Petty cash reconciliation: hvordan man styrer virksomhedens kontante betalinger

ligesom mange corporate finance processer virker petty cash som en god ide i starten. Det er en relativt enkel og effektiv måde at foretage små betalinger rundt på kontoret.

desværre gør ordet “relativt” meget arbejde i den foregående sætning.

fordi teams også som de fleste finansieringsprocesser ofte befinder sig i administrativ gæld før eller senere. Blot at forene betalinger kan gøre økonomiteams til detektiver og tage for meget tid væk fra deres “rigtige” arbejde.

du vil ikke have det. Så i denne artikel vil vi se på det væsentlige for god smålig kontanthåndtering og forsoning. Og så tilbyder vi en klar opgradering over dette gammeldags system til de virksomheder, der ønsker de bedste interne processer.

nyt til petty cash? Få mere at vide om processer og procedurer for små pengekasser.

ny opfordring til handling

smålig kontantafstemning

afstemning er regnskabspraksis for gennemgang af alle transaktioner og betalingsoptegnelser. Virksomheder skal afstemme alle betalinger for at sikre, at de registrerede betalinger faktisk fandt sted, og at registreringerne er nøjagtige og komplette.

således er små kontantafstemning processen med at vurdere små kontantbetalinger og sørge for, at virksomhedsregistre er opdaterede.

afstemning af små kontanter kan være særlig udfordrende i betragtning af den lille og inkonsekvente karakter af disse betalinger. Mange medarbejdere mener, at småpenge ikke behøver at spores nøje-at dette simpelthen er en engangsfond.

selvfølgelig ser revisorer det ikke på denne måde. De har brug for en klar forståelse af hver transaktion, uanset årsagen til udgifterne eller den anvendte betalingsmetode. Uanset om det er lavet med kreditkort, kontanter eller medarbejderudgiftskrav, er det hele virksomhedens penge og skal behandles med omhu.

vigtige udtryk at vide

vi bruger et par udtryk og sætninger i denne artikel, så det lønner sig at gøre dem klare først.

  • Float: små kontante kasser indeholder normalt en startbalance, så holdene har kontanter at bruge. Dette genopfyldes typisk hver måned eller kvartal i det, der kaldes et forskudssystem.
  • udbetalinger: den lidt tekniske betegnelse for betalinger foretaget ved hjælp af små kontanter. Kontanter “udbetales” til forskellige forbrugere, og forhåbentlig registreres undervejs.
  • Log: Petty cash log skal vise alle betalinger foretaget ved hjælp af petty cash.
  • værdikuponer: en del af logsystemet, disse viser hver enkelt betaling. De udfyldes typisk af medarbejdere som en slags indkøbsordre. En kupon = en transaktion.
  • nøgleholder/depotmand: typisk vil kun en person have nøgler til den smålige pengeboks. Denne person er ansvarlig for at distribuere kontanter korrekt og forhindre misbrug.

sådan afstemmes små kontanter

den faktiske proces med afstemning af små kontanter er teoretisk meget ligetil. Vi kommer til de potentielle udfordringer om et øjeblik, men her er det i en nøddeskal:

  1. fastslå float. Hvad er startbeløbet?
  2. Tæl kontanterne. Ved afslutningen af en given periode skal dette være lavere end floatmængden.
  3. Tilføj de registrerede transaktioner (via værdikuponer og loggen). Disse skal svare til forskellen mellem floatbeløbet og de resterende kontanter.
  4. Kategoriser udbetalinger. Disse vil derefter blive tildelt dine tilsvarende udgiftskonti.
  5. Identificer og undersøg forskellene mellem værdikuponer og den forventede saldo. Som vi vil se, er dette det største klæbepunkt for finanshold, og hovedårsagen til hovedpine omkring småpenge.
  6. registrer transaktioner i din hovedbog. Dette er en del af den typiske økonomiske lukningsproces.
  7. genopfyld flyderen til næste måned.

så i teorien er det alt, hvad der er til det. Men som med de fleste virksomhedsfinansieringsprocesser matcher teorien ikke altid virkeligheden.

problemer med små kontantafstemning

afstemning af enhver form for firmabetaling kan tage længere tid end ønsket. Ideen er enkel: du tjekker dine interne poster over, hvad der blev brugt mod andre kilder – normalt kreditkort-eller kontoudtog.

men når de to ikke stiller op, skal revisorer finde svar. Og det kan tage meget dyrebar tid.

de store spørgsmål kommer i trin 4 og 5. For det første er det ikke altid klart, hvorfor en udbetaling blev foretaget. Værdikuponer kan være ufuldstændige eller vage, og teammedlemmer forstår muligvis ikke grundene til, at udgiftskonti skal være præcise.

men selvfølgelig opstår de største problemer omkring manglende kontanter eller manglende dokumentation. Kontanter er i sagens natur sværere at spore end kortbetalinger. Et vellykket petty cash-program er afhængig af en flittig depotmand, og på resten af holdet, der følger reglerne.

i bedste fald er der stor sandsynlighed for menneskelige fejl. I værste fald er der risiko for tyveri og svindel. Uanset hvad har finansteams en tendens til at bruge unødig tid på at undersøge problemer med relativt små betalinger i stedet for at tilføre værdi til deres virksomheder.

overvinde disse problemer

så længe du holder fast i den fysiske småkasse – og kontantbetalinger generelt – har du altid problemer. Om disse er alvorlige eller en mild irritation afhænger virkelig af dine processer.

der er et par enkle ting, du kan gøre for at beskytte dig mod det værste af det værste:

  • Afstem småpenge regelmæssigt. En gang om måneden er sandsynligvis fint, men at vente længere end bare gør undersøgelsen vanskeligere senere.
  • Vælg og træne dine nøgleholdere klogt. Disse mennesker kan endda være medlemmer af økonomiteamet, hvilket skaber mere arbejde, men også sikrer, at nøglehaverne har de bedste incitamenter til at udføre jobbet godt.
  • Opbevar en digital log, og scan kvitteringer. Dette lægger måske en lille byrde på depotmanden, men reducerer sandsynligheden for, at kvitteringer mangler, eller at beløb er i fejl. Det gør også den eventuelle afstemningsproces meget hurtigere, da dataindtastningen allerede er udført.
  • Indstil et maksimalt udbetalingsbeløb. Dette forhindrer ikke irriterende admin eller fejl, men det mindsker i det mindste skaden.

men selvfølgelig vil du stadig have problemer. Den smålige pengeboks, mens den er almindelig, er egentlig bare en løsning for medarbejdere, der ikke har adgang til virksomhedens midler. Så i stedet for at fortsætte denne dans foreslår vi en anden mulighed.

medarbejder betalingskort: den rene opgradering til petty cash

medarbejdere skal bruge fra tid til anden for at gøre deres bedste arbejde. En heldig få får selskab kreditkort, som giver dem direkte adgang til penge. Men som vi har skrevet, kommer firmakreditkort med deres egne problemer.

og du kan ikke erstatte petty cash med firmakort af den simple grund, at ikke alle medarbejdere har en. Hvorfor? Fordi de ses som risikable, og de er for dyre til kun at bruge lejlighedsvis.

men medarbejder betalingskort – som dem Spendesk tilbyder – har ikke de samme ulemper. Vi skrev allerede et helt indlæg om forskellene mellem disse forudbetalte udgiftskort og det klassiske firmakort. Her er en hurtig genopfriskning.

traditionelle virksomhedskort

uanset udbyderen har disse gammeldags kort altid et par ting til fælles:

  • dyrt at rulle ud (og derfor ikke skalere godt)
  • svært at spore
  • Finance teams venter på udsagn for at forene kreditkortbetalinger
  • ingen synlighed i realtid over udgifterne
  • ingen nem måde at forhindre misbrug, misbrug eller svig

alle grunde til, at du skal være forsigtig med dit eget kreditkort derhjemme, gælder også på kontoret.

debetkort

Smart debetkort giver en nem løsning til de fleste af ovenstående problemer. De lader dig:

  • Spor hver betaling af hver medarbejder i et centralt dashboard
  • Indstil brugerdefinerede grænser for hvert hold, jobtitel eller helt ned til den enkelte medarbejder
  • Betal online med virtuelle kort eller i butikken med plast
  • se hvad der bruges i realtid-ikke i slutningen af måneden
  • afstemning er næsten øjeblikkelig. Systemet kontrollerer betalinger og kvitteringer for dig, så dine bøger holder sig ajour.

men hovedårsagen til, at de er en opgradering over småpenge, er, at enhver medarbejder kan have en. Fordi de er debet-ikke kredit-er der ingen risiko for overforbrug. Reglerne er klart indstillet, og teammedlemmer har ikke noget valg at følge dem.

hvilket betyder, at alle kan have sikker adgang til midler, og der er slet ikke behov for en lille pengekasse.

Lær mere om Spendesk medarbejder betalingskort.

Bliv smart om smålig kontantafstemning

forhåbentlig efter at have læst denne artikel er et par ting klare:

  1. små kontanter skal overvåges nøje, og betalinger bør afstemmes ofte.
  2. Manuel afstemning tilføjer ekstra arbejde og hovedpine for finansteams, især hvor der findes fejl.
  3. jo mindre små kontanter, jo bedre.
  4. der findes smarte løsninger for virksomheder, der er klar til at udvikle sig.

dine næste trin afhænger af, hvor meget tid og kræfter du mister for at afstemme alle betalinger i dag. Hvis du ikke har for mange udgifter, er firmakort og en lille pengekasse sandsynligvis fint.

men udgifter er normalt en væsentlig del af væksten. Og jo mere du bruger, jo mere bliver den administrative byrde et problem.

hvis du begynder at føle den byrde i dag, er det tid til at overveje bedre muligheder:

ny opfordring til handling

facebook share
kvidre Del
linkedin share

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.