.

tehát elméletben ez minden. De mint a legtöbb vállalati pénzügyi folyamatnál, az elmélet sem mindig felel meg a valóságnak.

problémák a készpénzes egyeztetéssel

bármilyen vállalati fizetés egyeztetése a kívántnál tovább tarthat. Az ötlet egyszerű: ellenőrzi a belső nyilvántartásait arról, hogy mit költöttek más forrásokkal – általában hitelkártya-vagy bankszámlakivonatokkal.

de amikor a kettő nem áll össze, a könyvelőknek választ kell találniuk. Ez pedig sok értékes időt vehet igénybe.

a nagy kérdések a 4.és 5. lépésben szerepelnek. Először is, nem mindig világos, hogy miért történt kifizetés. Az utalványok hiányosak vagy homályosak lehetnek, és a csapattagok nem értik azokat az okokat, amelyek miatt a költségszámláknak pontosnak kell lenniük.

de természetesen a legnagyobb problémák a hiányzó készpénz vagy a hiányzó dokumentáció körül fordulnak elő. Készpénz, természeténél fogva, nehezebb nyomon követni, mint a kártyás fizetések. A sikeres petty cash program egy szorgalmas letétkezelőre támaszkodik, valamint a csapat többi tagjára, akik betartják a szabályokat.

legjobb esetben is nagy a valószínűsége az emberi hibának. És a legrosszabb esetben lopás és csalás lehetősége van. Akárhogy is, a pénzügyi csapatok általában indokolatlan időt töltenek a viszonylag kis kifizetésekkel kapcsolatos kérdések kivizsgálásával, ahelyett, hogy hozzáadott értéket adnának vállalataiknak.

ezeknek a problémáknak a leküzdése

mindaddig, amíg ragaszkodik a fizikai készpénzes dobozhoz – és általában a készpénzes fizetésekhez -, mindig problémái lesznek. Az, hogy ezek komolyak vagy enyhe bosszúságok, valóban az Ön folyamataitól függ.

van néhány egyszerű dolog, amit megtehetsz, hogy megvédd magad a legrosszabbtól:

  • rendszeresen összeegyeztetni a kis készpénzt. Havonta egyszer valószínűleg rendben van, de a hosszabb várakozás csak később megnehezíti a nyomozást.
  • válassza ki és képezze a kulcstartókat bölcsen. Ezek az emberek akár a pénzügyi csapat tagjai is lehetnek, ami több munkát teremt, de biztosítja azt is, hogy a kulcstulajdonosok a legjobb ösztönzőkkel rendelkezzenek a munka jó elvégzéséhez.
  • készítsen digitális naplót, és szkennelje be a nyugtákat. Ez egy kis terhet ró a letétkezelőre, talán, de csökkenti annak valószínűségét, hogy a bevételek eltűnnek, vagy hogy az összegek hibásak. Sokkal gyorsabbá teszi az esetleges egyeztetési folyamatot is, mivel az adatbevitel már megtörtént.
  • állítsa be a maximális kifizetési összeget. Ez nem akadályozza meg a bosszantó adminisztrátorokat vagy hibákat, de legalább enyhíti a károkat.

de természetesen továbbra is problémái lesznek. A petty cash box, bár gyakori, valójában csak egy megoldás azoknak az alkalmazottaknak, akik nem férnek hozzá a vállalati pénzeszközökhöz. Tehát ahelyett, hogy folytatnánk ezt a táncot, egy másik lehetőséget javasolunk.

munkavállalói betéti kártyák: a tiszta frissítés petty cash

alkalmazottak kell tölteni időről időre, hogy nem a legjobb munkát. Néhány szerencsés cég hitelkártyát kap, amely közvetlen hozzáférést biztosít a pénzhez. De ahogy írtuk, a vállalati hitelkártyák saját problémákkal járnak.

és nem helyettesítheti a kis összegű készpénzt vállalati kártyákkal azon egyszerű oknál fogva, hogy nem minden alkalmazott rendelkezik ilyennel. Miért? Mert kockázatosnak tekintik őket, és túl drágák ahhoz, hogy csak alkalmanként használják őket.

de a munkavállalói betéti kártyáknak – mint amilyeneket a Spendesk kínál – nincsenek ugyanazok a hátrányai. Már írtunk egy egész bejegyzést az előre fizetett költségkártyák és a klasszikus vállalati kártya közötti különbségekről. Itt egy gyors frissítés.

hagyományos vállalati kártyák

a szolgáltatótól függetlenül ezeknek a régimódi kártyáknak mindig van néhány közös vonása:

  • drága kigurulni (ezért nem skálázható jól)
  • nehéz nyomon követni
  • pénzügyi csapatok várják a kimutatásokat a hitelkártyás fizetések összeegyeztetésére
  • nincs valós idejű láthatóság a kiadások felett
  • nincs egyszerű módja a visszaélések, visszaélések vagy csalások megelőzésének

minden ok, amiért óvatosnak kell lennie a saját hitelkártyájával otthon, az irodában is érvényes.

Betéti költségkártyák

az intelligens betéti kártyák egyszerű megoldást nyújtanak a fenti problémák többségére. Hagyták, hogy:

  • Kövesse nyomon az egyes alkalmazottak minden fizetését egy központi irányítópulton
  • állítson be egyéni korlátokat minden csapathoz, munkakörhöz, vagy egészen az egyes alkalmazottakig
  • fizessen online virtuális kártyákkal, vagy boltban műanyaggal
  • nézze meg, mit költött valós időben-nem a hónap végén
  • a megbékélés szinte azonnali. A rendszer ellenőrzi a kifizetéseket és a nyugtákat az Ön számára, így könyvei naprakészek maradnak.

de a legfontosabb oka, hogy ők egy frissítést át kicsinyes készpénz, hogy minden alkalmazott lehet egy. Mivel ők terhelési – nem hitel-nincs kockázata a túlköltekezés. A szabályok világosan meg vannak határozva, és a csapattagoknak nincs más választásuk, hogy kövessék őket.

ami azt jelenti, hogy mindenki biztonságosan hozzáférhet a pénzeszközökhöz, és egyáltalán nincs szükség apró pénztárra.

Tudjon meg többet a Spendesk munkavállalói betéti kártyáiról.

Get smart a petty cash megbékélés

remélhetőleg elolvasása után ezt a cikket, néhány dolog világos:

  1. a kis összegű készpénzt szorosan figyelemmel kell kísérni, és a kifizetéseket gyakran össze kell egyeztetni.
  2. a kézi egyeztetés extra munkát és fejfájást okoz a pénzügyi csapatoknak, különösen ott, ahol hibák vannak.
  3. minél kevesebb apró készpénz, annál jobb.
  4. intelligens megoldások léteznek a fejlődésre kész vállalatok számára.

a következő lépések attól függnek, hogy mennyi időt és erőfeszítést veszítesz az összes kifizetés összeegyeztetése érdekében. Ha nincs túl sok költsége, a vállalati kártyák és a kis készpénzdoboz valószínűleg rendben van.

de a kiadások általában a növekedés elengedhetetlen részét képezik. Minél többet költenek,annál nagyobb az adminisztratív teher.

ha ma kezdi érezni ezt a terhet, itt az ideje, hogy fontolja meg a jobb lehetőségeket:

új cselekvésre ösztönzés

facebook megosztás
twitter megosztás
linkedin megosztás

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.