Petty cash sovinto: miten hallita yrityksen käteismaksuja

kuten monet yritysrahoitusprosessit, pikkurahat tuntuvat aluksi hyvältä idealta. Se on suhteellisen yksinkertainen ja tehokas tapa tehdä pieniä maksuja ympäri toimistoa.

valitettavasti tuo sana ”suhteellisen” tekee paljon työtä edellisessä lauseessa.

koska myös useimpien rahoitusprosessien tavoin tiimit joutuvat usein ennemmin tai myöhemmin hallinnollisiin velkoihin. Pelkkä maksujen yhteensovittaminen voi tehdä talousryhmistä etsiviä, mikä vie liikaa aikaa heidän ”oikeasta” työstään.

et halua sitä. Joten tässä artikkelissa, tarkastelemme olennaisia hyvää pikkurahojen hallinta ja sovinto. Ja sitten tarjoamme selkeän päivityksen tähän vanhanaikaiseen järjestelmään, niille yrityksille, jotka haluavat parhaat sisäiset prosessit.

Uusi pikkuraha? Lue lisää petty Cash box-prosesseista ja-menettelyistä.

New call-to-action

pikkurahojen täsmäytys

täsmäytys on kirjanpitokäytäntö, jossa tarkistetaan kaikki tapahtumat ja maksutiedot. Yritysten on sovitettava yhteen kaikki maksut sen varmistamiseksi, että kirjatut maksut todella tapahtuivat ja että tiedot ovat tarkkoja ja täydellisiä.

näin ollen pikkurahojen täsmäytys on prosessi, jossa arvioidaan pikkurahamaksuja ja varmistetaan, että yrityksen tiedot ovat ajan tasalla.

pikkurahojen yhteensovittaminen voi olla erityisen haastavaa, koska nämä maksut ovat pieniä ja epäjohdonmukaisia. Monet työntekijät uskovat, että pikkurahaa ei tarvitse seurata tarkasti – että se on vain kertakäyttöinen rahasto.

kirjanpitäjät eivät tietenkään näe asiaa näin. He tarvitsevat selvän käsityksen jokaisesta maksutapahtumasta riippumatta siitä, miksi rahaa käytetään tai millä maksutavalla. Olipa tehty luottokortilla, käteisellä tai työntekijöiden kuluvaatimus, se on kaikki yrityksen rahaa ja on käsiteltävä huolellisesti.

tärkeät termit tietää

käytämme tässä artikkelissa muutamia termejä ja lauseita, joten ne kannattaa tehdä ensin selväksi.

  • Float: Petty cash boxeissa on yleensä lähtösaldo, jotta joukkueilla on rahaa tuhlattavana. Tätä täydennetään tyypillisesti kuukauden tai neljänneksen välein niin sanotussa ennakkotilausjärjestelmässä.
  • maksumääräykset: hieman tekninen termi maksuille, jotka suoritetaan käyttämällä käteisvaroja. Rahaa ”maksetaan” eri tuhlaajille, ja toivottavasti kirjataan matkan varrella.
  • Log: Näpistysrahalokissa pitäisi näkyä kaikki pikkurahalla suoritetut maksut.
  • tositteet: osa lokijärjestelmää, nämä osoittavat jokaisen yksittäisen maksun. Työntekijät täyttävät ne yleensä eräänlaisena ostotilauksena. Yksi tosite = yksi tapahtuma.
  • Avaimenhaltija / säilyttäjä: tyypillisesti vain yhdellä henkilöllä on avaimet näpistyslippuun. Tämä henkilö on vastuussa käteisen asianmukaisesta jakamisesta ja väärinkäytösten ehkäisemisestä.

miten pikkurahat sovitetaan yhteen

varsinainen käteisrahojen yhteensovittamisprosessi on teoriassa hyvin yksinkertainen. Pääsemme mahdollisiin haasteisiin hetkessä, mutta tässä se on pähkinänkuoressa:

  1. varmistakaa kellunta. Mikä on aloitussumma?
  2. laske rahat. Tietyn ajanjakson lopussa tämän määrän olisi oltava pienempi kuin kelluva määrä.
  3. lasketaan yhteen kirjatut tapahtumat (tositteiden ja lokikirjan kautta). Niiden olisi vastattava erääntyvän rahamäärän ja jäljellä olevan rahamäärän välistä erotusta.
  4. Luokittele maksut. Nämä osoitetaan sitten vastaaville kulutileille.
  5. yksilöi ja tutki tositteiden ja odotetun saldon väliset erot. Kuten näemme, tämä on suurin ongelma talousryhmille, – ja suurin syy päänvaivoihin pikkurahojen ympärillä.
  6. kirjaa tapahtumat yleiseen tilikirjaan. Tämä on osa tyypillistä taloudellista tiivistä prosessia.
  7. täydennä lava ensi kuuksi.

joten teoriassa siinä kaikki. Mutta kuten useimmissa yritysten rahoitusprosesseissa, teoria ei aina vastaa todellisuutta.

pikkurahojen täsmäytysongelmat

kaikenlaisten yhtiömaksujen yhteensovittaminen voi kestää toivottua kauemmin. Idea on yksinkertainen: tarkistat sisäiset tiedot siitä, mitä on käytetty, muista lähteistä – yleensä luottokortti-tai tiliotteista.

mutta kun kaksikko ei asetu riviin, joutuvat Kirjanpitäjät etsimään vastauksia. Ja tämä voi viedä paljon arvokasta aikaa.

isot numerot tulevat portaissa 4 ja 5. Ensinnäkin, ei ole aina selvää, miksi maksu tehtiin. Tositteet voivat olla puutteellisia tai epämääräisiä, eivätkä joukkueen jäsenet välttämättä ymmärrä syitä, miksi kulueristä pitää olla tarkka.

mutta tietysti suurimmat ongelmat tapahtuvat puuttuvan käteisen tai puuttuvan dokumentaation ympärillä. Käteinen on luonteensa vuoksi vaikeampi jäljittää kuin korttimaksaminen. Onnistunut pikkurahaohjelma nojaa ahkeraan huoltajaan ja siihen, että muu joukkue noudattaa sääntöjä.

parhaimmillaan inhimillisen virheen todennäköisyys on suuri. Pahimmillaan voi tapahtua varkauksia ja petoksia. Joka tapauksessa, rahoitus joukkueet yleensä viettää kohtuuttoman aikaa tutkia asioita suhteellisen pieniä maksuja, sen sijaan, että lisäarvoa niiden yritysten.

näiden ongelmien voittaminen

niin kauan kuin pysyt fyysisessä pikkurahassa – ja käteismaksuissa yleensä – sinulla on aina ongelmia. Ovatko nämä vakavia vai lievä harmi todella riippuu prosesseista.

on muutamia yksinkertaisia asioita, joilla voit suojautua pahimmalta:

  • Sovita käteisvarat säännöllisesti. Kerran kuussa käy varmaan hyvin, mutta pidempi odottelu vaikeuttaa tutkintaa myöhemmin.

  • valitse ja valmenna avaimenhaltijasi viisaasti. Nämä ihmiset voivat olla jopa finanssitiimin jäseniä, mikä luo lisää työtä, mutta takaa myös sen, että avainomistajilla on parhaat kannustimet hoitaa homma hyvin.
  • pidä digitaalinen loki ja skannaa kuitit. Tämä rasittaa ehkä hieman säilyttäjää, mutta vähentää todennäköisyyttä, että kuitit katoavat tai summat ovat virheellisiä. Se tekee myös mahdollisen täsmäytysprosessin paljon nopeammaksi, koska tiedonsyöttö on jo tehty.
  • vahvistetaan maksumäärärahojen enimmäismäärä. Tämä ei estä ärsyttäviä ylläpitäjiä tai virheitä, mutta ainakin lieventää vahinkoja.

, mutta toki ongelmia tulee edelleen. Pikkurahalaatikko, vaikka se onkin yleinen, on todellisuudessa vain kiertotie työntekijöille, joilla ei ole pääsyä yrityksen varoihin. Sen sijaan, että jatkaisimme tätä tanssia, ehdotamme toista vaihtoehtoa.

työntekijöiden pankkikortit: puhdas korotus pikkurahaan

työntekijät joutuvat käyttämään aika ajoin rahaa tehdäkseen parhaansa. Harvat onnekkaat saavat yrityksen luottokortit, joilla he pääsevät suoraan käsiksi rahaan. Mutta kuten olemme kirjoittaneet, yhtiön luottokorteilla on omat ongelmansa.

eikä pikkurahaa voi korvata yrityskorteilla siitä yksinkertaisesta syystä, ettei jokaisella työntekijällä ole sellaista. Miksi? Koska ne nähdään riskialttiina ja liian kalliina käytettäväksi vain satunnaisesti.

mutta työntekijöiden pankkikorteilla – kuten Spendeskin tarjoamilla-ei ole näitä samoja haittoja. Kirjoitimme jo koko postauksen näiden prepaid-kulukorttien ja klassisen yrityskortin eroista. Tässä pikainen kertaus.

perinteiset yrityskortit

tarjoajasta riippumatta näillä vanhoilla korteilla on aina muutama yhteinen asia:

  • kallis ottaa käyttöön (ja siksi ei skaalaudu hyvin)
  • vaikea seurata
  • Rahoitusryhmät odottavat tiliotteita luottokorttimaksujen yhteensovittamiseksi
  • ei reaaliaikaista näkyvyyttä kuluihin
  • ei helppoa tapaa estää väärinkäytöksiä, väärinkäytöksiä tai petoksia

kaikki syyt, miksi oman luottokortin kanssa kannattaa olla tarkkana kotona, pätevät myös toimistolla.

Debit-kulukortit

älykkäät debit-kortit tarjoavat helpon ratkaisun useimpiin edellä mainittuihin asioihin. He antoivat sinun:

  • seuraa jokaisen työntekijän jokaista maksua kojelaudassa
  • Aseta omat rajat jokaiselle tiimille, tehtävänimikkeelle tai aina yksittäiselle työntekijälle
  • maksa verkossa virtuaalikorteilla tai myymälässä muovilla
  • Katso mitä on käytetty reaaliaikaisesti-Ei kuukauden lopussa
  • sovinto on lähes välitön. Järjestelmä tarkistaa maksut ja kuitit puolestasi, joten kirjasi pysyvät ajan tasalla.

mutta keskeinen syy siihen, että ne ovat päivitystä pikkurahasta, on se, että jokaisella työntekijällä voi olla sellainen. Koska ne ovat velallisia – eivät luottoja – ei ole riskiä ylikulutuksesta. Säännöt ovat selkeät, eikä joukkueen jäsenillä ole valinnanvaraa noudattaa niitä.

, mikä tarkoittaa, että kaikilla on turvallinen pääsy varoihin, eikä pikkurahalippaalle ole tarvetta lainkaan.

Lue lisää Spendeskin työntekijöiden pankkikorteista.

Älähdä pikkurahojen yhteensovittamisesta

Toivottavasti tämän artikkelin luettuani muutama asia on selvä:

  1. pikkurahoja on seurattava tarkasti, ja maksuja on sovitettava usein yhteen.
  2. manuaalinen täsmäytys tuo lisätyötä ja päänvaivaa talousryhmille, varsinkin jos virheitä on.
  3. mitä vähemmän pikkurahaa, sen parempi.
  4. älykkäitä ratkaisuja on olemassa yrityksille, jotka ovat valmiita kehittymään.

seuraavat askeleesi riippuvat siitä, kuinka paljon aikaa ja vaivaa menetät kaikkien maksujen yhteensovittamisessa tänään. Jos kuluja ei ole liikaa, firman kortit ja pikkuraha kelpaavat.

mutta menot ovat yleensä olennainen osa kasvua. Ja mitä enemmän kulutat, sitä enemmän hallinnollisesta taakasta tulee ongelma.

jos alkaa tuntua siltä, että taakka tänään, on aika harkita parempia vaihtoehtoja:

Uusi kutsu toimintaan

facebook-Jaa
twitter Jaa
linkedin Jaa

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.