Drobné odsouhlasení hotovosti: jak spravovat platby v hotovosti společnosti

jako mnoho procesů podnikových financí, drobné peníze se na začátku jeví jako dobrý nápad. Je to relativně jednoduchý a efektivní způsob, jak provádět malé platby po kanceláři.

bohužel toto slovo „relativně“ dělá v předchozí větě hodně práce.

protože stejně jako většina finančních procesů se týmy dříve či později často ocitnou v administrativním dluhu. Pouhé sladění plateb může změnit finanční týmy na detektivy, přičemž příliš mnoho času od jejich „skutečné“ práce.

to nechcete. Takže v tomto článku se podíváme na základy dobré drobné správy hotovosti a usmíření. A pak nabídneme jasný upgrade tohoto staromódního systému pro ty společnosti, které chtějí nejlepší interní procesy.

nové drobné peníze? Další informace o procesech a postupech drobných pokladen.

nová výzva k akci

drobné odsouhlasení hotovosti

odsouhlasení je účetní praxe kontroly všech transakcí a platebních záznamů. Společnosti musí sladit všechny platby, aby zajistily, že zaznamenané platby skutečně proběhly, a že záznamy jsou přesné a úplné.

drobné hotovostní odsouhlasení je tedy proces hodnocení drobných hotovostních plateb a zajištění toho, aby firemní záznamy byly aktuální.

sladění drobné hotovosti může být obzvláště náročné vzhledem k malé a nekonzistentní povaze těchto plateb. Mnoho zaměstnanců se domnívá, že drobné peníze nemusí být pečlivě sledovány-že se jedná pouze o jednorázový fond.

účetní to samozřejmě nevidí. Potřebují jasné pochopení každé transakce, bez ohledu na důvod výdajů nebo použitý způsob platby. Ať už je to kreditní karta, hotovost nebo nárok na výdaje zaměstnanců, jsou to všechny peníze společnosti a je třeba s nimi zacházet opatrně.

důležité pojmy vědět

v tomto článku použijeme několik termínů a frází, takže se vyplatí je nejprve vyjasnit.

  • Float: drobné pokladny obvykle obsahují počáteční zůstatek, takže týmy mají peníze na utrácení. To se obvykle doplňuje každý měsíc nebo čtvrtletí, v takzvaném zálohovém systému.
  • výplaty: mírně technický termín pro platby provedené pomocí drobné hotovosti. Hotovost je „vyplacena“ různým výdajům a doufejme, že je zaznamenána po cestě.
  • Log: Drobný pokladní deník by měl zobrazovat všechny platby provedené pomocí drobné hotovosti.
  • poukazy: součástí log systému jsou jednotlivé platby. Obvykle je vyplňují zaměstnanci jako druh objednávky. Jeden poukaz = jedna transakce.
  • Keyholder/custodian: obvykle pouze jedna osoba bude mít klíče k drobné pokladně. Tato osoba je zodpovědná za přiměřenou distribuci hotovosti a prevenci zneužívání.

jak sladit drobné peníze

skutečný proces sladění drobných peněz je teoreticky velmi jednoduchý. K potenciálním výzvám se dostaneme za chvíli, ale tady je to v kostce:

  1. zjistěte plovák. Jaká je počáteční částka?
  2. Spočítejte hotovost. Na konci daného období by to mělo být nižší než množství plováku.
  3. sečtěte zaznamenané transakce (prostřednictvím poukázek a protokolu). Ty by se měly rovnat rozdílu mezi floatovou částkou a zbývající hotovostí.
  4. kategorizovat výplaty. Ty budou poté přiřazeny k vašim odpovídajícím výdajovým účtům.
  5. Identifikujte a prozkoumejte rozdíly mezi poukázkami a očekávaným zůstatkem. Jak uvidíme, toto je největší problém pro finanční týmy a hlavní příčina bolesti hlavy kolem drobných peněz.
  6. zaznamenávejte transakce ve své hlavní knize. To je součástí typického finančního procesu.
  7. doplňte plovák na příští měsíc.

takže teoreticky je to všechno. Ale stejně jako u většiny procesů financování společnosti, teorie ne vždy odpovídá realitě.

problémy s drobným vyrovnáním hotovosti

sladění jakéhokoli druhu platby společnosti může trvat déle, než je požadováno. Myšlenka je jednoduchá: zkontrolujete své interní záznamy o tom, co bylo vynaloženo na jiné zdroje – obvykle kreditní karty nebo bankovní výpisy.

ale když se dva neshodují, účetní musí najít odpovědi. A to může trvat hodně drahocenného času.

velké problémy přicházejí v krocích 4 a 5. Za prvé, není vždy jasné, proč byla výplata provedena. Poukázky mohou být neúplné nebo vágní, a členové týmu nemusí pochopit důvody, proč musí být účty výdajů přesné.

ale samozřejmě největší problémy se vyskytují kolem chybějící hotovosti nebo chybějící dokumentace. Hotovost je ze své podstaty těžší sledovat než platby kartou. Úspěšný drobný peněžní program se spoléhá na pečlivého správce a na zbytek týmu podle pravidel.

v nejlepším případě existuje vysoká pravděpodobnost lidské chyby. A v nejhorším případě existuje možnost krádeže a podvodu. Ať tak či onak, finanční týmy mají tendenci trávit zbytečný čas vyšetřováním problémů s relativně malými platbami, místo toho, aby přidávaly hodnotu svým společnostem.

překonání těchto problémů

pokud se budete držet fyzické drobné pokladny – a platby v hotovosti obecně-budete mít vždy problémy. Zda se jedná o vážné nebo mírné obtěžování, skutečně závisí na Vašich procesech.

existuje několik jednoduchých věcí, které můžete udělat, abyste se ochránili před nejhoršími z nejhorších:

  • pravidelně Sladte drobné peníze. Jednou za měsíc je pravděpodobně v pořádku, ale čekání déle než jen ztěžuje vyšetřování později.

  • Vyberte si a trénujte své držáky klíčů moudře. Tito lidé mohou být dokonce členy finančního týmu, což vytváří více práce, ale také zajišťuje, že držitelé klíčů mají nejlepší pobídky k tomu, aby tuto práci dobře vykonávali.
  • uchovávejte digitální protokol a skenujte příjmy. To představuje malou zátěž pro správce, možná, ale snižuje pravděpodobnost, že příjmy zmizí nebo že částky jsou v omylu. To také dělá případný proces usmíření mnohem rychlejší, protože zadávání dat již bylo provedeno.
  • Nastavte maximální částku výplaty. To nezabrání nepříjemnému administrátorovi nebo chybám, ale alespoň zmírňuje škody.

ale samozřejmě budete mít problémy. Drobná pokladna, i když je běžná, je opravdu jen řešením pro zaměstnance, kteří nemají přístup k firemním fondům. Takže spíše než pokračovat v tomto tanci, navrhujeme jinou možnost.

zaměstnanecké debetní karty: čistý upgrade na drobné peníze

zaměstnanci musí čas od času strávit, aby odvedli svou nejlepší práci. Několik šťastlivců dostává firemní kreditní karty, které jim poskytují přímý přístup k penězům. Ale jak jsme psali, firemní kreditní karty přicházejí s vlastními problémy.

a nemůžete nahradit drobné peníze firemními kartami z toho prostého důvodu, že ne každý zaměstnanec má jednu. Proč? Protože jsou považovány za riskantní a jsou příliš drahé na to, aby je bylo možné použít jen příležitostně.

ale zaměstnanecké debetní karty-jako ty, které nabízí Spendesk-nemají stejné nevýhody. O rozdílech mezi těmito předplacenými výdajovými kartami a klasickou firemní kartou jsme již napsali celý příspěvek. Tady je rychlé osvěžení.

tradiční firemní karty

bez ohledu na poskytovatele mají tyto staromódní karty vždy několik společných věcí:

  • drahé zavést (a proto nemají měřítko dobře)
  • těžko sledovat
  • finanční týmy čekat na prohlášení sladit platby kreditní kartou
  • No real-time viditelnost nad výdaji
  • No snadný způsob, jak zabránit zneužití, zneužití nebo podvodu

všechny důvody, proč byste měli být opatrní s vlastní kreditní kartou doma platí v kanceláři příliš.

debetní výdajové karty

inteligentní debetní karty poskytují snadnou opravu pro většinu výše uvedených problémů. Nechali vás:

  • Sledujte každou platbu každého zaměstnance na centrálním panelu
  • Nastavte vlastní limity pro každý tým, pracovní pozici nebo přímo na jednotlivého zaměstnance
  • plaťte online virtuálními kartami nebo v obchodě s plasty
  • podívejte se, co se utratilo v reálném čase-ne na konci měsíce
  • Usmíření je téměř okamžité. Systém kontroluje platby a příjmy za vás, takže vaše knihy zůstávají aktuální.

ale hlavním důvodem, proč jsou upgrade přes drobné hotovosti je, že každý zaměstnanec může mít jeden. Protože jsou debetní-ne kreditní-neexistuje riziko nadměrného utrácení. Pravidla jsou jasně nastavena a členové týmu nemají na výběr, jak se jimi řídit.

což znamená, že každý může mít bezpečný přístup k finančním prostředkům, a není potřeba drobné pokladny vůbec.

další informace o zaměstnaneckých debetních kartách Spendesk.

získejte chytrý o drobné hotovosti smíření

doufejme, že po přečtení tohoto článku, pár věcí jsou jasné:

  1. drobné peníze je třeba pečlivě sledovat a platby by měly být často sladěny.
  2. manuální usmíření přidává další práci a bolesti hlavy pro finanční týmy, zejména tam, kde existují chyby.
  3. čím méně drobných peněz, tím lépe.
  4. inteligentní řešení existují pro společnosti připravené k vývoji.

vaše další kroky budou záviset na tom, kolik času a úsilí ztrácíte na sladění všech plateb dnes. Pokud nemáte příliš mnoho výdajů, firemní karty a drobná pokladna jsou pravděpodobně v pořádku.

výdaje jsou však obvykle nezbytnou součástí růstu. A čím více utratíte, tím více se administrativní zátěž stává problémem.

pokud dnes začínáte cítit tuto zátěž, je čas zvážit lepší možnosti:

nová výzva k akci

facebook Sdílet
twitter Sdílet
linkedin share

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.