8 Mejores Prácticas para Recopilar Comentarios de los Empleados

Obtener retroalimentación constante de los empleados es lo que determinará la tasa de crecimiento de una organización.

Cualquier organización, sea cual sea su tamaño, necesita establecer un sistema de retroalimentación constante de los empleados. La cultura de dar y recibir comentarios es lo que hace que sea fácil para las organizaciones evaluar sus fortalezas y debilidades de manera oportuna y fortalecerse. Cuando las organizaciones no ven la importancia de la cultura de retroalimentación, tienden a atraparse en el mismo lugar en el que se encuentran actualmente sin un crecimiento significativo.

Es posible que muchos gerentes o novatos no entiendan el inmenso valor que los comentarios de los empleados aportan a la mesa. Pero con el tiempo, seguramente se darán cuenta de su valor y lo implementarán. Antes de profundizar en la discusión, entendamos la definición de comentarios de los empleados.

Los comentarios de los empleados se refieren a cualquier información intercambiada entre los empleados y la dirección o viceversa. Esto a menudo puede ser entre los propios empleados o de la dirección. Puede ser formal o no formal, pero el propósito de tal retroalimentación es analizar el desempeño de un empleado, sus habilidades, su mentalidad sobre el ambiente de trabajo, etc., durante su permanencia en la empresa y cómo esto ayuda o dificulta el crecimiento del equipo, así como el éxito general de la empresa.

La mayoría de las empresas, especialmente multinacionales, realizan encuestas de compromiso anuales como parte de su protocolo. Pero cada vez más empresas están descubriendo los beneficios de revisiones de retroalimentación más frecuentes o, al menos, sesiones formales o informales de retroalimentación de los empleados. La clave aquí es que las revisiones anuales son buenas, pero no siempre funcionan de la mejor manera posible para todos: es demasiado tarde para que los empleados sepan dónde podrían haber mejorado y demasiado tarde para que las empresas implementen cualquier comentario/sugerencia de los empleados para beneficiar a la empresa.

La relación entre los comentarios de los empleados y la cultura de la empresa

Aunque la frecuencia de los comentarios de los empleados tiende a variar de una empresa a otra, todos conocen sus beneficios. Como se mencionó anteriormente, el mecanismo de retroalimentación es un indicador de un factor más inherente: la cultura de la empresa. Sí, podemos decir mucho sobre la cultura de una empresa por la forma en que analiza y maneja los comentarios de sus empleados.

Lo primero que debemos recordar es que los mecanismos de retroalimentación se basan en escuchar los puntos de retroalimentación de los empleados e indican otra cualidad esencial que todas las empresas deben tener: la empatía. El consenso es que cuanto más frecuente y orientado a la acción es el ciclo de retroalimentación de los empleados en una empresa, mejor es su cultura.

Para llevar el punto a casa, necesitamos darnos cuenta de que las empresas con ciclos regulares de retroalimentación de los empleados tienen más probabilidades de escuchar a sus empleados y cuidarlos porque saben que para una organización, las personas son su activo más valioso.

Cómo recopilar comentarios de los empleados de la manera correcta

Sí, hay una manera correcta de recopilar comentarios de los empleados. Los gerentes deben asegurarse de que inician la retroalimentación con sus empleados sin criticarlos. Necesitan establecer la idea de que la retroalimentación de los empleados no es para criticar, sino para mejorar la cultura de una empresa y conducir a la empresa hacia un futuro más sostenible.

Cualquiera que sea su función, ya sea que sea un gerente de recursos humanos, un gerente por primera vez o un empleado de nivel inicial, todos deben conocer la forma correcta de recopilar y proporcionar comentarios de los empleados. Eche un vistazo a algunas estrategias que podrían ayudarlo a generar comentarios saludables de los empleados en su organización.

Realice encuestas de comentarios de los empleados regularmente

Sí, siga el ciclo de encuestas de comentarios de los empleados de rutina. Es común que la mayoría de los gerentes piensen que la retroalimentación de los empleados solo es necesaria cuando algo se rompe o hay alguna discordia dentro del equipo. Pero no es para nada cierto. Debe mostrar consistencia a sus empleados siguiendo el cronograma establecido para el proceso de comentarios.

Una líder que escucha los comentarios de los miembros de su equipo.

Si se trata de un proceso semanal de comentarios de los empleados, hazlo. Al mantener la frecuencia de los comentarios, puede seguir discutiendo los logros inmediatos y las preocupaciones de cada empleado sin pasar por alto nada. Los comentarios regulares le dan al empleado y al gerente la cantidad de tiempo adecuada para trabajar en los comentarios, crear una estrategia de encuesta de compromiso de los empleados confiable y mejorar si es necesario. Lo más importante es que atenerse a la rutina ayuda a establecer una cultura de confianza y fiabilidad dentro del equipo.

  • Prepárese antes de las discusiones de comentarios de los empleados

No entre en una conversación de comentarios de los empleados sin dejar de pensar en la fecha límite de un proyecto. Debe prestar toda su atención a sus empleados y asegurarse de que también estén preparados para el proceso de retroalimentación. Las discusiones sobre comentarios de los empleados son realmente importantes y, cuando un gerente organiza una sesión de este tipo mal preparada, envía el mensaje equivocado a todo el equipo.

Muestra que usted, como su líder, no toma en serio a su equipo y no cree que merezcan su atención. Si es necesario, prepare una lista de cosas que tiene en mente antes de cada discusión para no perderse, pero asegúrese de no leer la lista a su empleado con una voz robótica. La lista de verificación es para prepararte mentalmente para la discusión, no para leerla.

  • Sea específico con los comentarios de sus empleados

Cada discusión de comentarios debe ser específica sobre los logros y fracasos de un empleado. Su trabajo como su líder no es juzgarlos, sino guiarlos en la dirección correcta. En ciertas situaciones, es posible que deba señalar los aspectos no tan positivos del desempeño de un empleado. En tales casos, no se limite a decir declaraciones como: «Está holgazaneando» o «He notado que no está asumiendo la responsabilidad.»

Manténgase preciso y evite frases vagas que solo las confundan. Tienes que ser específico sobre por qué piensas eso y señalar casos en los que el empleado debe haber mostrado tales rasgos. Este aspecto no solo le ayuda a explicar la situación a sus empleados, sino que también los beneficia enormemente porque ahora entenderían lo que necesitan mejorar sobre sí mismos para desempeñarse mejor.

  • Manténgase relevante durante la discusión de comentarios

Un líder debe asegurarse de no seguir desviándose durante las discusiones de comentarios de los empleados. Los empleados se toman muy en serio el proceso de retroalimentación, y casi todos dedican mucho tiempo y energía durante dichas sesiones. Así que, como líder, uno necesita valorar su tiempo. Si la discusión es breve, que sea así. Es mejor que no pierdas su valioso tiempo hablando de algo en lo que tu compañero de equipo podría no estar interesado y que no le ayudaría de ninguna manera.

  • Sea constructivo con sus comentarios, no crítico

Todos tienen sus fortalezas y debilidades. Y la idea central de las discusiones de retroalimentación de los empleados es hablar sobre las fortalezas y debilidades de un empleado. Si bien apreciar las fortalezas y los logros de un empleado es fácil, señalar sus deficiencias no lo es. Se requiere la misma cantidad de tacto y honestidad para que uno le explique a alguien cómo puede mejorar y ser una mejor versión de sí mismo si puede hacer ciertas cosas de manera diferente.

Cuando un gerente o líder da comentarios constructivos, los empleados están más ansiosos por mejorar y beneficiarse. Luego lo ven como una oportunidad para ser mejores. Pero ser negativo o demasiado crítico durante tales discusiones sería menospreciar a los empleados, y no es una cualidad de gerente estrella.

  • Las discusiones de retroalimentación de los empleados deben ser procesables

Como se mencionó anteriormente, el propósito principal del ciclo de retroalimentación de los empleados es iniciar la mejora de los empleados y el éxito de la empresa, lo que sería posible solo cuando dichas discusiones se dirigen a cosas que pueden afectar el desarrollo de un empleado. La clave para esto es evitar comentarios y objeciones personales en los puntos de retroalimentación de los empleados.

Recuerde, los miembros de su equipo son parte de su equipo voluntariamente. En el momento en que se den cuenta de que no son respetados, se irán. Es tan simple como eso. Incluso cuando un empleado no se desempeña tan bien como otros en el equipo, no merece ningún tipo de ataque personal. En su lugar, siempre se debe tratar de sugerirles formas y medios para que cada empleado pueda seguir mejorando durante su permanencia en la empresa.

  • Manténgase involucrado durante el proceso de comentarios

Una discusión de comentarios de los empleados puede plantear muchas preocupaciones que los empleados tienen. Uno debe prestar atención a lo que están diciendo — el trabajo de un líder es escucharlos y ayudarlos. También es importante ser receptivo y permanecer abierto durante toda la discusión y hacer preguntas de seguimiento si es necesario para tener un mejor contexto y comprender de dónde vienen los comentarios. Este aspecto no solo ayudará a generar confianza dentro del equipo, sino que también establecerá una cultura transparente que fomente discusiones similares y honestas en el futuro.

Una líder de recursos humanos que toma notas de los comentarios de sus compañeros de trabajo.
  • Tome notas durante el proceso de retroalimentación con sus empleados

El hecho de que esté tomando notas de la discusión muestra que está dispuesto a hacer los cambios necesarios para el mejoramiento de los empleados y la empresa. Tomar notas le ayudará a recordar los puntos de retroalimentación discutidos, en caso de que los olvide en su apretada agenda. Siempre puede volver a las notas tomadas, hacer comparaciones y hacer un seguimiento del rendimiento del empleado, así como de su contribución a su mejor rendimiento. Este proceso facilitaría su trabajo, y puede volver a las notas y crear mejores procesos de revisión si es necesario.

Siga estas estrategias de comentarios de los empleados e inicie discusiones regulares y honestas sobre los comentarios de los empleados dentro de su equipo y en la empresa en general. Recuerde que este tipo de discusiones son esenciales para mejorar el compromiso de los empleados en su empresa. Las discusiones sobre comentarios de los empleados lo ayudarán a descubrir fallas inexploradas en el sistema y crear un mejor ecosistema para que su equipo no solo sobreviva, sino que prospere.

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