Petty Cash Reconciliation: So verwalten Sie Barzahlungen im Unternehmen

Wie viele Corporate Finance-Prozesse scheint Petty Cash am Anfang eine gute Idee zu sein. Es ist eine relativ einfache und effiziente Möglichkeit, kleine Zahlungen im Büro zu tätigen.

Leider macht das Wort „relativ“ im vorherigen Satz viel Arbeit.

Denn auch wie die meisten Finanzprozesse befinden sich Teams früher oder später oft in Verwaltungsschulden. Die bloße Abstimmung von Zahlungen kann Finanzteams zu Detektiven machen und zu viel Zeit von ihrer „echten“ Arbeit wegnehmen.

Das willst du nicht. In diesem Artikel werden wir uns die Grundlagen für ein gutes Petty Cash Management und eine gute Abstimmung ansehen. Und dann bieten wir ein klares Upgrade gegenüber diesem altmodischen System für Unternehmen an, die die besten internen Prozesse wünschen.

Neu bei Petty Cash? Erfahren Sie mehr über Petty Cash Box Prozesse und Verfahren.

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Petty Cash Reconciliation

Reconciliation ist die Buchhaltungspraxis zur Überprüfung aller Transaktionen und Zahlungsaufzeichnungen. Unternehmen müssen alle Zahlungen abgleichen, um sicherzustellen, dass die erfassten Zahlungen tatsächlich stattgefunden haben und dass die Aufzeichnungen korrekt und vollständig sind.

Die Kleingeldabstimmung ist also der Prozess der Bewertung von Kleingeldzahlungen und der Sicherstellung, dass die Unternehmensunterlagen auf dem neuesten Stand sind.

Die Vereinbarkeit von Kleingeld kann angesichts der geringen und inkonsistenten Art dieser Zahlungen besonders schwierig sein. Viele Mitarbeiter glauben, dass Kleingeld nicht genau verfolgt werden muss – dass dies einfach ein verfügbarer Fonds ist.

Natürlich sehen Buchhalter das nicht so. Sie benötigen ein klares Verständnis für jede Transaktion, unabhängig vom Grund der Ausgaben oder der verwendeten Zahlungsmethode. Ob per Kreditkarte, Bargeld oder Spesenabrechnung, es ist alles Firmengeld und muss mit Sorgfalt behandelt werden.

Wichtige Begriffe, die Sie kennen sollten

In diesem Artikel werden einige Begriffe und Ausdrücke verwendet.

  • Float: Kleingeldboxen enthalten normalerweise ein Startguthaben, damit die Teams Bargeld ausgeben können. Dies wird in der Regel jeden Monat oder vierteljährlich in einem sogenannten Zahlstellensystem aufgefüllt.
  • Auszahlungen: Der etwas technische Begriff für Zahlungen mit Kleingeld. Bargeld wird an verschiedene Spender „ausgezahlt“ und hoffentlich auf dem Weg aufgezeichnet.
  • Anmelden: Das Petty Cash Log sollte alle Zahlungen anzeigen, die mit Petty Cash getätigt wurden.
  • Gutscheine: Teil des Log-Systems, diese zeigen jede einzelne Zahlung. Sie werden normalerweise von Mitarbeitern als eine Art Bestellung ausgefüllt. Ein Gutschein = eine Transaktion.
  • Schlüsselhalter/Depotbank: In der Regel hat nur eine Person Schlüssel für die Petty Cash Box. Diese Person ist dafür verantwortlich, Bargeld angemessen zu verteilen und Missbrauch zu verhindern.

Wie man Kleingeld versöhnt

Der eigentliche Prozess der Versöhnung von Kleingeld ist theoretisch sehr einfach. Wir werden gleich zu den potenziellen Herausforderungen kommen, aber hier ist es auf den Punkt gebracht:

  1. Ermitteln Sie den Schwimmer. Was ist der Startbetrag?
  2. Zähle das Geld. Am Ende eines bestimmten Zeitraums sollte dies niedriger sein als der Float-Betrag.
  3. Addieren Sie die aufgezeichneten Transaktionen (über Gutscheine und das Protokoll). Diese sollten der Differenz zwischen dem Float-Betrag und dem verbleibenden Bargeld entsprechen.
  4. Auszahlungen kategorisieren. Diese werden dann Ihren entsprechenden Spesenkonten zugeordnet.
  5. Identifizieren und untersuchen Sie die Unterschiede zwischen Gutscheinen und dem erwarteten Saldo. Wie wir sehen werden, ist dies der größte Knackpunkt für Finanzteams und die Hauptursache für Kopfschmerzen rund um Kleingeld.
  6. Erfassen Sie Transaktionen in Ihrem Hauptbuch. Dies ist Teil des typischen Finanzabschlussprozesses.
  7. Füllen Sie den Float für den nächsten Monat auf.

Theoretisch ist das alles. Aber wie bei den meisten Unternehmensfinanzierungsprozessen stimmt die Theorie nicht immer mit der Realität überein.

Probleme mit der Kleingeldabstimmung

Die Abstimmung jeder Art von Unternehmenszahlung kann länger dauern als gewünscht. Die Idee ist einfach: Sie überprüfen Ihre internen Aufzeichnungen über das, was ausgegeben wurde, mit anderen Quellen – normalerweise Kreditkarten- oder Kontoauszügen.

Aber wenn sich die beiden nicht aneinanderreihen, müssen Buchhalter Antworten finden. Und das kann viel kostbare Zeit in Anspruch nehmen.

Die großen Probleme kommen in den Schritten 4 und 5. Erstens ist nicht immer klar, warum eine Auszahlung vorgenommen wurde. Gutscheine können unvollständig oder vage sein, und Teammitglieder verstehen möglicherweise nicht die Gründe, warum Spesenabrechnungen präzise sein müssen.

Aber natürlich treten die größten Probleme bei fehlendem Bargeld oder fehlender Dokumentation auf. Bargeld ist von Natur aus schwieriger zu verfolgen als Kartenzahlungen. Ein erfolgreiches Kleingeldprogramm beruht auf einer sorgfältigen Depotbank und darauf, dass der Rest des Teams die Regeln befolgt.

Bestenfalls besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit für menschliches Versagen. Und im schlimmsten Fall gibt es Potenzial für Diebstahl und Betrug. So oder so, Finanzteams neigen dazu, übermäßig viel Zeit damit zu verbringen, Probleme mit relativ kleinen Zahlungen zu untersuchen, anstatt ihren Unternehmen einen Mehrwert zu bieten.

Überwindung dieser Probleme

Solange Sie sich an die physische Kasse halten – und an Barzahlungen im Allgemeinen -, werden Sie immer Probleme haben. Ob diese ernst oder ein mildes Ärgernis sind, hängt wirklich von Ihren Prozessen ab.

Es gibt ein paar einfache Dinge, die Sie tun können, um sich vor dem Schlimmsten zu schützen:

  • Versöhnen Sie regelmäßig Kleingeld. Einmal im Monat ist wahrscheinlich in Ordnung, aber länger warten als nur erschwert die Untersuchung später.
  • Wählen und trainieren Sie Ihre Schlüsselhalter mit Bedacht. Diese Leute können sogar Mitglieder des Finanzteams sein, was mehr Arbeit schafft, aber auch sicherstellt, dass die Schlüsselhalter die besten Anreize haben, die Arbeit gut zu machen.
  • Führen Sie ein digitales Protokoll und scannen Sie Quittungen. Dies belastet die Depotbank möglicherweise ein wenig, verringert jedoch die Wahrscheinlichkeit, dass Quittungen fehlen oder Beträge falsch sind. Es macht auch den eventuellen Abstimmungsprozess viel schneller, da die Dateneingabe bereits erfolgt ist.
  • Legen Sie einen maximalen Auszahlungsbetrag fest. Dies verhindert nicht lästige Fehler oder Fehler, aber es mildert zumindest den Schaden.

Aber natürlich werden Sie immer noch Probleme haben. Die Petty Cash Box ist zwar üblich, aber nur eine Problemumgehung für Mitarbeiter, die keinen Zugang zu Unternehmensgeldern haben. Anstatt diesen Tanz fortzusetzen, schlagen wir eine andere Option vor.

Debitkarten für Mitarbeiter: das saubere Upgrade auf Kleingeld

Mitarbeiter müssen von Zeit zu Zeit ausgeben, um ihre beste Arbeit zu leisten. Ein paar Glückliche erhalten Firmenkreditkarten, die ihnen direkten Zugang zu Geld geben. Aber wie wir geschrieben haben, kommen Firmenkreditkarten mit ihren eigenen Problemen.

Und Sie können Kleingeld nicht durch Firmenkarten ersetzen, aus dem einfachen Grund, dass nicht jeder Mitarbeiter eine hat. Warum? Weil sie als riskant angesehen werden und zu teuer sind, um sie nur gelegentlich zu verwenden.

Aber Debitkarten für Mitarbeiter – wie die, die Spendesk anbietet – haben nicht die gleichen Nachteile. Wir haben bereits einen ganzen Beitrag über die Unterschiede zwischen diesen Prepaid-Spesenkarten und der klassischen Firmenkarte geschrieben. Hier ist eine kurze Auffrischung.

Traditionelle Firmenkarten

Unabhängig vom Anbieter haben diese altmodischen Karten immer einige Gemeinsamkeiten:

  • Teuer in der Einführung (und daher nicht gut skalierbar)
  • Schwer zu verfolgen
  • Finanzteams warten auf Kontoauszüge, um Kreditkartenzahlungen abzustimmen
  • Keine Echtzeit-Transparenz über die Ausgaben
  • Keine einfache Möglichkeit, Missbrauch, Missbrauch oder Betrug zu verhindern

Alle Gründe, warum Sie zu Hause mit Ihrer eigenen Kreditkarte vorsichtig sein sollten, gelten auch im Büro.

Debitkarten

Intelligente Debitkarten bieten eine einfache Lösung für die meisten der oben genannten Probleme. Sie lassen dich:

  • Verfolgen Sie jede Zahlung jedes Mitarbeiters in einem zentralen Dashboard
  • Legen Sie benutzerdefinierte Limits für jedes Team, jede Berufsbezeichnung oder bis hin zum einzelnen Mitarbeiter fest
  • Bezahlen Sie online mit virtuellen Karten oder im Geschäft mit Plastik
  • Sehen Sie, was in Echtzeit ausgegeben wird – nicht am Ende des Monats
  • Die Abstimmung erfolgt fast sofort. Das System prüft Zahlungen und Quittungen für Sie, damit Ihre Bücher auf dem neuesten Stand bleiben.

Aber der Hauptgrund, warum sie ein Upgrade gegenüber Petty Cash sind, ist, dass jeder Mitarbeiter eines haben kann. Weil sie Debit – nicht Kredit – gibt es kein Risiko von Mehrausgaben. Die Regeln sind klar festgelegt, und die Teammitglieder haben keine andere Wahl, ihnen zu folgen.

Was bedeutet, dass jeder sicheren Zugang zu Geldern haben kann, und es gibt überhaupt keine Notwendigkeit für eine Kleinkassette.

Erfahren Sie mehr über die Debitkarten für Mitarbeiter von Spendesk.

Machen Sie sich schlau über die Versöhnung von Kleingeld

Hoffentlich sind nach dem Lesen dieses Artikels einige Dinge klar:

  1. Kleingeld muss genau überwacht werden, und Zahlungen sollten häufig abgeglichen werden.
  2. Der manuelle Abgleich sorgt für zusätzliche Arbeit und Kopfschmerzen für Finanzteams, insbesondere bei Fehlern.
  3. Je weniger Kleingeld, desto besser.
  4. Intelligente Lösungen gibt es für Unternehmen, die bereit sind, sich weiterzuentwickeln.

Ihre nächsten Schritte hängen davon ab, wie viel Zeit und Mühe Sie verlieren, um alle Zahlungen heute abzugleichen. Wenn Sie nicht zu viele Ausgaben haben, sind Firmenkarten und eine kleine Kasse wahrscheinlich in Ordnung.

Aber die Ausgaben sind in der Regel ein wesentlicher Bestandteil des Wachstums. Und je mehr Sie ausgeben, desto mehr wird der Verwaltungsaufwand zum Problem.

Wenn Sie diese Belastung heute spüren, ist es an der Zeit, bessere Optionen in Betracht zu ziehen:

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