8 Meilleures Pratiques pour Recueillir les Commentaires des employés

Obtenir des commentaires constants des employés est ce qui déterminera le taux de croissance d’une organisation.

Toute organisation, quelle que soit sa taille, doit établir un système de rétroaction constante des employés. La culture de donner et de recevoir des commentaires est ce qui permet aux organisations d’évaluer leurs forces et leurs faiblesses en temps opportun et de se renforcer. Lorsque les organisations ne voient pas l’importance de la culture de la rétroaction, elles ont tendance à se piéger au même endroit qu’elles le sont actuellement sans croissance significative.

De nombreux gestionnaires ou nouveaux arrivants peuvent ne pas comprendre l’immense valeur que les commentaires des employés apportent à la table. Mais avec le temps, ils sont sûrs de réaliser sa valeur et de la mettre en œuvre. Avant d’aller plus loin dans la discussion, comprenons la définition des commentaires des employés.

La rétroaction des employés fait référence à toute information échangée entre les employés et la direction ou vice-versa. Cela peut souvent être entre les employés eux-mêmes ou de la direction. Il peut être formel ou non formel, mais le but de ces commentaires est d’analyser le rendement, les compétences, l’état d’esprit d’un employé vis-à-vis de l’environnement de travail, etc., pendant leur mandat dans l’entreprise et comment cela aide ou entrave la croissance de l’équipe ainsi que le succès global de l’entreprise.

La plupart des entreprises, en particulier les multinationales, participent à des enquêtes annuelles sur l’engagement dans le cadre de leur protocole. Mais de plus en plus d’entreprises découvrent les avantages des revues de commentaires plus fréquentes ou au moins des sessions de commentaires formelles ou informelles des employés. La clé ici est que les examens annuels sont bons mais ne fonctionnent pas toujours de la meilleure façon possible pour tout le monde — il est trop tard pour que les employés sachent où ils auraient pu s’améliorer et trop tard pour que les entreprises aient mis en œuvre des commentaires / suggestions des employés au profit de l’entreprise.

La relation entre les commentaires des employés et la culture d’entreprise

Bien que la fréquence des commentaires des employés ait tendance à varier d’une entreprise à l’autre, tout le monde connaît leurs avantages. Comme mentionné précédemment, le mécanisme de rétroaction est un indicateur d’un facteur plus inhérent — la culture de l’entreprise. Oui, nous pouvons en dire long sur la culture d’une entreprise à partir de la façon dont elle analyse et gère les commentaires de ses employés.

La première chose à retenir est que les mécanismes de rétroaction consistent à écouter les points de rétroaction des employés et cela indique une autre qualité essentielle que toutes les entreprises doivent avoir: l’empathie. Le consensus est que plus le cycle de rétroaction des employés est fréquent et axé sur l’action dans une entreprise, meilleure est sa culture.

Pour ramener le point à la maison, nous devons réaliser que les entreprises avec des cycles réguliers de rétroaction des employés sont plus susceptibles d’écouter leurs employés et de prendre soin d’eux, car elles savent que pour une organisation, les personnes sont son atout le plus précieux.

Comment recueillir les commentaires des employés de la bonne façon

Oui, il existe une bonne façon de recueillir les commentaires des employés. Les gestionnaires doivent s’assurer qu’ils initient des commentaires avec leurs employés sans les critiquer. Ils doivent établir l’idée que les commentaires des employés ne servent pas à critiquer mais à améliorer la culture d’une entreprise et à la conduire vers un avenir plus durable.

Quel que soit votre rôle, que vous soyez RH, gestionnaire pour la première fois ou employé débutant, tout le monde doit connaître la bonne façon de recueillir et de donner des commentaires aux employés. Jetez un coup d’œil à certaines stratégies qui pourraient vous aider à générer des commentaires sains des employés dans votre organisation.

Effectuez régulièrement des sondages auprès des employés

Oui, respectez le cycle habituel des sondages auprès des employés. Il est courant pour la plupart des gestionnaires de penser que les commentaires des employés ne sont nécessaires que lorsque quelque chose est cassé ou qu’il y a de la discorde au sein de l’équipe. Mais ce n’est pas du tout vrai. Vous devez faire preuve de cohérence auprès de vos employés en suivant le calendrier établi pour le processus de rétroaction.

Une leader à l’écoute des commentaires des membres de son équipe.

S’il s’agit d’un processus de rétroaction hebdomadaire des employés, faites-le. En gardant les commentaires fréquents, vous pouvez continuer à discuter des réalisations immédiates et des préoccupations de chaque employé sans rien négliger. La rétroaction régulière donne à l’employé et au gestionnaire le temps nécessaire pour travailler sur la rétroaction, créer une stratégie de sondage fiable sur l’engagement des employés et l’améliorer si nécessaire. Plus important encore, s’en tenir à la routine aide à établir une culture de confiance et de fiabilité au sein de l’équipe.

  • Préparez-vous avant les discussions sur les commentaires des employés

Ne vous contentez pas de participer à une conversation sur les commentaires des employés tout en pensant à une date limite de projet. Vous devez accorder toute votre attention à vos employés et vous assurer qu’ils sont également préparés au processus de rétroaction. Les discussions sur les commentaires des employés sont vraiment importantes et, lorsqu’un manager organise une telle session mal préparée, cela envoie un mauvais message à toute l’équipe.

Cela montre que vous, en tant que leader, ne prenez pas votre équipe au sérieux et ne pensez pas qu’elle mérite votre attention. Si nécessaire, préparez une liste de choses que vous avez en tête avant chaque discussion afin de ne pas vous égarer, mais assurez-vous de ne pas simplement lire la liste à votre employé d’une voix robotique. La liste de contrôle est de vous préparer mentalement à la discussion, pas de la lire.

  • Soyez précis avec les commentaires de vos employés

Chaque discussion de commentaires doit être spécifique sur les réalisations et les échecs d’un employé. Votre travail en tant que leader n’est pas de les juger mais de les guider dans la bonne direction. Dans certaines situations, vous devrez peut-être souligner les aspects moins positifs de la performance d’un employé. Dans de tels cas, ne dites pas simplement des déclarations comme – « Vous vous relâchez » ou « J’ai remarqué que vous n’assumez pas vos responsabilités. »

Restez précis et évitez les phrases vagues qui ne font que les confondre. Vous devez être précis sur les raisons pour lesquelles vous le pensez et signaler les cas où l’employé doit avoir montré de tels traits. Cet aspect vous aide non seulement à expliquer la situation à vos employés, mais leur profite également énormément car ils comprendraient maintenant ce qu’ils doivent améliorer pour mieux performer.

  • Restez pertinent tout au long de la discussion sur les commentaires

Un leader doit s’assurer qu’il ne continue pas de dévier pendant les discussions sur les commentaires des employés. Les employés prennent le processus de rétroaction très au sérieux, et presque tout le monde consacre beaucoup de temps et d’énergie pendant de telles sessions. Donc, en tant que leader, il faut valoriser son temps. Si la discussion est brève, qu’elle soit. Il vaut mieux ne pas perdre son temps précieux en parlant de quelque chose qui pourrait ne pas intéresser votre coéquipier et qui ne l’aiderait en rien.

  • Soyez constructif au sujet de vos commentaires, pas critique

Chacun a ses forces et ses faiblesses. Et l’idée centrale des discussions sur les commentaires des employés est de parler des forces et des faiblesses d’un employé. Bien qu’il soit facile d’apprécier les forces et les réalisations d’un employé, souligner ses lacunes ne l’est pas. Il faut des quantités égales de tact et d’honnêteté pour expliquer à quelqu’un comment il peut s’améliorer et être une meilleure version d’lui-même s’il peut faire certaines choses différemment.

Lorsqu’un gestionnaire ou un dirigeant donne des commentaires constructifs, les employés sont plus désireux de s’améliorer et d’en bénéficier eux-mêmes. Ils y voient alors une opportunité de devenir meilleurs. Mais être négatif ou trop critique lors de telles discussions serait rabaisser les employés, et ce n’est pas une qualité de manager vedette.

  • Les discussions sur la rétroaction des employés doivent pouvoir donner lieu à une action

Comme mentionné précédemment, l’objectif principal du cycle de rétroaction des employés est d’initier l’amélioration des employés et le succès de l’entreprise, ce qui ne serait possible que lorsque de telles discussions portent sur des choses qui peuvent avoir un impact sur le développement d’un employé. La clé pour cela est d’éviter les commentaires personnels et les objections dans les points de rétroaction de vos employés.

N’oubliez pas que les membres de votre équipe font partie de votre équipe volontairement. Dès qu’ils réaliseront qu’ils ne sont pas respectés, ils partiront. C’est aussi simple que ça. Même lorsqu’un employé ne fonctionne pas aussi bien que les autres membres de l’équipe, il ne mérite aucune attaque personnelle. Au lieu de cela, il faut toujours essayer de leur suggérer des moyens pour que chaque employé puisse continuer à s’améliorer pendant son mandat dans l’entreprise.

  • Restez impliqué pendant le processus de rétroaction

Une discussion sur la rétroaction des employés peut soulever de nombreuses préoccupations que les employés ont. Il faut faire attention à ce qu’ils disent — c’est le travail d’un leader de les écouter et de les aider. Il est également important d’être réceptif et de rester ouvert tout au long de la discussion et de poser des questions de suivi si nécessaire afin d’avoir un meilleur contexte et de comprendre d’où viennent les commentaires. Cet aspect aidera non seulement à renforcer la confiance au sein de l’équipe, mais établira une culture transparente qui encouragera des discussions similaires et honnêtes à l’avenir.

Une responsable RH prenant des notes des commentaires de ses collègues.
  • Prenez des notes pendant le processus de rétroaction avec vos employés

Le fait même que vous preniez des notes de la discussion montre que vous êtes prêt à apporter les changements nécessaires pour l’amélioration des employés et de l’entreprise. Prendre des notes vous aidera à vous souvenir des points de rétroaction discutés, au cas où vous les oublieriez dans votre emploi du temps chargé. Vous pouvez toujours revenir sur les notes prises, faire des comparaisons et suivre la performance de l’employé ainsi que votre contribution à son amélioration. Ce processus rendrait votre travail facile, et vous pouvez revenir aux notes et proposer de meilleurs processus de révision si nécessaire.

Suivez ces stratégies de rétroaction des employés et initiez des discussions régulières et honnêtes sur les commentaires des employés au sein de votre équipe et dans l’entreprise en général. N’oubliez pas que de telles discussions sont essentielles pour améliorer l’engagement des employés dans votre entreprise. Les discussions sur les commentaires des employés vous aideront à découvrir les failles inexplorées du système et à créer un meilleur écosystème pour que votre équipe puisse non seulement survivre, mais aussi prospérer.

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