7 Dinge zu beachten beim Umzug eines Büros

Der Umzug in ein neues Büro ist eine aufregende Zeit für jedes Unternehmen, aber für diejenigen, die den Umzug verwalten, kann es sehr stressig sein. Eine Umfrage von E.ON ergab, dass der Umzug von Räumlichkeiten die zweitstressigste Aufgabe ist, mit der sich Manager auseinandersetzen müssen. Infolgedessen verzögern kolossale 78% der Unternehmen den Umzug und entscheiden sich dafür, in ineffizienten, beengten und kostspieligen Einrichtungen zu bleiben, nur um den Stress des Ganzen zu vermeiden.

Wenn Sie für jede Art von Büroverlagerung verantwortlich sind, ist es wichtig, dass Störungen minimiert werden und neue Einrichtungen den aktuellen und zukünftigen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Bei Umzügen, die für Ihr Unternehmen und Ihre Kollegen so wichtig sind, ist es Sache des Office Moves-Projektmanagers (normalerweise des Facility Managers), jeden Aspekt des Umzugs detailliert und dennoch so nahtlos wie möglich zu organisieren, zu verwalten und zu beschaffen.

Es ist unwahrscheinlich, dass Sie in Ihrer Karriere mit vielen Büroumzugsprojekten beauftragt werden, und für viele ist es das erste und einzige Mal, dass Sie einen Umzug verwalten.

Um sicherzustellen, dass Sie die kostspieligsten Fehler eines Umzugsprojekts vermeiden, haben wir sieben wichtige Dinge zusammengestellt, die Sie beachten müssen, um ein Büroumzugsprojekt erfolgreich zu verwalten:

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Budget

Wie viel wird Ihr Umzugsprojekt kosten?

Beim Umzug von Büros können die Kosten sehr schnell in die Höhe schnellen. Budgets können aufgrund von Verzögerungen, Versehen und unerwarteten Problemen leicht überschritten werden. Der Projektmanager wird wahrscheinlich für die Verwaltung dieses Budgets verantwortlich sein, das Kosten wie Innenarchitektur und neues Briefpapier beinhalten kann – aber in der Regel Rechts- und Immobiliengebühren ausschließt.

Sich an Ihr Budget zu halten, kann genauso schwierig sein wie es tatsächlich festzulegen. Böse Überraschungen und versteckte Kosten können aus Dingen entstehen, an die Sie vielleicht noch nicht einmal gedacht haben. Hier sind einige gemeinsame Elemente, die viele Budgets übersehen:

  1. Haben Sie die Kosten für den Verfall oder die Wiederherstellung des Büros, das Sie räumen, in Betracht gezogen?
  2. Haben Sie Leasing- oder Spezialgeräte, die eine besondere Handhabung erfordern? Dies kann auch Kunstsammlungen oder Chemikalien umfassen
  3. Gibt es Zugangs- oder Zeitbeschränkungen, die sich auf die Kosten Ihres Umzugs auswirken?

Es ist wichtig, dass Sie die vollen Kosten Ihres Büroumzugs ermitteln können, bevor Sie beginnen. Beträchtliche Kosten können falsch eingeschätzt oder ganz übersehen werden, nur weil Sie noch nie einen Umzug erlebt haben. Möglicherweise ist es von Vorteil, Ihren Umzug mit einem erfahrenen Unternehmen für Arbeitsplatzänderungen zu besprechen, das möglicherweise die vollen Kosten Ihres Umzugs ermitteln kann!

Innenraumlösungen und Bürodesign

Wie sollten Sie Ihre neuen Büroräume gestalten?

Abhängig vom aktuellen Zustand Ihres neuen Arbeitsbereichs kann es erforderlich sein, ihn grundlegend zu renovieren oder nur zu aktualisieren. In jedem Fall müssen Sie ein Büroausrüstungsunternehmen finden, das Ihnen die von Ihnen benötigten Innenraumlösungen bietet – im Idealfall ein Unternehmen, das eine schlüsselfertige Lösung bietet und gleichzeitig zeitnah, einen hohen Standard an Verarbeitung und innerhalb Ihres Budgets liefert.

Wenn Sie sich mit einer klaren Vorstellung von Ihren Einschränkungen und Bedürfnissen an ein Unternehmen wenden können, sollte dieses in der Lage sein, die volle Kontrolle über die Gestaltung und das Konzept Ihres Büros zu übernehmen – wenn Sie diese Verantwortung delegieren möchten. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Arbeitsbelastung und Stress zu reduzieren, da sie Ihr Interieur vom Konzept bis zur Übergabe verwalten und Sie bei jedem Schritt der Reise auf dem Laufenden halten.

Die Maximierung Ihrer Bürofläche kann auch ein wichtiges Ziel für Sie sein, insbesondere wenn Ihr Unternehmen schnell wächst oder an einen etwas engeren neuen Standort zieht. Hier können die Dienste eines Raumplaners nützlich sein. Sprechen Sie mit Ihrem Umzugsunternehmen, da es möglicherweise bei den häufigsten Problemen bei der Raumplanung behilflich sein kann und wenn es auch Renovierungsdienste anbietet, können Sie davon profitieren, dass Sie weniger Auftragnehmer verwalten und das Service-Integrationselement des Umzugs vereinfachen müssen.

Kommunikation

Wer muss wissen, dass Sie sich bewegen?

Effektive Kommunikation ist für den Erfolg eines Umzugsprojekts unerlässlich. Obwohl es möglicherweise nicht in jedem Fall die Verantwortung des Facility Managers ist, ist es wichtig, eine Strategie zu haben, um den Umzug bekannt zu machen, wenn er in Ihren Zuständigkeitsbereich fällt. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Kunden, Lieferanten, Vermietern und anderen Kontakten mitteilen können, darunter:

  • Verteilen Sie Flyer oder ändern Sie Adresskarten mit Kundenquittungen und Rechnungen
  • Senden Sie eine E-Mail- oder Postkampagne
  • Platzieren Sie eine Benachrichtigung auf Ihrer Website
  • Fügen Sie ein P.S. nachricht an Ihre E-Mails
  • Social-Media-Beiträge
  • Vergessen Sie nicht, die Adresse in Ihrem Google-Eintrag, Büromaterial, Ihrer Website und Ihren E-Mail-Fußzeilen zu aktualisieren.

Häufig hängt der Erfolg eines Umzugsprojekts von den ‚weichen‘ Elementen eines Umzugs ab. Mitarbeiter auf Ihrer Seite und auf dem Laufenden zu halten, ist ein wichtiger Teil der Linderung von Angstzuständen im Zusammenhang mit dem Umzug des Büros. Wenn Sie auf ihre Bedenken hören, können Sie auch einige der mit dem Umzug verbundenen Probleme lösen und sicherstellen, dass Sie jede Basis abgedeckt haben.

Machen Sie Ihre Dienstleister so früh wie möglich im Relocation-Projekt auf Ihren Umzug aufmerksam. Sie können Kündigungsfristen auf einige von diesen dienen müssen, so dass Ihre Verträge zu überprüfen und zu erforschen, wie sie formell zu benachrichtigen ist notwendig.

Außerdem: Vergessen Sie nicht, Ihre Bank und Versicherungen wissen zu lassen, dass Sie umziehen! Vielleicht möchten Sie auch Ihre alten und neuen Nachbarn über Ihre Arrangements informieren.

Büromöbel

Was machen Sie mit Ihren vorhandenen Büromöbeln?

Wenn es um Büromöbel geht, ist es nicht unvernünftig zu denken, dass Sie die Wahl haben: Erstens nehmen Sie es mit zu Ihrem neuen Standort, oder zwei, ersetzen Sie es durch völlig neue Möbel. Möglicherweise können Sie jedoch die Vorteile beider nutzen, indem Sie Ihre Büromöbel renovieren oder wiederaufbereiten.

Es ist möglich, Ihre Büromöbel aufzubereiten, um sie so gut wie neu zu machen, neue Arbeitsanforderungen zu erfüllen oder die modernen Designstandards von Architekten zu erreichen. Dieser Prozess kann sehr vorteilhaft sein, da er weniger verschwenderisch und erheblich billiger ist als der Kauf eines neuen – die Wiederaufbereitung von Bürostühlen kann bis zu 80% weniger kosten als der Kauf eines neuen. Es ist auch eine extrem gute Möglichkeit, Punkte zu sammeln, um BREAAM- oder SKA-Bewertungspunkte zu sammeln.

Ein integrierter Dienstleister sollte Ihnen eine Reihe von Optionen für Ihre alten Möbel anbieten können. Sie können in der Lage sein, Remanufacturing-Projekte für Büromöbel schnell durchzuführen und Ihnen andere Optionen für Ihre alten Möbel zu bieten, wie Marketing, Verkauf oder sogar Spende an Wohltätigkeitsorganisationen in Ihrem Namen.

IT, Daten, Computer und Anschlüsse

Wie werden Sie Ihre Elektrogeräte und IT verlagern, oder nutzen Sie die Gelegenheit des Umzugs, um auf ein neues IT-Kit umzusteigen?

Wenn Sie erwägen, IT-Geräte zu verlegen, gibt es keinen Mangel an Punkten, die Sie berücksichtigen müssen. Da sie für den Betrieb der meisten modernen Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind, ist es wichtig, dass Sie besondere Schritte zur Pflege dieser Geräte unternehmen.

Jede Einrichtung Ihrer Kollegen ist einzigartig, sowohl in Bezug auf Konfigurationen als auch auf die Bildschirmausstattung. Bevor Sie umziehen, müssen Sie die Geräteeinstellungen überprüfen, um die Geräte wieder in Betrieb zu nehmen, die in Ihrem neuen Büro verwendet werden können. Sobald diese sehr sorgfältig verschoben wurden, müssen sie wieder in Betrieb genommen und an teilweise komplexe Netzwerkinfrastrukturen angeschlossen werden. Diese Systeme beherbergen sensible Daten, die sicher bleiben müssen, weshalb es wichtig ist, dass Sie CTC-Techniker einsetzen, um Ihre Geräte stillzulegen und wieder in Betrieb zu nehmen.

Rechenzentren & Server

Server, die geschäftskritische Daten hosten, müssen sehr sorgfältig und sicher verlegt werden, wobei Ausfallzeiten auf ein absolutes Minimum reduziert werden müssen. Migrationen müssen nahtlos, sicher und optimal geplant sein, um Ausfallzeiten zu minimieren.

Bruch, Ausfall oder gestohlene Daten können sehr teuer werden. Es ist wichtig, dass die Ausrüstung während des Transports überwacht und mit speziellen Verpackungen transportiert wird, um sie sicher zu halten und statische Aufladungen zu verhindern.

Leasinggeräte

Für einige Ihrer Geräte müssen Sie möglicherweise die Genehmigung Ihres Anbieters einholen, bevor Sie sie überhaupt bewegen können, oder es besteht die Gefahr, dass Garantie- oder Servicedeckungsverträge verletzt werden. Bei einigen Spezialgeräten können die Anbieter selbst darauf bestehen, sie zu bewegen, oder wenn Sie für den Umzug der gemieteten Geräte selbst verantwortlich sind, kann der Anbieter verlangen, dass Sie einem genehmigten Umzugsprozess folgen. Ihre Verpflichtungen bei der Verlagerung von Leasinggeräten sollten in Ihren Vertragsunterlagen aufgeführt sein.

Telefone und Internetverbindungen

Sie müssen viel Zeit einplanen, um sicherzustellen, dass Telefonsysteme und Internetverbindungen vom ersten Tag an in Ihrem neuen Büro aktiv sind. Unabhängig davon, ob Sie einen neuen Dienstanbieter verwenden oder bei Ihrem bestehenden bleiben, müssen Sie sicherstellen, dass die Konnektivität beim Übergang zwischen den Büros nicht verloren geht. Stellen Sie sicher, dass Sie in der Lage sind, Probleme vor dem Umzug zu identifizieren, zu diagnostizieren und zu beheben.

Wenn Sie innerhalb des Gebiets umziehen, das von Ihrer bestehenden Telefonzentrale abgedeckt wird, können Sie Ihre bestehende Telefonnummer behalten. Wenn Sie eine 0800- oder 0845-Nummer haben, können Sie diese überall hin mitnehmen, wo Sie sich in Großbritannien bewegen. Wenn Sie Ihre Nummer ändern müssen, ist es möglich, Ihre alte Nummer gegen Aufpreis auf Ihre neue umleiten zu lassen.

Altgeräte und unerwünschte Möbel

Was machen Sie mit Ihren unerwünschten Möbeln oder IT-Geräten?

Der Umzug von Büros ist eine großartige Gelegenheit, alte Dateien zu entrümpeln, zu sortieren und redundante Möbel und ältere IT-Geräte loszuwerden. Es macht wenig Sinn, Zeit / Budget für das Verschieben von Dingen aufzuwenden, die Sie nicht verwenden werden.

Die Entsorgung dieser Gegenstände kann sich jedoch als teuer erweisen. Wenn Sie unerwünschte Möbel, IT- oder Elektrogeräte haben, gibt es einfache Möglichkeiten, diese verantwortungsvoll und nachhaltig zu beseitigen, Entsorgungskosten zu sparen und Abfall zu vermeiden. Wenn Sie sich für einen nachhaltigen Clearance-Anbieter entscheiden, können diese Büromöbel, IT- und Elektrogeräte spenden oder sogar Artikel weiterverkaufen, die Sie nicht mehr benötigen. Wenn Gegenstände nicht effektiv wiederverwendet werden können, sorgt das sichere Recycling dafür, dass die Kosten gesenkt werden.

Office Relocate Plan

Haben Sie die Ressourcen, die Sie für einen nahtlosen Umzug benötigen?

Unabhängig davon, ob Sie mit einem integrierten Umzugsdienstleister oder einfach einem Unternehmen für den Arbeitsplatzwechsel zusammenarbeiten, ist ein strukturierter Umzugsplan von entscheidender Bedeutung, um so wenig Geschäftsunterbrechungen wie möglich zu gewährleisten.

Integrierte Dienstleister stellen Ihnen das Wissen, die Expertise und die Ressourcen zur Verfügung, die Sie benötigen, um sicherzustellen, dass der Umzug nach hohen Standards durchgeführt wird. Darüber hinaus unterstützen sie Sie vor, während und nach Ihrem Umzug und geben Ihnen die Hilfe, die Sie benötigen, um Störungen zu minimieren.

Dies kann die Bereitstellung von Verpackungs- und Auspackdiensten umfassen, um sicherzustellen, dass alles sicher an den richtigen Ort gebracht wird, die Demontage und Wiedermontage von Möbeln, die Reinigung bestehender und neuer Bereiche und die Besetzung von Helpdesks.

Sobald Sie den Umzug mit so wenig Störungen wie möglich abgeschlossen haben, nehmen Sie sich Zeit, um mit einer Einzugsparty für Mitarbeiter und Kunden zu feiern!

Laden Sie unsere Checkliste für den Büroumzug herunter

Der Umzug aus Ihrem derzeitigen Büro ist ein ernstes Unterfangen, und diese PDF-Datei zeigt anhand einer Checkliste, wie Sie während des Prozesses am effizientesten arbeiten können.

Vom Packen bis zur Routenplanung ist diese Checkliste für den Büroumzug ein Werkzeug, mit dem Sie alles für einen reibungslosen Übergang vorbereiten können.

Büroumzüge sind nie einfach zu bewältigen. Es gibt so viele Dinge, die während dieser Reise schief gehen könnten, und es kann sehr stressig sein.

Lassen Sie sich also von nichts davon abhalten, diese Aufgabe zu erledigen.

Beginnen Sie mit unserer Checkliste, die Geschäftsinhabern helfen soll, von einer Einrichtung zur anderen zu wechseln und gleichzeitig den Stress niedrig zu halten.

Was Crown Workspace auszeichnet

 Unterstützung alle größen bewegen

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 Sachkenntnis engagiertes Personal

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 Ausfallzeiten minimieren

Betriebsausfallzeiten minimieren

Wir wissen, wie wichtig es ist, unsere Kunden kennenzulernen, damit wir reibungslose kommerzielle Umzüge mit minimalen Ausfallzeiten planen und durchführen können.

Wir beschäftigen ein engagiertes Team von 120 Mitarbeitern, die alle umfassend geschult sind und die Sicherheit auf höchstem Niveau gewährleisten.

Uniformiertes Personal und eine lackierte, vollständig verfolgte Flotte mit Luftfederung zum Schutz Ihres Vermögens sind standardmäßig vorhanden.

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