7 věcí, které je třeba zvážit při přemístění kanceláře

stěhování do nové kanceláře je vzrušující doba pro jakékoli podnikání, ale pro ty, kteří řídí přemístění, může být velmi stresující. Průzkum společnosti E. ON zjistil, že stěhování prostor je druhým nejvíce stresujícím úkolem, který musí manažeři řešit. Výsledkem je, že kolosální 78% společností skutečně zpožďuje stěhování a rozhodlo se zůstat v neefektivních, stísněných a nákladných zařízeních, jen aby se zabránilo stresu z toho všeho.

pokud jste zodpovědní za jakýkoli druh přemístění kanceláře, je nezbytné, aby narušení bylo minimalizováno a aby nová zařízení vyhovovala současným i budoucím potřebám vaší společnosti. S přemístění tak důležité pro vaše podnikání a kolegy, je to na office moves project manager (obvykle facilities manager) organizovat, řídit a obstarat každý aspekt pohybu s velkými detaily, ale tak hladce, jak je to možné.

je nepravděpodobné, že budete mít za úkol mnoho projektů přemístění kanceláří ve vaší kariéře a pro mnohé to bude váš první a jediný čas řízení pohybu.

abychom se vyhnuli nejnákladnějším chybám projektu přemístění, sestavili jsme sedm základních věcí, které musíte zvážit, abyste úspěšně zvládli projekt přemístění kanceláře:

Stáhněte si náš bezplatný kontrolní seznam office move zde!

rozpočet

kolik bude váš projekt přemístění stát?

při stěhování kanceláří se náklady mohou velmi rychle zvýšit. Rozpočty lze snadno překonat jednoduše kvůli zpožděním, přehlédnutí, a problémy, které se neočekávaně objevují. Projektový manažer bude pravděpodobně odpovědný za správu tohoto rozpočtu, který by mohl zahrnovat náklady, jako je návrh interiéru a nové kancelářské potřeby – obvykle však vylučují právní a majetkové poplatky.

držet se svého rozpočtu může být stejně těžké jako jeho skutečné nastavení. Ošklivé překvapení a skryté náklady se mohou vynořit z věcí, na které jste možná ani nepomysleli. Zde jsou některé běžné položky, které mnoho rozpočtů přehlíží:

  1. uvažovali jste o nákladech na zchátrání nebo obnovení úřadu, který uvolňujete?
  2. máte nějaké pronajaté nebo specializované vybavení, které vyžaduje speciální manipulaci? To by mohlo zahrnovat také umělecké sbírky nebo chemikálie
  3. existují nějaká omezení přístupu nebo načasování, která ovlivní náklady na vaše přemístění?

je důležité, abyste si mohli zjistit plné náklady na přemístění vaší kanceláře dříve, než začnete. Značné náklady mohou být nesprávně posouzeny – nebo zcela vynechány-jen proto, že jste dosud nezažili tah. Možná zjistíte, že je prospěšné diskutovat o svůj tah se zkušeným workspace změna společnosti, která může být schopna vrhnout světlo na plné náklady na váš tah!

řešení interiérů a kancelářský design

jak byste měli navrhnout své nové kancelářské prostory?

v závislosti na aktuálním stavu vašeho nového pracovního prostoru může vyžadovat podstatnou rekonstrukci nebo jen aktualizaci. Ať tak či onak, budete muset najít kancelář fit-out společnost, která vám poskytne vnitřní řešení, které potřebujete-ideálně, společnost, která poskytuje řešení na klíč a zároveň přináší z hlediska časové osy, vysoký standard provedení a v rámci vašeho rozpočtu.

pokud se můžete obrátit na společnost s jasnou představou o vašich omezeních a potřebách, měla by být fit-out společnost schopna převzít plnou kontrolu nad designem a konceptem vaší kanceláře-pokud chcete delegovat tuto odpovědnost – To vám pomůže snížit pracovní zátěž a stres, protože budou spravovat váš interiér od konceptu po předání a zároveň vás udrží ve smyčce na každém kroku cesty.

klíčovým cílem pro vás může být také maximalizace kancelářských prostor, zejména pokud vaše společnost rychle roste nebo se stěhuje do mírně těsnějšího nového umístění. Zde se mohou hodit služby plánovače prostoru. Promluvte si s vaší společnosti přemístění, jak mohou být schopni pomoci s společné problémy, které přicházejí s plánování prostoru a pokud také poskytují služby rekonstrukce pak můžete těžit z nutnosti spravovat méně dodavatelů a zjednodušení služby integrace prvek pohybu.

komunikace

kdo potřebuje vědět, že se pohybujete?

efektivní komunikace je nezbytná pro úspěch projektu přemístění. I když to nemusí být v každém případě odpovědností Správce zařízení, pokud spadá do vaší působnosti, je důležité mít zavedenou strategii, jak šířit slovo o vašem pohybu. Existuje mnoho různých způsobů, jak můžete říct zákazníkům, dodavatelé, pronajímatelé a další kontakty, včetně:

  • distribuujte letáky nebo změňte adresní karty s účtenkami a fakturami zákazníků
  • pošlete e-mailovou nebo poštovní kampaň
  • umístěte oznámení na svůj web
  • přidejte P. S. zpráva na vaše e-maily
  • příspěvky na sociálních médiích
  • nezapomeňte aktualizovat adresu v seznamu Google, kancelářských potřebách, webových stránkách a zápatí e-mailů.

úspěch projektu přemístění je často závislý na „měkkých“ prvcích přesunu. Udržování zaměstnanců na vaší straně a ve smyčce je důležitou součástí zmírnění jakékoli úzkosti spojené s pohybem kanceláře. Naslouchání jejich obavám vám také pomůže vyřešit některé problémy spojené s pohybem a zajistit, že jste pokryli každou základnu.

informujte poskytovatele služeb o vašem pohybu co nejdříve v projektu přemístění. Možná budete muset u některých z nich sloužit výpovědní lhůty, je tedy nutné přezkoumat své smlouvy a prozkoumat, jak je formálně oznámit.

také: nezapomeňte dát své bance a pojišťovnám vědět, že se pohybujete! Můžete také chtít, aby vaše staré a nové sousedy znát vaše opatření.

kancelářský nábytek

co budete dělat se svým stávajícím kancelářským nábytkem?

pokud jde o kancelářský nábytek, není nerozumné si myslet, že máte na výběr: jeden, vezmete si ho s sebou na své nové místo, nebo dva, nahraďte jej zcela novým nábytkem. Však může být schopen dosáhnout výhod jak renovace nebo repasování kancelářský nábytek.

je možné repasovat kancelářský nábytek tak, aby byl stejně dobrý jako nový, splňoval nové pracovní požadavky nebo dosáhl moderních designových standardů stanovených architekty. Tento proces může být velmi přínosný, protože je méně nehospodárný a podstatně levnější než nákup nových-repasování kancelářských židlí může stát až o 80% méně než nákup nových. Je to také velmi dobrý způsob bodování, jak hromadit ratingové body BREAAM nebo SKA.

poskytovatel integrovaných služeb by vám měl být schopen poskytnout řadu možností pro váš starý nábytek. Mohou mít schopnost rychle změnit projekty repasování kancelářského nábytku a poskytnout vám další možnosti pro váš starý nábytek, jako je marketing, prodej nebo dokonce darování charitativním organizacím vaším jménem.

IT, Data, počítače a připojení

jak přemístíte své elektrické zařízení a IT, nebo využijete příležitosti k přechodu na novou sadu IT?

při zvažování přemístění IT zařízení není třeba brát v úvahu nedostatek bodů. Vzhledem k tomu, že jsou rozhodující pro chod většiny moderních podniků, je nezbytné, abyste podnikli zvláštní kroky k péči o toto zařízení.

stolní počítače

každé nastavení vašich kolegů bude jedinečné, a to jak z hlediska konfigurací, tak z hlediska vybavení obrazovky. Před přesunem, budete muset provést audit nastavení zařízení, abyste mohli doporučit zařízení připravené k použití ve vaší nové kanceláři. Jakmile jsou tyto velmi pečlivě přesunuty, je třeba je znovu uvést do provozu a připojit k někdy složitým síťovým infrastrukturám. Tyto systémy hostit citlivá data, která musí zůstat v bezpečí, a proto je nezbytné použít CTC vymazány inženýry vyřadit z provozu a recommission vaše zařízení.

datová centra & servery

servery, které hostují data kritická pro podnikání, musí být velmi pečlivě a bezpečně přemístěny s prostoji sníženými na absolutní minimum. Migrace musí být bezproblémové, bezpečné a optimálně naplánované, aby se minimalizovaly prostoje.

rozbití, selhání nebo odcizení dat mohou být nesmírně drahé. Je důležité, aby zařízení bylo monitorováno při přepravě a pohybováno pomocí speciálních obalů, aby bylo bezpečné a zabránilo statickému hromadění.

pronajaté vybavení

u některých vašich zařízení budete možná muset požádat o schválení od svého dodavatele, než budete moci dokonce přesunout nebo riskovat porušení záručních nebo servisních dohod. U některých specializovaných zařízení mohou samotní prodejci trvat na jeho přesunutí, nebo pokud jste zodpovědní za přesun pronajatého zařízení sami, může prodejce požadovat, abyste postupovali podle schváleného procesu stěhování. VAŠE povinnosti při přemístění pronajatého zařízení by měly být podrobně popsány ve vaší smluvní dokumentaci.

telefony a připojení k internetu

budete muset poskytnout dostatek času, abyste zajistili, že telefonní systémy a připojení k internetu budou aktivní od prvního dne ve vaší nové kanceláři. Ať už používáte nového poskytovatele služeb nebo zůstáváte u svého stávajícího, musíte se ujistit, že při přechodu mezi kancelářemi nedojde ke ztrátě připojení. Ujistěte se, že jste schopni identifikovat, diagnostikovat a opravit problémy před pohyblivým dnem.

pokud se pohybujete v oblasti, na kterou se vztahuje vaše stávající telefonní ústředna, budete si moci ponechat své stávající telefonní číslo. Pokud máte číslo 0800 nebo 0845, můžete je vzít kamkoli se pohybujete ve Velké Británii. Pokud musíte změnit své číslo, je možné, aby vaše staré číslo bylo přesměrováno na nové za příplatek.

staré vybavení a nechtěný nábytek

co budete dělat s nechtěným nábytkem nebo IT vybavením?

přemístění kanceláří je skvělou příležitostí k odmítnutí, třídění starých souborů a zbavení se nadbytečného nábytku a starších it zařízení. Nemá smysl trávit čas / rozpočet pohybem všeho, co nebudete používat.

přesto může být likvidace těchto položek drahá. Pokud máte nežádoucí nábytek, IT nebo elektrická zařízení, existují jednoduché způsoby, jak můžete tyto položky zodpovědně a udržitelně vyčistit, což vám ušetří náklady na likvidaci a zabrání plýtvání. Pokud se rozhodnete použít poskytovatele udržitelného odbavení, mohou darovat kancelářský nábytek, IT a elektrická zařízení nebo dokonce prodávat předměty, které již nepotřebujete. Pokud položky nelze efektivně znovu použít, bezpečná recyklace bude stále zajišťovat snížení nákladů.

plán přemístění kanceláře

máte prostředky, které potřebujete k bezproblémovému pohybu?

ať už pracujete s integrovaným poskytovatelem stěhovacích služeb nebo jednoduše společností pro změnu pracovního prostoru, mít strukturovaný plán stěhování je zásadní pro zajištění co nejmenšího narušení podnikání.

poskytovatelé integrovaných služeb vám poskytnou znalosti, odborné znalosti a zdroje, které potřebujete k zajištění toho, aby byl tento krok prováděn na vysoké úrovni. Dodatečně, budou poskytovat podporu před, během, a po vašem pohybu, dává vám pomoc, kterou potřebujete k minimalizaci narušení.

to může zahrnovat poskytování balicích a rozbalovacích služeb, které pomáhají zajistit bezpečný přenos všeho na správné místo, demontáž a opětovnou montáž nábytku, čištění stávajících a nových prostor a obsazení pomocných stolů.

Jakmile dokončíte tah s co nejmenším narušením, udělejte si čas na oslavu s nastěhováním pro zaměstnance a klienty!

Stáhněte si Náš kontrolní seznam Office Move

přesun z vaší současné kanceláře je vážný podnik a tento PDF zvýrazní, jak pracovat nejefektivněji během procesu pomocí kontrolního seznamu.

od balení po plánování trasy je tento kontrolní seznam office move nástrojem, který vám pomůže dát vše pro hladký přechod.

kancelářské pohyby nejsou nikdy snadné. Existuje tolik věcí, které by se během této cesty mohly pokazit, a může to být velmi stresující.

takže nenechte nic odradit od dokončení tohoto úkolu.

začněte s naším kontrolním seznamem, který je navržen tak, aby pomohl majitelům firem přesunout se z jednoho zařízení do druhého při zachování nízké úrovně stresu.

co dělá Crown Workspace vyniká

Podpora všech velikostí se pohybuje

Podpora všech velikostí se pohybuje

odborné specializované štáby

odborné specializované štáby

minimalizujte prostoje

minimalizujte prostoje provozu

chápeme důležitost poznávání našich klientů, abychom mohli plánovat a zajišťovat plynulé komerční přemístění, s minimálními prostoji.

zaměstnáváme specializovaný tým 120-kteří jsou plně vyškoleni a bezpečnostní prověřeni na nejvyšší úrovni.

Standardně je k dispozici uniformovaný personál a plně pásový Vozový park s leteckým odpružením pro ochranu vašeho majetku.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.