Rapprochement de la petite caisse : comment gérer les paiements en espèces de l’entreprise

Comme beaucoup de processus de financement d’entreprise, la petite caisse semble être une bonne idée au début. C’est un moyen relativement simple et efficace d’effectuer de petits paiements au bureau.

Malheureusement, ce mot « relativement » fait beaucoup de travail dans la phrase précédente.

Car comme la plupart des processus financiers, les équipes se retrouvent souvent endettées tôt ou tard. Le simple rapprochement des paiements peut transformer les équipes financières en détectives, en prenant trop de temps loin de leur « vrai » travail.

Tu ne veux pas ça. Donc, dans cet article, nous examinerons les éléments essentiels pour une bonne gestion de la petite caisse et un rapprochement. Et ensuite, nous proposerons une mise à niveau claire de ce système à l’ancienne, pour les entreprises qui veulent les meilleurs processus internes.

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Rapprochement de la petite caisse

Le rapprochement est la pratique comptable consistant à examiner toutes les transactions et tous les enregistrements de paiement. Les entreprises doivent rapprocher tous les paiements pour s’assurer que les paiements enregistrés ont effectivement eu lieu et que les enregistrements sont exacts et complets.

Ainsi, le rapprochement de la petite caisse consiste à évaluer les paiements de petite caisse et à s’assurer que les registres de l’entreprise sont à jour.

Le rapprochement de la petite caisse peut s’avérer particulièrement difficile, étant donné la nature faible et incohérente de ces paiements. De nombreux employés croient que la petite caisse n’a pas besoin d’être suivie de près – qu’il s’agit simplement d’un fonds jetable.

Bien sûr, les comptables ne le voient pas de cette façon. Ils ont besoin d’une compréhension claire de chaque transaction, quelle que soit la raison de la dépense ou le mode de paiement utilisé. Que ce soit par carte de crédit, en espèces ou par demande de remboursement de dépenses des employés, tout est de l’argent de l’entreprise et doit être traité avec soin.

Termes importants à connaître

Nous utiliserons quelques termes et expressions dans cet article, il est donc utile de les clarifier en premier.

  • Float: Les boîtes de petite caisse contiennent généralement un solde de départ afin que les équipes aient de l’argent à dépenser. Ceci est généralement réapprovisionné tous les mois ou tous les trimestres, dans ce qu’on appelle un système d’avances temporaires.

  • Décaissements : Terme légèrement technique pour les paiements effectués à l’aide de la petite caisse. L’argent est « décaissé » à différents dépensiers et, espérons-le, enregistré en cours de route.
  • Log: Le journal de la petite caisse doit indiquer tous les paiements effectués à l’aide de la petite caisse.
  • Bons: Faisant partie du système de journal, ils indiquent chaque paiement individuel. Ils sont généralement remplis par les employés comme une sorte de bon de commande. Un bon = une transaction.
  • Porte-clés/gardien : Habituellement, une seule personne aura les clés de la petite caisse. Cette personne est responsable de la distribution appropriée de l’argent et de la prévention des abus.

Comment réconcilier la petite caisse

Le processus réel de rapprochement de la petite caisse est théoriquement très simple. Nous aborderons les défis potentiels dans un instant, mais ici, c’est en un mot:

  1. Vérifiez le flotteur. Quel est le montant de départ?
  2. Comptez l’argent. À la fin d’une période donnée, cela devrait être inférieur au montant flottant.
  3. Additionnez les transactions enregistrées (via les bons et le journal). Ceux-ci devraient être égaux à la différence entre le montant flottant et l’argent restant.
  4. Catégoriser les décaissements. Ceux-ci seront ensuite affectés à vos comptes de dépenses correspondants.
  5. Identifiez et étudiez les différences entre les bons et le solde attendu. Comme nous le verrons, c’est le plus gros point d’achoppement pour les équipes financières, et la principale cause de maux de tête autour de la petite caisse.
  6. Enregistrez les transactions dans votre grand livre général. Cela fait partie du processus de clôture financière typique.
  7. Réapprovisionnez le flotteur pour le mois prochain.

Donc en théorie, c’est tout ce qu’il y a à faire. Mais comme pour la plupart des processus de financement d’entreprise, la théorie ne correspond pas toujours à la réalité.

Problèmes de rapprochement de la petite caisse

Le rapprochement de tout type de paiement d’entreprise peut prendre plus de temps que souhaité. L’idée est simple: vous vérifiez vos enregistrements internes de ce qui a été dépensé par rapport à d’autres sources – généralement des relevés de carte de crédit ou des relevés bancaires.

Mais quand les deux ne s’alignent pas, les comptables doivent trouver des réponses. Et cela peut prendre beaucoup de temps précieux.

Les grands problèmes viennent aux étapes 4 et 5. Premièrement, il n’est pas toujours clair pourquoi un décaissement a été effectué. Les bons peuvent être incomplets ou vagues, et les membres de l’équipe peuvent ne pas comprendre les raisons pour lesquelles les comptes de dépenses doivent être précis.

Mais bien sûr, les plus gros problèmes se posent autour de l’argent manquant ou de la documentation manquante. L’argent liquide, de par sa nature même, est plus difficile à suivre que les paiements par carte. Un programme de petite caisse réussi repose sur un gardien diligent et sur le reste de l’équipe qui suit les règles.

Au mieux, il y a une forte probabilité d’erreur humaine. Et au pire, il y a un potentiel de vol et de fraude. Quoi qu’il en soit, les équipes financières ont tendance à passer un temps excessif à enquêter sur des problèmes liés à des paiements relativement faibles, au lieu d’ajouter de la valeur à leurs entreprises.

Surmonter ces problèmes

Tant que vous vous en tenez à la petite caisse physique – et aux paiements en espèces en général -, vous aurez toujours des problèmes. Que ceux-ci soient graves ou légers dépend vraiment de vos processus.

Il y a quelques choses simples que vous pouvez faire pour vous protéger du pire du pire:

  • Réconcilier régulièrement la petite caisse. Une fois par mois, c’est probablement bien, mais attendre plus longtemps que simplement rend l’enquête plus difficile plus tard.
  • Choisissez et formez judicieusement vos détenteurs de clés. Ces personnes peuvent même être membres de l’équipe financière, ce qui crée plus de travail mais garantit également que les détenteurs de clés ont les meilleures incitations pour bien faire le travail.
  • Conservez un journal numérique et numérisez les reçus. Cela impose peut-être un peu de fardeau au dépositaire, mais réduit la probabilité que les reçus soient manquants ou que les montants soient erronés. Cela rend également le processus de rapprochement éventuel beaucoup plus rapide, car la saisie des données a déjà été effectuée.
  • Fixez un montant maximal de décaissement. Cela n’empêche pas les erreurs d’administration ou les erreurs ennuyeuses, mais cela atténue au moins les dommages.

Mais bien sûr, vous allez toujours avoir des problèmes. La petite caisse, bien que courante, n’est en réalité qu’une solution de contournement pour les employés qui n’ont pas accès aux fonds de l’entreprise. Alors plutôt que de continuer cette danse, nous suggérons une autre option.

Cartes de débit des employés: la mise à niveau propre vers la petite caisse

Les employés doivent dépenser de temps en temps pour faire de leur mieux. Quelques chanceux reçoivent des cartes de crédit d’entreprise, qui leur donnent un accès direct à l’argent. Mais comme nous l’avons écrit, les cartes de crédit de l’entreprise ont leurs propres problèmes.

Et vous ne pouvez pas remplacer la petite caisse par des cartes d’entreprise pour la simple raison que tous les employés n’en ont pas. Pourquoi? Parce qu’ils sont considérés comme risqués et qu’ils sont trop chers pour être utilisés occasionnellement.

Mais les cartes de débit des employés – comme celles proposées par Spendesk – n’ont pas les mêmes inconvénients. Nous avons déjà écrit tout un article sur les différences entre ces cartes de dépenses prépayées et la carte d’entreprise classique. Voici un rapide rappel.

Cartes d’entreprise traditionnelles

Peu importe le fournisseur, ces cartes à l’ancienne ont toujours quelques points communs:

  • Coûteux à déployer (et donc peu évolutif)
  • Difficile à suivre
  • Les équipes financières attendent les relevés pour réconcilier les paiements par carte de crédit
  • Pas de visibilité en temps réel sur les dépenses
  • Pas de moyen facile de prévenir les abus, les abus ou les fraudes

Toutes les raisons pour lesquelles vous devez faire attention avec votre propre carte de crédit à la maison s’appliquent également au bureau.

Cartes de débit

Les cartes de débit intelligentes fournissent une solution facile à la plupart des problèmes ci-dessus. Ils vous ont laissé:

  • Suivez chaque paiement de chaque employé dans un tableau de bord central
  • Définissez des limites personnalisées pour chaque équipe, titre de poste ou jusqu’à l’employé individuel
  • Payez en ligne avec des cartes virtuelles ou en magasin avec du plastique
  • Voyez ce qui est dépensé en temps réel – pas à la fin du mois
  • Le rapprochement est presque instantané. Le système vérifie les paiements et les reçus pour vous, afin que vos livres restent à jour.

Mais la principale raison pour laquelle ils sont une mise à niveau par rapport à la petite caisse est que chaque employé peut en avoir une. Parce qu’ils sont débiteurs – et non créditeurs – il n’y a aucun risque de dépenses excessives. Les règles sont clairement définies et les membres de l’équipe n’ont pas le choix de les suivre.

Ce qui signifie que tout le monde peut avoir accès aux fonds en toute sécurité et qu’il n’est pas du tout nécessaire d’avoir une petite caisse.

En savoir plus sur les cartes de débit des employés de Spendesk.

Soyez intelligent au sujet du rapprochement de la petite caisse

Espérons qu’après avoir lu cet article, quelques choses sont claires:

  1. La petite caisse doit être surveillée de près et les paiements doivent être rapprochés souvent.
  2. La réconciliation manuelle ajoute du travail supplémentaire et des maux de tête aux équipes financières, en particulier lorsqu’il existe des erreurs.
  3. Moins il y a de petite caisse, mieux c’est.
  4. Des solutions intelligentes existent pour les entreprises prêtes à évoluer.

Vos prochaines étapes dépendront du temps et des efforts que vous perdez pour réconcilier tous les paiements aujourd’hui. Si vous n’avez pas trop de dépenses, les cartes d’entreprise et une petite caisse conviennent probablement.

Mais les dépenses sont généralement un élément essentiel de la croissance. Et plus vous dépensez, plus la charge administrative devient un problème.

Si vous commencez à ressentir ce fardeau aujourd’hui, il est temps d’envisager de meilleures options:

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