7 szempont, amelyet figyelembe kell venni az iroda áthelyezésekor

új irodába költözés izgalmas idő minden vállalkozás számára, de az áthelyezést irányító személyek számára rendkívül stresszes lehet. Az E. ON felmérése szerint a helyiségek költöztetése a második legstresszesebb feladat, amellyel a vezetőknek foglalkozniuk kell. Ennek eredményeként a vállalatok óriási 78% – A késlelteti a költözést, úgy dönt, hogy nem hatékony, szűk és költséges létesítményekben marad, csak azért, hogy elkerülje az összes stresszt.

ha Ön felelős bármilyen irodai áthelyezésért, létfontosságú, hogy a zavarok minimalizálódjanak, és hogy az új létesítmények megfeleljenek vállalata jelenlegi és jövőbeli igényeinek. Mivel az áthelyezések rendkívül fontosak az Ön vállalkozása és kollégái számára, az office moves projektmenedzsere (általában a létesítménymenedzser) feladata, hogy a költözés minden aspektusát nagy részletességgel, de a lehető legegyszerűbben megszervezze, kezelje és beszerezze.

nem valószínű, hogy sok irodai áthelyezési projektet kap a karrierje során, és sokak számára ez lesz az első és egyetlen alkalom, amikor egy költözést irányít.

annak érdekében, hogy elkerülje az áthelyezési projekt legköltségesebb hibáit, hét alapvető dolgot állítottunk össze, amelyeket figyelembe kell vennie az irodai áthelyezési projekt sikeres kezeléséhez:

töltse le ingyenes office move ellenőrzőlistánkat itt!

költségvetés

mennyibe kerül az áthelyezési projekt?

irodák költözésekor a költségek nagyon gyorsan felhalmozódhatnak. A költségvetések könnyen túlléphetők egyszerűen a késedelmek, a mulasztások és a váratlanul felbukkanó problémák miatt. A projektmenedzser valószínűleg felelős a költségvetés kezeléséért, amely magában foglalhatja az olyan költségeket, mint a belsőépítészet és az új írószerek – de általában nem tartalmazzák a jogi és ingatlandíjakat.

a költségvetéshez való ragaszkodás ugyanolyan nehéz lehet, mint a tényleges beállítás. A csúnya meglepetések és a rejtett költségek olyan dolgokból származhatnak, amelyekre talán még nem is gondoltál. Íme néhány gyakori elem, amelyet sok költségvetés figyelmen kívül hagy:

  1. figyelembe vette a dilapidációk költségeit vagy a kiürített iroda visszaállítását?
  2. van olyan bérelt vagy speciális felszerelése, amely különleges kezelést igényel? Ez magában foglalhatja a művészeti gyűjteményeket vagy a vegyi anyagokat is
  3. vannak-e olyan hozzáférési vagy időzítési korlátozások, amelyek befolyásolják az áthelyezés költségeit?

fontos, hogy az iroda áthelyezésének teljes költségét meg tudja állapítani, mielőtt elkezdené. A jelentős költségeket félre lehet ítélni – vagy teljesen kihagyni – csak azért, mert korábban nem tapasztalt lépést. Előfordulhat, hogy előnyös, hogy megvitassák a lépés egy tapasztalt munkaterület változás cég, aki képes lehet megvilágítani a teljes költségét a lépés!

belsőépítészeti megoldások és irodai tervezés

hogyan tervezze meg új irodaterületét?

az új munkaterület aktuális állapotától függően jelentős felújítást vagy csak frissítést igényelhet. Akárhogy is, meg kell találnia egy irodai fit-out céget, amely biztosítja a szükséges belső megoldásokat – ideális esetben egy olyan céget, amely kulcsrakész megoldást nyújt, miközben az idővonal, a magas színvonalú kivitelezés és a költségvetésen belül.

ha meg tudja közelíteni a vállalatot a korlátok és igények világos elképzelésével, akkor a fit-out cégnek képesnek kell lennie arra, hogy teljes mértékben átvegye az iroda tervezését és koncepcióját – ha ezt a felelősséget átruházza. Ez segít csökkenteni a munkaterhelést és a stresszt, mivel a koncepciótól az átadásig kezelik a belső tereket, miközben az utazás minden lépésében folyamatosan tájékoztatják Önt.

az irodaterület maximalizálása szintén kulcsfontosságú cél lehet az Ön számára, különösen akkor, ha cége gyorsan növekszik, vagy kissé szűkebb helyre költözik. Ez az, ahol az űrtervező szolgáltatásai hasznosak lehetnek. Beszéljen az áthelyezési cégével, mivel segítséget nyújthatnak a tértervezéssel kapcsolatos közös kérdésekben, és ha felújítási szolgáltatásokat is nyújtanak, akkor előnyös lehet, ha kevesebb vállalkozót kell kezelnie, és egyszerűsíti a költözés szolgáltatásintegrációs elemét.

kommunikáció

kinek kell tudnia, hogy mozog?

a hatékony kommunikáció elengedhetetlen az áthelyezési projekt sikeréhez. Bár lehet, hogy nem minden esetben a létesítményvezető felelőssége, ha az Ön hatáskörébe tartozik, fontos, hogy legyen egy stratégiája a lépés hírének terjesztésére. Sok különböző módon lehet mondani az ügyfelek, beszállítók, földesurak és egyéb kapcsolatok, beleértve:

  • szórólapok terjesztése vagy címkártyák megváltoztatása vevői nyugtákkal és számlákkal
  • küldjön e-mailt vagy postai kampányt
  • tegyen értesítést a webhelyére
  • adjon hozzá egy UI. üzenet az e-mailjeihez
  • közösségi média bejegyzések
  • ne felejtse el frissíteni a címet a Google-adatlapon, az irodaszereken, a webhelyen és az e-mail láblécekben.

az áthelyezési projekt sikere gyakran a költözés ‘puha’ elemeitől függ. Az alkalmazottak megtartása az Ön oldalán és a hurokban fontos része az iroda költözésével kapcsolatos szorongás enyhítésének. Az aggodalmaik meghallgatása segít a mozgással kapcsolatos problémák megoldásában is, és biztosítja, hogy minden bázist lefedjen.

az áthelyezési projektben a lehető leghamarabb értesítse szolgáltatóit költözéséről. Előfordulhat, hogy ezek közül néhányat értesítési időszakokra kell szolgálnia, ezért szükség van a szerződések felülvizsgálatára és a hivatalos értesítés módjának kutatására.

Továbbá: ne felejtsd el tudatni bankoddal és biztosítótársaságoddal, hogy költözöl! Azt is szeretné, hogy a régi és az új szomszédok tudják a szabályokat.

Irodabútor

mit fog tenni a meglévő irodabútorokkal?

amikor az irodabútorról van szó, nem ésszerűtlen azt gondolni, hogy van választási lehetősége: egy, vigye magával az új helyére, vagy kettő, cserélje ki teljesen új bútorokkal. Előfordulhat azonban, hogy mind az irodabútor felújításával, mind az újragyártásával elérheti az előnyeit.

lehetséges az irodabútor újragyártása, hogy olyan jó legyen, mint az új, megfeleljen az új munkakörülményeknek, vagy elérje az építészek által meghatározott modern tervezési szabványokat. Ez a folyamat rendkívül előnyös lehet, mivel kevésbé pazarló és lényegesen olcsóbb, mint az új vásárlás – az irodai székek újragyártása akár 80% – kal is olcsóbb lehet, mint az új vásárlás. Ez egy rendkívül jó módszer a pontszerzésre a BREAAM vagy SKA minősítési pontok felhalmozására.

egy integrált szolgáltatónak képesnek kell lennie arra, hogy számos lehetőséget biztosítson Önnek a régi bútorokhoz. Lehet, hogy képesek az irodabútorok újragyártási projektjeinek gyors megfordítására, és más lehetőségeket kínálnak a régi bútorok számára, például marketing, értékesítés vagy akár adományozás jótékonysági szervezeteknek az Ön nevében.

IT, Data, Computers and Connections

hogyan fogja áthelyezni az elektromos berendezéseket és az IT-t, vagy megragadja a lehetőséget, hogy új IT-készletre frissítsen?

az informatikai berendezések áthelyezésének mérlegelésekor nincs hiány olyan pontokból, amelyeket figyelembe kell vennie. Mivel ezek kritikusak a legtöbb modern vállalkozás működtetéséhez, elengedhetetlen, hogy speciális lépéseket tegyen ennek a berendezésnek a gondozására.

asztali gépek

kollégái minden beállítása egyedi lesz, mind a konfigurációk, mind a képernyő felszerelése szempontjából. Költözés előtt meg kell vizsgálnia a berendezések beállításait, hogy újra üzembe helyezze az új irodában használatra kész berendezéseket. Miután ezeket nagyon gondosan áthelyezték, újra üzembe kell helyezni őket, és néha összetett hálózati infrastruktúrákhoz kell csatlakoztatni őket. Ezek a rendszerek olyan érzékeny adatokat tárolnak, amelyeknek biztonságban kell maradniuk, ezért elengedhetetlen, hogy a CTC clear mérnököket használja a berendezés leszereléséhez és újbóli üzembe helyezéséhez.

adatközpontok & szerverek

az üzleti szempontból kritikus adatokat tároló szervereket nagyon óvatosan és biztonságosan kell áthelyezni, az állásidőt abszolút minimumra csökkentve. A migrációnak zökkenőmentesnek, biztonságosnak és optimálisan ütemezettnek kell lennie az állásidő minimalizálása érdekében.

a törések, meghibásodások vagy ellopott adatok rendkívül drágák lehetnek. Fontos, hogy a berendezéseket a szállítás során figyelemmel kísérjék, és speciális csomagolással szállítsák, hogy biztonságban legyenek, és megakadályozzák a statikus felhalmozódást.

bérelt berendezések

egyes berendezéseknél előfordulhat, hogy jóváhagyást kell kérnie a szállítótól, mielőtt még áthelyezheti, vagy kockáztathatja a garanciális vagy szervizfedezeti megállapodások megszegését. Egyes speciális berendezések esetében a gyártók maguk is ragaszkodhatnak a mozgatáshoz, vagy ha Ön felelős a bérelt berendezések mozgatásáért, az eladó megkövetelheti, hogy kövesse a jóváhagyott költöztetési folyamatot. A bérelt berendezések áthelyezésével kapcsolatos kötelezettségeit részletezni kell a szerződés dokumentációjában.

telefonok és internetkapcsolatok

rengeteg időt kell hagynia annak biztosítására, hogy a telefonrendszerek és az internetkapcsolatok az új irodában való első naptól kezdve élesek legyenek. Akár új szolgáltatót használ, akár a meglévőnél marad, meg kell győződnie arról, hogy a kapcsolat nem vész el az irodák közötti átmenet során. Győződjön meg róla, hogy képes azonosítani, diagnosztizálni és kijavítani a problémákat a mozgó nap előtt.

ha a meglévő telefonközpont által lefedett területen mozog, megtarthatja meglévő telefonszámát. Ha 0800 vagy 0845 számmal rendelkezik, bárhová is költözhet az Egyesült Királyságban. Ha meg kell változtatnia a számát, lehetséges, hogy a régi számát felár ellenében átirányítja az újra.

régi berendezések és nem kívánt bútorok

mit fog tenni a nem kívánt bútorokkal vagy informatikai berendezésekkel?

az irodák áthelyezése nagyszerű lehetőség a régi fájlok lebontására, rendezésére, valamint a felesleges bútorok és a régi informatikai berendezések megszabadulására. Kevés értelme van arra, hogy időt/költségvetést költsön arra, hogy bármit is mozgasson, amit nem fog használni.

ezeknek a tárgyaknak az ártalmatlanítása mégis költségesnek bizonyulhat. Ha nem kívánt bútorokkal, informatikai vagy elektromos berendezésekkel rendelkezik, könnyen kezelheti ezeket a tárgyakat felelősségteljesen és fenntarthatóan, megtakarítva az ártalmatlanítási költségeket és megelőzve a hulladékot. Ha úgy dönt, hogy fenntartható vámkezelési szolgáltatót használ, akkor adományozhat irodabútorokat, informatikai és elektromos berendezéseket, vagy akár olyan elemeket is eladhat, amelyekre már nincs szüksége. Ha az elemeket nem lehet hatékonyan újra felhasználni, a biztonságos újrahasznosítás továbbra is biztosítja a költségek csökkentését.

Office áthelyezési terv

megvan a szükséges erőforrások a zökkenőmentes költözéshez?

függetlenül attól, hogy integrált irodaköltöztetési szolgáltatóval vagy egyszerűen egy munkaterületváltó céggel dolgozik, a strukturált költöztetési terv elengedhetetlen ahhoz, hogy a lehető legkisebb zavart biztosítsa az üzleti életben.

az integrált szolgáltatók biztosítják Önnek azokat a tudást, szakértelmet és erőforrásokat, amelyekre szüksége van ahhoz, hogy a költözés magas színvonalon történjen. Ezenkívül támogatást nyújtanak a költözés előtt, alatt és után, így segítséget nyújtanak a zavarok minimalizálásához.

ez magában foglalhatja a csomagolási és kicsomagolási szolgáltatásokat, amelyek segítenek biztosítani, hogy minden biztonságosan a megfelelő helyre kerüljön, a bútorok szétszerelését és összeszerelését, a meglévő és új területek tisztítását, valamint a help deskek személyzetét.

miután befejezte a lépést a lehető legkisebb zavarással, szánjon időt arra, hogy megünnepelje a személyzet és az ügyfelek beköltözését!

töltse le irodánk áthelyezési Ellenőrzőlistáját

a jelenlegi irodájából való költözés komoly vállalkozás, és ez a PDF egy ellenőrzőlistával kiemeli, hogyan lehet a leghatékonyabban dolgozni a folyamat során.

a csomagolástól az útvonal tervezéséig ez az office move ellenőrzőlista egy olyan eszköz, amely segít mindent megtenni a zökkenőmentes átmenet érdekében.

irodai mozog soha nem könnyű dolog foglalkozni. Olyan sok dolog van, ami rosszul fordulhat elő ezen az úton, és nagyon stresszes lehet.

tehát ne hagyja, hogy bármi visszatartsa a feladat elvégzésétől.

kezdje el ellenőrzőlistánkat, amelynek célja, hogy segítse a vállalkozások tulajdonosait az egyik létesítményből a másikba költözni, miközben alacsony a stresszszint.

mi teszi a Crown Workspace-t kiemelkedővé

támogatja az összes méretet mozog

támogatja az összes méretet mozog

szakértelem dedikált botok

szakértelem dedikált botok

üzemszünet minimalizálása

üzemszünet minimalizálása

tisztában vagyunk az ügyfeleink megismerésének fontosságával, hogy zökkenőmentes kereskedelmi áthelyezéseket tervezhessünk és szállíthassunk, minimális állásidővel.

egy 120 fős csapatot alkalmazunk, akik mind teljes képzettséggel és a legmagasabb szintű biztonsági ellenőrzéssel rendelkeznek.

alapfelszereltségként egyenruhás személyzetet és teljes lánctalpas flottát biztosítunk air ride felfüggesztéssel az eszközök védelme érdekében.

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.