Conciliación de efectivo para gastos menores: cómo administrar los pagos en efectivo de la empresa

Al igual que muchos procesos de finanzas corporativas, el efectivo para gastos menores parece una buena idea al principio. Es una forma relativamente simple y eficiente de hacer pequeños pagos en la oficina.

Desafortunadamente, la palabra «relativamente» está haciendo mucho trabajo en la oración anterior.

Porque también como la mayoría de los procesos financieros, los equipos a menudo se encuentran con deudas administrativas tarde o temprano. La mera conciliación de pagos puede convertir a los equipos de finanzas en detectives, lo que les quita demasiado tiempo a su trabajo «real».

No quieres eso. Por lo tanto, en este artículo, veremos los elementos esenciales para una buena administración y conciliación de efectivo para gastos menores. Y luego ofreceremos una clara actualización de este sistema anticuado, para aquellas empresas que desean los mejores procesos internos.

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Conciliación de efectivo para gastos menores

La conciliación es la práctica contable de revisar todas las transacciones y registros de pagos. Las empresas deben conciliar todos los pagos para garantizar que los pagos registrados se hayan realizado realmente y que los registros sean precisos y completos.

Por lo tanto, la conciliación del efectivo para gastos menores es el proceso de evaluar los pagos en efectivo para gastos menores y asegurarse de que los registros de la empresa estén actualizados.

Conciliar el efectivo para gastos menores puede ser particularmente difícil, dada la naturaleza pequeña e incoherente de estos pagos. Muchos empleados creen que el efectivo para gastos menores no necesita ser rastreado de cerca, que esto es simplemente un fondo desechable.

Por supuesto, los contadores no lo ven de esta manera. Necesitan una comprensión clara de cada transacción, independientemente de la razón del gasto o el método de pago utilizado. Ya sea con tarjeta de crédito, dinero en efectivo o reclamo de gastos de los empleados, todo es dinero de la empresa y debe tratarse con cuidado.

Términos importantes que debes conocer

Usaremos algunos términos y frases en este artículo, por lo que vale la pena aclararlos primero.

  • Flotador: Las cajas de caja chica generalmente contienen un saldo inicial para que los equipos tengan dinero para gastar. Esto se repone típicamente cada mes o trimestre, en lo que se llama un sistema de anticipos.
  • Desembolsos: Término ligeramente técnico para los pagos efectuados con efectivo para gastos menores. El efectivo se «desembolsa» a diferentes gastadores y, con suerte, se registra a lo largo del camino.
  • Log: El registro del efectivo para gastos menores debe mostrar todos los pagos realizados con efectivo para gastos menores. Cupones
  • : Parte del sistema de registro, estos muestran cada pago individual. Por lo general, son rellenados por los empleados como una especie de orden de compra. Un vale = una transacción.
  • Poseedor de llaves / custodio: Por lo general, solo una persona tendrá las llaves de la caja chica. Esta persona es responsable de distribuir el dinero en efectivo de manera adecuada y prevenir el abuso.

Cómo conciliar el efectivo para gastos menores

El proceso real de conciliar el efectivo para gastos menores es teóricamente muy sencillo. Llegaremos a los desafíos potenciales en un momento, pero aquí está en pocas palabras:

  1. Averigua la carroza. ¿Cuál es la cantidad inicial?
  2. Cuente el dinero en efectivo. Al final de un período determinado, debe ser inferior a la cantidad flotante.
  3. Suma las transacciones registradas (a través de cupones y el registro). Estos deben ser iguales a la diferencia entre la cantidad flotante y el efectivo restante.
  4. Clasificar los desembolsos. Estos se asignarán a sus cuentas de gastos correspondientes.
  5. Identifique e investigue las diferencias entre los cupones y el saldo esperado. Como veremos, este es el mayor punto de fricción para los equipos de finanzas, y la principal causa de dolores de cabeza en torno al efectivo para gastos menores.
  6. Registre las transacciones en su libro mayor. Esto es parte del típico proceso de cierre financiero.
  7. Reponer el flotador para el próximo mes.

Así que en teoría, eso es todo lo que hay que hacer. Pero al igual que con la mayoría de los procesos financieros de la empresa, la teoría no siempre coincide con la realidad.

Los problemas con la conciliación de caja chica

La conciliación de cualquier tipo de pago de la empresa puede tardar más de lo deseado. La idea es simple: usted verifica sus registros internos de lo que se gastó con otras fuentes, por lo general, estados de cuenta bancarios o de tarjetas de crédito.

Pero cuando los dos no se alinean, los contadores tienen que encontrar respuestas. Y esto puede llevar mucho tiempo precioso.

Los grandes problemas vienen en los pasos 4 y 5. Primero, no siempre está claro por qué se hizo un desembolso. Los cupones pueden ser incompletos o vagos, y los miembros del equipo pueden no comprender las razones por las que las cuentas de gastos deben ser precisas.

Pero, por supuesto, los mayores problemas se producen en torno a la falta de dinero en efectivo o documentación faltante. El efectivo, por su propia naturaleza, es más difícil de rastrear que los pagos con tarjeta. Un programa de efectivo para gastos menores exitoso depende de un custodio diligente y de que el resto del equipo siga las reglas.

En el mejor de los casos, hay una alta probabilidad de error humano. Y en el peor de los casos, hay posibilidades de robo y fraude. De cualquier manera, los equipos de finanzas tienden a dedicar tiempo excesivo a investigar problemas con pagos relativamente pequeños, en lugar de agregar valor a sus empresas.

Superar estos problemas

Siempre que te mantengas en la caja chica física, y en los pagos en efectivo en general, siempre tendrás problemas. Si estas son molestias graves o leves, realmente depende de sus procesos.

Hay algunas cosas simples que puedes hacer para protegerte de lo peor de lo peor:

  • Concilie el efectivo para gastos menores con regularidad. Una vez al mes probablemente esté bien, pero esperar más tiempo hace que la investigación sea más difícil más adelante.
  • Elija y capacite a sus tenedores de llaves sabiamente. Estas personas pueden incluso ser miembros del equipo de finanzas, lo que crea más trabajo, pero también garantiza que los titulares de llaves tengan los mejores incentivos para hacer el trabajo bien.
  • Mantenga un registro digital y escanee los recibos. Esto supone una pequeña carga para el custodio, tal vez, pero reduce la probabilidad de que los recibos se pierdan o que las cantidades estén equivocadas. También hace que el proceso de reconciliación final sea mucho más rápido, ya que la entrada de datos ya se ha hecho.
  • Establezca un importe máximo de desembolso. Esto no evita errores de administración molestos, pero al menos mitiga el daño.

Pero, por supuesto, todavía tendrá problemas. La caja de efectivo para gastos menores, si bien es común, en realidad es solo una solución alternativa para los empleados que no tienen acceso a los fondos de la empresa. Así que en lugar de continuar con este baile, sugerimos otra opción.

Tarjetas de débito para empleados: la actualización limpia a caja chica

Los empleados necesitan gastar de vez en cuando para hacer su mejor trabajo. A unos pocos afortunados se les dan tarjetas de crédito de la compañía, que les dan acceso directo al dinero. Pero como hemos escrito, las tarjetas de crédito de la empresa vienen con sus propios números.

Y no puede reemplazar el efectivo para gastos menores con tarjetas corporativas por la sencilla razón de que no todos los empleados tienen una. ¿Por qué? Porque se consideran riesgosos y son demasiado caros para usarlos solo ocasionalmente.

Pero las tarjetas de débito para empleados, como las que ofrece Spendesk, no tienen los mismos inconvenientes. Ya escribimos una publicación completa sobre las diferencias entre estas tarjetas de gastos prepagados y la tarjeta corporativa clásica. Un repaso rápido.

Tarjetas corporativas tradicionales

No importa el proveedor, estas tarjetas anticuadas siempre tienen algunas cosas en común:

  • Costoso de implementar (y, por lo tanto, no se escala bien)
  • Difícil de rastrear
  • Los equipos de finanzas esperan los estados de cuenta para conciliar los pagos con tarjeta de crédito
  • Sin visibilidad en tiempo real de los gastos
  • No hay una manera fácil de prevenir el abuso, el mal uso o el fraude

Todas las razones por las que debe tener cuidado con su propia tarjeta de crédito en casa también se aplican en la oficina.

Tarjetas de gastos de débito

Las tarjetas de débito inteligentes proporcionan una solución fácil para la mayoría de los problemas anteriores. Te dejan:

  • Rastree cada pago de cada empleado en un panel central
  • Establezca límites personalizados para cada equipo, puesto de trabajo o hasta el empleado individual
  • Pague en línea con tarjetas virtuales o en la tienda con plástico
  • Vea lo que se gasta en tiempo real, no al final del mes
  • La reconciliación es casi instantánea. El sistema verifica los pagos y recibos por usted, para que sus libros se mantengan actualizados.

Pero la razón principal por la que son una actualización sobre el efectivo para gastos menores es que cada empleado puede tener uno. Debido a que son de débito, no de crédito, no hay riesgo de gastar en exceso. Las reglas están claramente establecidas, y los miembros del equipo no tienen opción de seguirlas.

Lo que significa que todos pueden tener acceso seguro a los fondos, y no hay necesidad de una caja pequeña en absoluto.

Obtenga más información sobre las tarjetas de débito para empleados de Spendesk.

Sé inteligente con la conciliación de efectivo para gastos menores

Con suerte, después de leer este artículo, algunas cosas están claras:

  1. El efectivo para gastos menores debe vigilarse de cerca y los pagos deben conciliarse con frecuencia.
  2. La conciliación manual añade trabajo adicional y dolores de cabeza a los equipos de finanzas, especialmente cuando existen errores.
  3. Cuanto menos efectivo para gastos menores, mejor.
  4. Existen soluciones inteligentes para empresas listas para evolucionar.

Sus próximos pasos dependerán de cuánto tiempo y esfuerzo esté perdiendo al conciliar todos los pagos hoy. Si no tiene demasiados gastos, las tarjetas de la empresa y una caja pequeña probablemente estén bien.

Pero el gasto suele ser una parte esencial del crecimiento. Y cuanto más gastes, más la carga administrativa se convierte en un problema.

Si está empezando a sentir esa carga hoy, es hora de considerar mejores opciones:

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