7 cosas a tener en cuenta al reubicar una oficina

Mudarse a una nueva oficina es un momento emocionante para cualquier negocio, pero para aquellos que gestionan la reubicación, puede ser enormemente estresante. Una encuesta realizada por E. ON encontró que el traslado de locales es la segunda tarea más estresante que los gerentes tienen que enfrentar. Como resultado, un colosal 78% de las empresas en realidad retrasan la mudanza, optando por permanecer en instalaciones ineficientes, estrechas y costosas solo para evitar el estrés de todo.

Si usted es responsable de cualquier tipo de reubicación de oficinas, es vital que se minimicen las interrupciones y que las nuevas instalaciones satisfagan las necesidades actuales y futuras de su empresa. Con las reubicaciones tan críticas para su negocio y colegas, depende del gerente de proyectos de mudanzas de la oficina (normalmente el gerente de instalaciones) organizar, administrar y adquirir cada aspecto de la mudanza con gran detalle, pero de la manera más fluida posible.

Es poco probable que se le asignen muchos proyectos de reubicación de oficinas en su carrera, y para muchos, será la primera y única vez que gestione un traslado.

Para garantizar que evite los errores más costosos de un proyecto de reubicación, hemos reunido siete cosas esenciales que debe considerar para administrar con éxito un proyecto de reubicación de oficina:

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Presupuesto

¿Cuánto costará su proyecto de reubicación?

Al mover oficinas, los costos pueden acumularse muy rápidamente. Los presupuestos se pueden exceder fácilmente simplemente debido a retrasos, descuidos y problemas que surgen inesperadamente. Es probable que el director del proyecto sea responsable de administrar este presupuesto, que podría incluir costos como el diseño de interiores y los nuevos artículos de papelería, pero generalmente excluye los honorarios legales y de propiedad.

Ajustarse a su presupuesto puede ser tan difícil como configurarlo. Sorpresas desagradables y costos ocultos pueden surgir de cosas que tal vez ni siquiera haya pensado. Estos son algunos elementos comunes que muchos presupuestos pasan por alto:

  1. ¿Ha considerado el costo de las dilapidaciones o el restablecimiento de la oficina que está desocupando?
  2. ¿Tiene equipo alquilado o especializado que requiera un manejo especial? Esto también podría incluir colecciones de arte o productos químicos
  3. ¿Hay alguna limitación de acceso o de tiempo que afecte el costo de su reubicación?

Es importante que pueda determinar el costo total de la reubicación de su oficina antes de comenzar. Los costos considerables pueden juzgarse mal, o perderse por completo, solo porque no ha experimentado una mudanza antes. Es posible que le resulte beneficioso discutir su mudanza con una empresa de cambio de espacio de trabajo con experiencia que pueda arrojar luz sobre los costos totales de su mudanza.

Soluciones de interiores y Diseño de oficinas

¿Cómo debe diseñar su nuevo espacio de oficina?

Dependiendo del estado actual de su nuevo espacio de trabajo, puede requerir una renovación sustancial o simplemente una actualización. De cualquier manera, tendrá que encontrar una empresa de equipamiento de oficina que le proporcione las soluciones de interiores que necesita, idealmente, una empresa que proporcione una solución llave en mano mientras entrega en términos de cronograma, un alto nivel de acabado y dentro de su presupuesto.

Si puede acercarse a una empresa con una idea clara de sus limitaciones y necesidades, la empresa de equipamiento debe ser capaz de tomar el control total del diseño y el concepto de su oficina, si desea delegar esta responsabilidad. Esto le ayudará a reducir su carga de trabajo y cualquier estrés, ya que administrarán su interior desde el concepto hasta la entrega, mientras lo mantienen informado en cada paso del viaje.

Maximizar el espacio de su oficina también puede ser un objetivo clave para usted, especialmente si su empresa está creciendo rápidamente o se está mudando a una nueva ubicación un poco más ajustada. Aquí es donde los servicios de un planificador de espacios pueden ser útiles. Hable con su empresa de reubicación, ya que es posible que puedan ayudarlo con los problemas comunes que conlleva la planificación del espacio y, si también brindan servicios de renovación, puede beneficiarse de tener que administrar menos contratistas y simplificar el elemento de integración de servicios de la mudanza.

Comunicación

¿Quién necesita saber que se está mudando?

La comunicación efectiva es esencial para el éxito de un proyecto de reubicación. Aunque puede que no sea responsabilidad del administrador de instalaciones en todos los casos, si cae dentro de su ámbito de competencia, es importante tener una estrategia para difundir la noticia de su mudanza. Hay muchas maneras diferentes de informar a los clientes, proveedores, propietarios y otros contactos, incluyendo:

  • Distribuya folletos o tarjetas de cambio de dirección con recibos y facturas de clientes
  • Envíe un correo electrónico o una campaña postal
  • Coloque una notificación en su sitio web
  • Agregue un P. S. mensaje a tus correos electrónicos
  • Publicaciones en redes sociales
  • No olvides actualizar la dirección en tu listado de Google, papel de oficina, sitio web y pie de página de correo electrónico.

Con frecuencia, el éxito de un proyecto de reubicación depende de los elementos «suaves» de un traslado. Mantener a los empleados de su lado y en el bucle es una parte importante para aliviar cualquier ansiedad asociada con la mudanza de la oficina. Escuchar sus inquietudes también lo ayudará a abordar algunos de los problemas asociados con la mudanza y asegurarse de que ha cubierto todas las bases.

Informe a sus proveedores de servicios de su mudanza lo antes posible en el proyecto de reubicación. Es posible que tenga que notificar con plazos de preaviso algunos de estos, por lo que es necesario revisar sus contratos e investigar cómo notificarlos formalmente.

Además: ¡no olvide informar a su banco y a sus compañías de seguros de que se muda! También es posible que desee informar a sus vecinos antiguos y nuevos sobre sus arreglos.

Muebles de oficina

¿Qué hará con sus muebles de oficina existentes?

Cuando se trata de muebles de oficina, no es irrazonable pensar que tiene opciones: una, lo lleva consigo a su nueva ubicación, o dos, lo reemplaza con muebles completamente nuevos. Sin embargo, es posible que pueda lograr los beneficios de ambos al renovar o refabricar sus muebles de oficina.

Es posible refabricar sus muebles de oficina para que sean como nuevos, para cumplir con nuevos requisitos de trabajo o para alcanzar los estándares de diseño modernos establecidos por los arquitectos. Este proceso puede ser muy beneficioso, ya que es menos derrochador y considerablemente más barato que comprar sillas de oficina nuevas: la refabricación puede costar hasta un 80% menos que comprar nuevas. También es una muy buena forma de anotar puntos para acumular puntos de calificación BREAAM o SKA.

Un proveedor de servicios integrados debería poder proporcionarle una gama de opciones para sus muebles antiguos. Pueden tener la capacidad de cambiar rápidamente los proyectos de remanufacturación de muebles de oficina y proporcionarle otras opciones para sus muebles viejos, como marketing, venta o incluso donarlos a organizaciones benéficas en su nombre.

TI, Datos, Computadoras y conexiones

¿Cómo reubicará su equipo eléctrico y TI, o aprovechará la oportunidad de mudarse para actualizar a un nuevo kit de TI?

Al considerar reubicar equipos de TI, no hay escasez de puntos que debe considerar. Como son fundamentales para el funcionamiento de la mayoría de las empresas modernas, es esencial que tome medidas especiales para cuidar este equipo.

Escritorios

Cada una de las configuraciones de sus colegas será única, tanto en términos de configuraciones como de equipos de pantalla. Antes de mudarse, tendrá que auditar las configuraciones de los equipos para volver a enviar los equipos listos para su uso en su nueva oficina. Una vez que se han movido con mucho cuidado, deben volver a ponerse en servicio y conectarse a infraestructuras de red a veces complejas. Estos sistemas alojan datos confidenciales que deben permanecer seguros, por lo que es esencial que utilice ingenieros autorizados por CTC para retirar y volver a enviar su equipo.

Centros de datos & Servidores

Los servidores que alojan datos críticos para la empresa deben reubicarse con mucho cuidado y seguridad, reduciendo el tiempo de inactividad a un mínimo absoluto. Las migraciones deben ser fluidas, seguras y programadas de manera óptima para minimizar el tiempo de inactividad.

Las roturas, fallos o datos robados pueden ser muy costosos. Es importante que el equipo se supervise durante el transporte y se mueva utilizando embalajes especializados para mantenerlo seguro y evitar la acumulación de estática.

Equipo arrendado

Para algunos de sus equipos, es posible que deba solicitar la aprobación de su proveedor antes de siquiera poder moverlos o arriesgarse a romper los acuerdos de garantía o cobertura de servicio. Para algunos equipos especializados, es posible que los propios proveedores insistan en trasladarlos o, si usted es responsable de trasladar el equipo arrendado, es posible que el proveedor le solicite que siga un proceso de mudanza aprobado. Sus obligaciones al reubicar equipos arrendados deben detallarse en la documentación de su contrato.

Teléfonos y conexiones a Internet

Deberá disponer de mucho tiempo para asegurarse de que los sistemas telefónicos y las conexiones a Internet estén en funcionamiento desde el primer día en su nueva oficina. Ya sea que utilice un nuevo proveedor de servicios o se quede con el que ya tiene, debe asegurarse de que la conectividad no se pierda en la transición entre oficinas. Asegúrese de estar en condiciones de identificar, diagnosticar y solucionar problemas antes del día de la mudanza.

Si se está mudando dentro del área cubierta por su central telefónica existente, podrá conservar su número de teléfono existente. Si tiene un número 0800 o 0845, puede llevarlo a cualquier lugar del Reino Unido donde se mude. Si tiene que cambiar su número, es posible que su número anterior se redirija al nuevo a un costo adicional.

Equipo viejo y Muebles no deseados

¿Qué hará con sus muebles o equipos informáticos no deseados?

Reubicar oficinas es una gran oportunidad para ordenar, clasificar archivos antiguos y deshacerse de muebles redundantes y equipos de TI heredados. No tiene mucho sentido gastar tiempo / presupuesto en mover cualquier cosa que no vaya a usar.

Sin embargo, desechar estos artículos puede resultar costoso. Si tiene muebles, equipos informáticos o eléctricos no deseados, hay maneras fáciles de limpiar estos artículos de manera responsable y sostenible, ahorrando costos de eliminación y evitando desperdicios. Si elige usar un proveedor de despacho sostenible, entonces pueden donar muebles de oficina, equipo de TI y equipo eléctrico o incluso revender artículos que ya no necesite. Si los artículos no se pueden reutilizar de manera efectiva, el reciclaje seguro seguirá asegurando que se reduzcan los costos.

Oficina de Reubicar Plan

Tienes los recursos necesarios para lograr una perfecta jugada?

Ya sea que trabaje con un proveedor de servicios de mudanza de oficina integrado o simplemente con una empresa de cambio de espacio de trabajo, contar con un plan de mudanza estructurado es fundamental para garantizar la menor interrupción posible del negocio.

Los proveedores de servicios integrados le proporcionarán el conocimiento, la experiencia y los recursos que necesita para garantizar que la mudanza se lleve a cabo con altos estándares. Además, le brindarán apoyo antes, durante y después de su mudanza, brindándole la ayuda que necesita para minimizar las interrupciones.

Esto puede incluir proporcionar servicios de embalaje y desembalaje para ayudar a garantizar que todo se transfiera de forma segura a la ubicación correcta, desmontaje y montaje de muebles, limpieza de áreas nuevas y existentes y dotación de personal de los mostradores de asistencia.

Una vez que haya completado la mudanza con la menor interrupción posible, tómese el tiempo para celebrar con una fiesta de mudanza para el personal y los clientes.

Descargue Nuestra Lista de verificación de mudanza de oficina

Mudarse de su oficina actual es una empresa seria y este PDF resaltará cómo trabajar de la manera más eficiente durante el proceso con una lista de verificación.

Desde empacar hasta planificar una ruta, esta lista de verificación para mudanzas de oficina es una herramienta para ayudarlo a poner todo para una transición sin problemas.

Los traslados de oficina nunca son algo fácil de manejar. Hay tantas cosas que podrían salir mal durante este viaje, y puede ser muy estresante.

Por lo tanto, no dejes que nada te impida completar esta tarea.

Comience con nuestra lista de verificación que está diseñada para ayudar a los propietarios de negocios a trasladarse de una instalación a otra, manteniendo bajos los niveles de estrés.

Qué Hace Que Crown Workspace Destaque

Admite movimiento de todos los tamaños

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Minimizar el tiempo de inactividad

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Entendemos la importancia de conocer a nuestros clientes para poder planificar y entregar reubicaciones comerciales sin problemas, con un tiempo de inactividad mínimo.

Empleamos a un equipo dedicado de 120 personas, que están completamente entrenadas y con seguridad al más alto nivel.

Se proporciona de serie personal uniformado y una flota libreada con orugas completas con suspensión de transporte aéreo para proteger sus activos.

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