7 coisas a considerar ao realocar um escritório

mudar para um novo escritório é um momento emocionante para qualquer negócio, mas para aqueles que gerenciam a realocação, pode ser extremamente estressante. Uma pesquisa da E. on descobriu que mover instalações é a segunda tarefa mais estressante com a qual os gerentes precisam lidar. Como resultado, um colossal 78% das empresas realmente atrasam a mudança, optando por permanecer em instalações ineficientes, apertadas e caras apenas para evitar o estresse de tudo.Se você é responsável por qualquer tipo de realocação de escritório, é vital que a interrupção seja minimizada e que novas instalações atendam às necessidades atuais e futuras de sua empresa. Com relocações tão críticas para seus negócios e colegas, cabe ao office moves project manager (normalmente o gerente de instalações) organizar, gerenciar e adquirir todos os aspectos da mudança com grandes detalhes, mas o mais perfeitamente possível.

é improvável que você seja encarregado de muitos projetos de realocação de escritório em sua carreira e, para muitos, será sua primeira e única vez gerenciando uma mudança.

Para garantir que você evite os erros mais caros de um projeto de realocação, reunimos sete coisas essenciais que você precisa considerar para gerenciar com sucesso um projeto de realocação de escritório:

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orçamento

quanto vai custar o seu projeto de realocação?

ao mover escritórios, os custos podem acumular-se muito rapidamente. Os orçamentos podem ser facilmente ultrapassados simplesmente devido a atrasos, descuidos e problemas surgindo inesperadamente. O gerente de projeto provavelmente será responsável por gerenciar esse orçamento, que pode incluir custos como design de interiores e novos artigos de papelaria – mas geralmente exclui taxas legais e de propriedade.

manter seu orçamento pode ser tão difícil quanto configurá-lo. Surpresas desagradáveis e custos ocultos podem surgir de coisas que você pode nem ter pensado. Aqui estão alguns itens comuns que muitos orçamentos ignoram:

  1. você já considerou o custo de dilapidações ou restabelecer o escritório que está desocupando?
  2. você tem algum equipamento alugado ou especializado que exija manuseio especial? Isso também pode incluir coleções de arte ou produtos químicos
  3. existem limitações de acesso ou tempo que afetarão o custo de sua realocação?

é importante que você possa verificar os custos totais da realocação do seu escritório antes de começar. Custos consideráveis podem ser mal avaliados – ou perdidos inteiramente-só porque você não experimentou um movimento antes. Você pode achar benéfico discutir sua mudança com uma empresa de mudança de espaço de trabalho experiente que pode ser capaz de lançar luz sobre os custos totais de sua mudança!

soluções interiores e design de escritório

como você deve projetar seu novo espaço de escritório?

dependendo da condição atual do seu novo espaço de trabalho, pode exigir uma reforma substancial ou apenas uma atualização. De qualquer forma, você precisará encontrar uma empresa de ajuste de escritório que forneça as soluções de interiores de que você precisa-idealmente, uma empresa que fornece uma solução pronta para uso, oferecendo em termos de cronograma, um alto padrão de acabamento e dentro do seu orçamento.

se você pode abordar uma empresa com uma ideia clara de suas restrições e necessidades que a empresa fit-out deve ser capaz de assumir o controle total do design e conceito do seu escritório – se você quiser delegar essa responsabilidade. Isso ajudará você a reduzir sua carga de trabalho e qualquer estresse, pois eles gerenciarão seu interior do conceito à entrega, mantendo você informado em cada etapa da jornada.Maximizar seu espaço de escritório também pode ser um objetivo fundamental para você, especialmente se sua empresa está crescendo rapidamente ou se mudando para um novo local um pouco mais apertado. É aqui que os Serviços de um planejador de espaço podem ser úteis. Fale com sua empresa de realocação, pois eles podem ajudar com os problemas comuns que vêm com o planejamento do espaço e, se eles também fornecerem serviços de reforma, você poderá se beneficiar de ter que gerenciar menos empreiteiros e simplificar o elemento de integração de serviços da mudança.

comunicação

quem precisa saber que você está se movendo?

a comunicação eficaz é essencial para o sucesso de um projeto de realocação. Embora possa não ser responsabilidade do gerente de instalações em todos os casos, se estiver sob sua responsabilidade, é importante ter uma estratégia em vigor para divulgar sua mudança. Há muitas maneiras diferentes que você pode dizer a clientes, fornecedores, proprietários e outros contatos:

  • Distribuir panfletos ou mudança de endereço, cartões de clientes, recibos e faturas
  • Envie um e-mail ou postal de campanha
  • Coloque uma notificação no seu site
  • Adicionar um P. S. mensagem para seus e-mails
  • postagens de mídia Social
  • não se esqueça de atualizar o endereço em sua lista do Google, artigos de papelaria do Escritório, site e rodapés de E-mail.

freqüentemente, o sucesso de um projeto de realocação depende dos elementos ‘suaves’ de um movimento. Manter os funcionários do seu lado e no circuito é uma parte importante do alívio de qualquer ansiedade associada à mudança de escritório. Ouvir suas preocupações também o ajudará a resolver alguns dos problemas associados à mudança e garantir que você cobriu todas as bases.

informe seus provedores de serviços sobre sua mudança o mais cedo possível no projeto de realocação. Você pode ter que cumprir períodos de aviso em alguns deles, portanto, revisar seus contratos e pesquisar como notificá-los formalmente é necessário.

além disso: não se esqueça de deixar o seu banco e companhias de seguros saber que você está se movendo! Você também pode querer deixar seus antigos e novos vizinhos saberem seus arranjos.

Mobiliário de escritório

o que você vai fazer com o seu mobiliário de escritório existente?

quando se trata de móveis de escritório, não é razoável pensar que você tem escolhas: um, você leva com você para o seu novo local, ou dois, substitua-o por móveis totalmente novos. No entanto, você pode obter os benefícios de reformar ou remanufaturar seus móveis de escritório.

é possível remanufaturar seus móveis de escritório para torná-lo tão bom quanto novo, para atender a novos requisitos de trabalho ou alcançar os padrões de design moderno estabelecidos pelos arquitetos. Esse processo pode ser altamente benéfico, pois é menos dispendioso e consideravelmente mais barato do que comprar cadeiras de escritório novas – a remanufatura pode custar até 80% menos do que comprar novas. Também é uma maneira extremamente boa de marcar pontos para acumular pontos de classificação BREAAM ou SKA.

um provedor de serviços integrado deve ser capaz de fornecer uma variedade de opções para seus móveis antigos. Eles podem ter a capacidade de reverter projetos de remanufatura de móveis de escritório rapidamente e fornecer outras opções para seus móveis antigos, como marketing, venda ou até mesmo doá-los a instituições de caridade em seu nome.

TI, dados, Computadores e Conexões

como você realocará seu equipamento elétrico e TI, ou aproveitará a oportunidade da mudança para atualizar para o novo kit de TI?

ao considerar a realocação de equipamentos de TI, não faltam pontos que você precisa considerar. Como eles são fundamentais para o funcionamento da maioria das empresas modernas, é essencial que você tome medidas especiais para cuidar deste equipamento.

Desktops

cada uma das configurações de seus colegas será única, tanto em termos de Configurações quanto de equipamentos de tela. Antes de se mudar, você precisará auditar as configurações de equipamentos para recomeçar o equipamento pronto para uso em seu novo escritório. Uma vez que estes tenham sido movidos com muito cuidado, eles precisam ser recomissionados e conectados a Infraestruturas de rede às vezes complexas. Esses sistemas hospedam dados confidenciais que precisam permanecer seguros, portanto, é essencial que você use engenheiros autorizados da CTC para desativar e recomissionar seu equipamento.

Data Centers & servidores

servidores que hospedam dados críticos para os negócios precisam ser realocados com muito cuidado e segurança com tempo de inatividade reduzido a um mínimo absoluto. As migrações precisam ser perfeitas, seguras e otimamente programadas para minimizar o tempo de inatividade.

quebras, falhas ou dados roubados podem ser extremamente caros. É importante que o equipamento seja monitorado no transporte e movido usando embalagens especializadas para mantê-lo seguro e evitar o acúmulo estático.

equipamentos alugados

Para alguns de seus equipamentos, pode ser necessário solicitar a aprovação do seu fornecedor antes mesmo de movê-lo ou arriscar quebrar a garantia ou os acordos de cobertura de serviço. Para alguns equipamentos especializados, os próprios fornecedores podem insistir em movê-lo ou, se você for responsável por mover o equipamento alugado, o fornecedor pode exigir que você siga um processo de movimentação aprovado. Suas obrigações ao realocar equipamentos alugados devem ser detalhadas na documentação do contrato.

telefones e Conexões de Internet

você precisará permitir muito tempo para garantir que os sistemas telefônicos e as conexões de internet estejam ativos desde o primeiro dia em seu novo escritório. Se você usa um novo provedor de serviços ou está permanecendo com o existente, precisa garantir que a conectividade não seja perdida na transição entre os escritórios. Certifique-se de estar em posição de identificar, diagnosticar e corrigir problemas antes do dia da mudança.

se você estiver se movendo dentro da área coberta por sua central telefônica existente, poderá manter seu número de telefone existente. Se você tem um número 0800 ou 0845, você pode levá-los para onde quer que você se mova no Reino Unido. Se você precisar alterar seu número, é possível redirecionar seu número antigo para o novo por um custo adicional.

equipamentos antigos e móveis indesejados

o que você fará com seus móveis indesejados ou equipamentos de TI?

realocar escritórios é uma ótima oportunidade para organizar, classificar arquivos antigos e se livrar de móveis redundantes e equipamentos de TI legados. Há pouco ponto de gastar tempo / orçamento em mover qualquer coisa que você não vai usar.

no entanto, descartar esses itens pode ser caro. Se você tem móveis indesejados, TI ou equipamentos elétricos, existem maneiras fáceis de limpar esses itens de forma responsável e sustentável, economizando custos de descarte e evitando desperdícios. Se você optar por usar um provedor de liberação sustentável, eles podem doar móveis de escritório, TI e equipamentos elétricos ou até mesmo revender itens que você não precisa mais. Se os itens não puderem ser reutilizados de forma eficaz, a reciclagem segura ainda garantirá que os custos sejam reduzidos.

plano de realocação do Escritório

você tem os recursos de que precisa para realizar um movimento contínuo?Se você está trabalhando com um provedor de serviços de mudança de escritório integrado ou simplesmente uma empresa de mudança de espaço de trabalho, ter um plano de mudança estruturado é fundamental para garantir o mínimo de interrupção possível dos negócios.

os provedores de serviços integrados fornecerão o conhecimento, a experiência e os recursos necessários para garantir que a mudança seja realizada de acordo com altos padrões. Além disso, eles fornecerão suporte antes, durante e depois da sua mudança, oferecendo a ajuda necessária para minimizar as interrupções.Isso pode incluir o fornecimento de serviços de embalagem e desembalagem para ajudar a garantir que tudo seja transferido com segurança para o local correto, desmontagem e remontagem de móveis, limpeza de áreas existentes e novas e manutenção de help desks.

depois de concluir a mudança com o mínimo de interrupções possível, reserve um tempo para comemorar com uma festa de mudança para funcionários e clientes!

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mudar do seu escritório atual é uma tarefa séria e este PDF destacará como trabalhar com mais eficiência durante o processo com uma lista de verificação.

da embalagem ao planejamento de uma rota, esta lista de verificação do office move é uma ferramenta para ajudá-lo a colocar tudo para uma transição suave.

os movimentos do Office nunca são uma coisa fácil de lidar. Há tantas coisas que podem dar errado durante esta jornada, e pode ser muito estressante.Portanto, não deixe que nada o impeça de concluir esta tarefa.

comece com nossa lista de verificação projetada para ajudar os proprietários de empresas a se mudarem de uma instalação para outra, mantendo os níveis de estresse baixos.

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