Logiciel de redline pour les contrats: comment redline des documents en ligne

Il n’est plus nécessaire de redline des documents en version papier. Découvrez les fonctionnalités du logiciel de redlining de contrat et comment démarrer avec le redlining de contrat dans le navigateur.

Qu’est-ce que le logiciel redlining ?

La signification du Redlining varie en fonction du contexte, mais dans le cadre des contrats, le redlining est le processus de modification et de révision des documents juridiques. Chaque partie établit ses « lignes rouges » dans le cadre du processus de négociation et décide lesquelles accepter ou rejeter.

Une fois qu’un accord est trouvé sur les lignes rouges, les parties sont prêtes à aller de l’avant et à signer le contrat.

Le redlining a une signification différente dans le contexte des pratiques discriminatoires historiques – en savoir plus à ce sujet ici. Dans le contexte juridique, les lignes rouges sont appelées lignes rouges parce qu’elles étaient faites en rouge sur le document physique. C’est le genre de redlining qui nous concerne, et qui peut maintenant être fait dans le navigateur avec un logiciel d’automatisation des contrats.

Redlining numérique

Tout comme la signature électronique a remplacé la signature humide pour les entreprises modernes, le processus de redlining et de négociation a changé pour refléter la collaboration numérique entre les équipes.

Le redlignage sur un même document physique est évidemment inadapté aux entreprises modernes, indépendamment du travail à distance imposé encouragé par la pandémie de COVID-19. Il est inefficace et risqué de devoir travailler physiquement sur les mêmes morceaux de papier.

Mais le workflow de remplacement pour le redlining se déroule en grande partie dans Microsoft Word, ce qui est également inadapté aux entreprises modernes, en particulier si les volumes de contrats augmentent. Microsoft Word fournit certaines fonctionnalités utiles – ses modifications suivies apparaissent sous forme de lignes rouges dans l’interface utilisateur – mais en tant qu’outil construit sur des fichiers statiques, il manque des fonctionnalités de collaboration.

Il ne s’agit peut-être pas d’un document physique, mais les utilisateurs contractuels collaborant sur des lignes rouges dans Word doivent toujours échanger le même fichier entre eux. Cela crée des problèmes, car les utilisateurs doivent:

  • Envoyer des fichiers par e-mail: cela introduit un délai
  • Naviguer dans le contrôle de version: cela crée de la confusion car différentes versions persistent
  • Trouver un moyen de signer: Word n’est pas une plate-forme contractuelle et manque de fonctionnalités pour le reste du cycle de vie du contrat.

Google docs est un format de document numérique basé sur un navigateur qui offre certains avantages par rapport à Word, mais qui ne convient finalement pas aux contrats. La collaboration dans Google docs est limitée et, à moins que les parties ne sélectionnent les bonnes options pour les modifications suivies, il peut être difficile de suivre les modifications et les négociations.

Découvrez comment redline dans Google docs et ses limites en matière de collaboration entre les équipes juridiques.

Ces deux formats étant inadaptés au redlining collaboratif dans le navigateur, à grande échelle, les équipes juridiques se tournent de plus en plus vers des logiciels dédiés au redlining des contrats.

Redlining dans un logiciel d’automatisation des contrats

Le logiciel d’automatisation des contrats est conçu spécifiquement pour les flux de travail juridiques, ce qui signifie qu’il offre certaines fonctionnalités que les outils de traitement de texte, même collaboratifs, ne possèdent pas.Voici une illustration du fonctionnement du logiciel de redlining dans Juro.

1. L’utilisateur partage le contrat avec la contrepartie

Lorsqu’un contrat est prêt, du point de vue de son propriétaire, il clique sur « Partager » et envoie le lien de brouillon à sa contrepartie. Ce lien peut être utilisé pour prévisualiser, partager ou négocier le contrat avant qu’il ne soit prêt à signer.

 flux de contrats logiciels juro redlining

2. La contrepartie commence à redligner

Dans ce cas, la contrepartie a contesté quelques points du contrat. L’utilisateur est informé que les données du contrat ont changé et s’actualise pour voir que:

  • Ils ont changé la période de résiliation de 30 à 90 jours; et
  • Ils ont fait un commentaire sur la période de renouvellement.

La modification de la période de résiliation se traduit par une addition verte ci-dessous, avec le texte précédent entouré de rouge (c’est une ligne rouge, après tout).

 flux de contrats logiciels juro redlining 1

Si nous regardons dans la barre latérale, nous pouvons voir la ligne rouge de terminaison apparaître comme une suggestion. Nous pouvons également voir la substance du commentaire sur la période de renouvellement – la contrepartie demande si le contrat se renouvellera automatiquement.

3. L’utilisateur accepte ou rejette les lignes rouges

Pour accepter le changement de période de résiliation, l’utilisateur coche simplement  » Accepter’:

… et pour le commentaire, ils peuvent soit répondre au fil de discussion et avoir une conversation dans la barre latérale, soit simplement résoudre le commentaire s’il a été discuté hors ligne:

Il peut y avoir des dizaines de lignes rouges dans le document, donc si l’utilisateur souhaite naviguer de la ligne rouge dans la barre latérale au point pertinent du document, il lui suffit de cliquer sur le lien à côté du commentaire et il sera amené au bon endroit dans le contrat:

Les avantages du logiciel redlining

L’utilisation d’un logiciel dédié aux contrats redline plutôt qu’un mélange de documents Word ou Google et d’e-mails présente divers avantages:

  • Contrôle de version : en travaillant sur un document numérique, plutôt que sur un fichier statique composé de données non structurées, le contrôle de version n’est plus un problème. Au lieu de sauter entre les fichiers, vous pouvez simplement faire défiler la chronologie pour voir les modifications.

  • Données de négociation: la plate-forme d’automatisation des contrats crée et conserve une piste d’audit complète des modifications apportées, par qui et quand. Avec un fichier statique, ces données sont définitivement perdues lorsque vous les convertissez en PDF pour les signer.

  • Flux de travail d’approbation : certaines parties prenantes n’ont pas besoin d’être dans les détails de la négociation, mais doivent approuver les contrats finaux avant leur signature. Une plate-forme de contrats comme Juro vous permet d’attribuer les bons rôles aux bonnes personnes.

Une solution de sous-traitance véritablement numérique crée un pipeline de données de contrat, de sorte que les données de redlining peuvent entrer et sortir d’autres systèmes d’enregistrement, comme Salesforce ou Workday. Si les fonctions clés telles que les ventes et les ressources humaines sont d’abord numériques et basées sur un navigateur, les contrats devraient l’être également.

Autres considérations relatives à la négociation de contrats

Une expérience de redlining sans friction dans le navigateur n’est pas le seul moyen d’accélérer les négociations de contrats.

Simplifier vos contrats et les optimiser pour la signature est une victoire rapide qui devrait réduire le temps de clôture des contrats de bout en bout. Voici quelques tactiques que vous pouvez essayer:

  • Assouplissez vos conditions: si une certaine clause est toujours négociée et que vous la concédez presque toujours, pouvez-vous simplement la modifier pour accélérer les transactions?
  • Rendez vos contrats lisibles : supprimez le jargon juridique excessif, pensez à la conception de l’information (nous aimons cette approche) et utilisez des éléments visuels pour rendre vos contrats plus attrayants
  • Signature électronique mobile: assurez-vous que vos contreparties peuvent se connecter sur n’importe quel appareil en choisissant une plate-forme dotée d’une signature électronique sécurisée et adaptée aux mobiles

Logiciel de redlining gratuit: par où commencer

Si vous avez atteint les limites de ce qui est possible dans Google docs, il est peut-être temps d’explorer un logiciel de redlining gratuit. Les comptes Juro commencent gratuitement – inscrivez-vous ici – et la solution est régulièrement présentée comme la plus facile à utiliser dans sa catégorie, ce qui rend l’adoption rapide et transparente (lire les critiques ici).

Si vous pensez que les besoins de votre logiciel de redlining vont au-delà d’un petit déploiement, il pourrait être utile de parler à un spécialiste pour trouver une solution d’entreprise. Si c’est vous, cliquez sur le bouton ci-dessous pour en savoir plus.

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